Скорее всего, ваш почтовый ящик во многом похож на ту заброшенную корзину с вещами, которая находится позади вашего шкафа. Вы знаете, что умирает необходимость быть очищенным (и в нем много скрытых сюрпризов), но мысль о решении такой задачи подавляющая. А у кого есть шесть часов свободного времени на что-то подобное?
Но организация электронной почты не должна занимать весь день - на самом деле, вы можете сделать это всего за один час, если выделите время для этого.
Минуты от 1 до 10: очистить от мусора
Установите время на 10 минут и просто начните массовое удаление (или архивирование) любых ненужных вам сообщений, таких как уведомления из учетных записей социальных сетей, напоминания о прошлых событиях, подтверждения доставок, которые вы уже получили, информационные бюллетени, которые вы уже прочитали (или никогда не будет читать) и электронные письма, которые больше не актуальны.
Вы можете сделать это легко, выполнив поиск в почтовом ящике общих отправителей или строк темы (например, уведомления LinkedIn) и удалив кучу материалов сразу.
Минуты с 10 до 30: создание папок и меток
Теперь пришло время организовать оставленные сообщения, которые не требуют каких-либо действий, но которые вы хотите или хотите сохранить.
Существует столько же систем папок, сколько пользователей электронной почты, но проще всего создать папку для любой темы или типа электронной почты, в которой есть несколько сообщений, относящихся к ней. Таким образом, это может означать папки типа: квитанции, проекты, поездки и так далее. Вы всегда можете добавлять и адаптировать папки, когда узнаете, что работает лучше для вас.
Чтобы ускорить этот процесс, вы даже можете создать папку «В файл позже» для всего, в чем вы не уверены, а папку «Отменить подписку» для всего, что вам больше не нужно. Совет: это отличные папки для сортировки, когда у вас есть пять минут между собраниями.
Ой! И если вы хотите стать еще более организованным, попробуйте некоторые ярлыки (называемые в Outlook «категориями»), чтобы добавить больше информации в ваши сообщения. Вы можете иметь несколько ярлыков на одном письме или даже несколько слоев ярлыков. Таким образом, это электронное письмо в папке «Поездка» может иметь основной ярлык «Нью-Йорк 2018» и под ярлыки «Полеты» и «Понедельник».
Минуты от 30 до 50: используйте правило двух минут или составьте список дел для писем, требующих действий
Письма, которые вы оставили сейчас, должны быть только теми, которые требуют действий. Если действие может быть выполнено менее чем за две минуты, сделайте это сейчас. Если вам нужно больше времени, чтобы позаботиться о сообщении, добавьте его в свой список дел с уведомлением, чтобы напомнить вам о необходимости сделать это. Затем заархивируйте электронную почту, чтобы сохранить ваш почтовый ящик чистым (вы все равно сможете найти его позже).
Если вы не являетесь создателем списков, вы можете вместо этого использовать новую функцию откладывания в Gmail, чтобы электронное письмо отображалось в вашем почтовом ящике, когда вы будете готовы его обработать. Или, если вы пользователь Outlook, функция отслеживания позволяет вам сделать то же самое.
Минуты от 50 до 60: обновить настройки для удобства обслуживания
Поздравляем с самым организованным почтовым ящиком в мире! Хорошо, не самый организованный почтовый ящик в мире - но ваш лучший почтовый ящик еще.
Но не позволяйте вечеринке продолжаться слишком долго, иначе она снова заполнится. Вы можете избежать этого, настроив фильтры, которые будут автоматически сортировать ваши входящие сообщения, чтобы вам не пришлось это делать.
Мой любимый фильтр предназначен для рассылок и предлагает электронные письма, которые я на самом деле хочу прочитать, но у меня не всегда есть время для правильного поступления. Вместо этого я установил фильтр в Gmail, который отправляет их все в папку «Читать позже». (Outlook имеет собственную версию фильтров, называемых «правилами», которые могут сделать для вас тяжелую работу.)
Вы можете также рассмотреть возможность настройки автоответа для Gmail или Outlook, когда вы не сможете отвечать на электронные письма так быстро, как обычно (например, если вы на конференции, работаете в необычные часы или в отпуске),
И, чтобы действительно пролистывать ваши сообщения, вы можете включить и изучить некоторые сочетания клавиш для Gmail или Outlook.
После этой очистки вы избавитесь от этого ноющего чувства, что вы пропустили сообщение, или от того тонущего чувства, что каждое утро вам приходится сталкиваться с полным почтовым ящиком. На самом деле, вы даже можете быть готовы перейти на более продвинутую организацию электронной почты, например, воспользовавшись преимуществами новой Gmail, используя расширения Chrome или опробовав этот инструмент AI Входящие.
Или, с другой стороны, если вы обнаружите, что у вас еще много работы - начните выделять 20 минут каждую неделю, чтобы выполнять эти шаги по одному. Делайте это в течение нескольких недель, и вы получите почтовый ящик, который действительно облегчит вашу жизнь.
