Как вы, наверное, уже знаете, я большой фанат электронной почты. Если вы хотите знать, как организовать свой почтовый ящик, очистить его в выходные или провести полноценную весеннюю уборку, я - ваша девушка. Но есть одна вещь, о которой мы еще не говорили: как обращаться с отдельными электронными письмами по мере их поступления.
Вот совок. Лучший способ взять под контроль свою папку «Входящие» - это принять решение о том, что делать с каждым письмом при первом его обращении, вместо того, чтобы просто взглянуть на него и пообещать разобраться с ним позже. Это имеет два преимущества: это гарантирует, что ваш почтовый ящик не превратится в беспорядочный беспорядок в первую очередь, и это экономит ваше время, так как вам не нужно просматривать одно и то же письмо более одного раза.
Это звучит сложно, но это не так - просто нужно немного планирования и несколько простых вопросов. Давайте начнем.
Выберите время
Во-первых, если ваша работа не требует немедленного реагирования на электронные письма, я рекомендую просматривать всю вашу новую почту несколько раз в день. Это время может быть разным каждый день, просто оно должно быть преднамеренным: например, сегодня я откладываю 9-10 часов утра, чтобы просмотреть свои входящие сообщения, затем снова посмотрю на 4-5. В промежутке я буду сканировать важные электронные письма, но остальные буду игнорировать.
Я знаю, что это трудно сделать (и да, я знаю, что я нажимал на GIF, идущий по кругу!), Но если вы будете придерживаться этого графика, вы обнаружите, что просмотр входящих сообщений гораздо менее сложен. Не говоря уже о том, что у вас будет много времени, чтобы действительно приступить к реальной работе.
Задай себе вопрос
Следующим шагом будет просмотр вашего почтового ящика, чтение каждого электронного письма по одному и задание себе быстрого списка вопросов для каждого сообщения:
1. Мне нужно было получить это письмо?
Я знаю, что звучит как испорченная пластинка, но каждый раз задавай себе вопрос. Это хорошее напоминание о необходимости отписаться, отфильтровать и удалить себя из списков и рассылок, которые вам не нужны. Сокращение электронной почты всегда является победой в моей книге.
2. Нужно ли вообще на это отвечать?
Удивительно, но ответ не всегда да. Если это информационное или групповое электронное письмо, которое не требует вашего ответа, прочитайте его, запишите любую полезную информацию, а затем заархивируйте или сохраните ее.
3. Являюсь ли я правильным человеком, чтобы справиться с этим, или я должен передать его?
Аналогичным образом помните, что вам не нужно нести бремя выполнения всего, что от вас требуется. Вы знаете, что я имею в виду: те цифры, которые вы использовали, чтобы набирать до тех пор, пока они не наняли младшего аналитика, но вместо этого ваш босс все время спрашивает вас, планирование командировок, которое действительно должно проходить через другой отдел, подсчет чисел, которые вас просят сделать хотя это не в вашей должностной инструкции. Передайте эти второстепенные задачи нужному человеку, и вы не только очистите свой почтовый ящик, но и оставите больше времени на выполнение основной работы.
4. Нужна ли мне информация от кого-то другого, чтобы ответить?
Если ответ здесь «да», попросите этого человека предоставить информацию сейчас, чтобы вы могли убрать электронное письмо со своей тарелки. Возможно, вы захотите ответить, уведомив отправителя о том, что вы работаете над ним, и запишите, чтобы через несколько дней встретиться с человеком, которого вы ждете. А пока отправьте электронное письмо или используйте Boomerang, чтобы вернуть его в папку «Входящие» в нужное время.
5. Могу ли я ответить на электронное письмо прямо сейчас - менее чем за 5 минут?
Это где большинство людей спотыкаются. Большое количество электронных писем не требует дополнительной информации от вас или кого-либо еще, и на них можно ответить довольно быстро. Если это так, сразу же ответьте на письмо; это сэкономит вам время перечитывания, обработки и обдумывания во второй раз. Бонус: чем раньше вы ответите на электронное письмо, тем более приемлемым будет супер короткий ответ.
6. Это срочно?
Срочность, к сожалению, не в ваших руках, поэтому, если электронное письмо срочно, решите, хотите ли вы разобраться с ним прямо сейчас или позаботиться об этом, когда закончите очистку своего почтового ящика. Я поддерживаю последнее, так как вы немного прервете свой шаг, если переключитесь с того, чтобы тратить несколько минут на каждое электронное письмо и копаться в одной проблеме.
Разберитесь с остальными - на ваших условиях
Так как насчет отдыха? Если электронное письмо требует более пятиминутного ответа и не является срочным, решите, когда вам лучше всего с ним справиться.
Я обычно обращаюсь к электронным письмам, которые требуют длинного письменного ответа в конце моей проверки входящих сообщений. Или, если у меня занятой день, я бумерангую их до дня, когда я думаю, что у меня будет больше времени. Для сообщений, требующих дополнительной работы (составление макета, выполнение некоторых операций с числами в Excel), я включил эти задачи в свой список дел и спланировал их на период времени без отправки электронной почты в моем расписании.
Совет для профессионалов: чтобы ускорить этот процесс, настройте свою электронную почту так, чтобы после того, как вы обработали одно электронное письмо и удалили его или удалили, вы сразу переходите к следующему в папке входящих сообщений, а не обратно к список писем. (Для Gmail вы можете сделать это с помощью функции автоматического продвижения в Google Labs.) Это обеспечит вам прохождение через все ваши электронные письма вместо того, чтобы тратить время на решение, на какое сообщение обратить внимание в следующем!
