Когда-либо выходили из собрания, думая: «Ух, мы никуда не попали?»
Сбор группы часто может быть наиболее эффективным способом продвижения вперед в принятии важного решения или плана. Но это работает, только если встреча настроена правильно.
Итак, когда ваша очередь руководить, используйте эти пять шагов, чтобы подготовить свою встречу к успеху, прежде чем вы даже войдете в дверь.
1. Пригласите правильных людей
Ничто не может отменить встречу, как если бы в комнате находились не те люди. Если ваша цель состоит в том, чтобы группа приняла решение к концу собрания, убедитесь, что все, кто имеет основную долю или право вето на это решение, находятся за столом. Обсуждаете новую стратегию продаж для продукта? Возможно, вы захотите, чтобы там были лидеры продаж и менеджер по продукту, иначе ничего не будет решено.
С другой стороны, наличие слишком большого количества «лишних» людей - или людей, которые значительно старше или младше, чем все остальные в комнате - может нарушить динамику. Если вам не нужен глава отдела по связям с общественностью, который вмешивается в процесс изменения производства, не приглашайте его. Если финансовый директор всех пугает, оставьте ее на начальном мозговом штурме.
2. Подумайте о том, чтобы дать домашнее задание
Вы хотите, чтобы люди начинали с чистого листа, или было бы полезно, чтобы все пришли на собрание с некоторой справочной информацией? Если вы представляете план, в который хотите внести свой вклад, отправьте его накануне вечером (а не на час раньше), чтобы, по крайней мере, у некоторых участников было время просмотреть его и переварить.
И если вы хотите, чтобы люди приносили идеи на собрание - расскажите им.
3. Установите повестку дня
Если вы организуете встречу, вам нужно определить повестку дня. Если вы начинаете собрание с того, что говорите: «Мы здесь, чтобы обсудить нашу стратегию в социальных сетях. У кого есть идеи? »- ну, вы просите хаоса.
Вместо этого раздайте - или напишите на белой доске или флипчарте - темы, которые вы планируете обсудить в группе, в том порядке, в котором вы хотите их охватить. Например, ваша повестка дня может быть:
Когда все знают план, они с большей вероятностью останутся в теме. Кроме того, повестка дня дает вам структуру, к которой можно прибегнуть: если обсуждение выходит за рамки темы или зависает, вы можете напомнить всем присутствующим в комнате, что вы должны обсуждать.
4. Скажите людям цели
Цели не совпадают с повесткой дня. Повестка дня - это то, о чем вы собираетесь поговорить. Цели - это то, чего вы хотите достичь, или цели встречи: решения, которые необходимо принять за столом, следующие шаги, которые необходимо согласовать.
Например, цели для гипотетической встречи выше могут быть:
5. Никаких сюрпризов: «Предварительно продайте» свои большие идеи
Если вы представляете большой план или рекомендацию, всегда полезно знать, как люди в комнате будут реагировать. Кто может вас поддержать? Кто может бросить вам вызов, и какие возражения они могут выдвинуть?
Перед встречей определите ключевых людей, чье мнение имеет значение, и поделитесь с ними вашим планом или рекомендацией один на один. Спросите для ввода. «Продай» свою идею перед большой встречей. Запишите любые проблемы, которые они вызывают, и адаптируйте способ, которым вы представляете свой план, для решения этих проблем.
Вице-президент по финансам считает, что ваш план запуска будет стоить слишком дорого? Убедитесь, что вы подготовили бюджетную смету и узнаете стоимость других запусков, чтобы вы могли оценить предлагаемый бюджет в перспективе. Таким образом, разговор не прекратится, когда она скажет, что ваш план «звучит дорого».
С другой стороны, если все любят компонент вашего плана в социальных сетях - замечательно. Не тратьте 20 минут на объяснение того, почему социальные сети важны, просто перейдите к деталям вашего фактического плана или сосредоточьте внимание группы на других областях, где у вас есть решения, которые необходимо принять.
Если вы организуетесь заранее, соберете нужную группу и избежите неожиданностей, вы настроитесь на то, чтобы максимально использовать время группы. Кроме того, вы обязательно поразите всех присутствующих в комнате своей подготовкой и получите шанс проявить себя как лидер.
