Вы знаете, как это происходит. Вы начинаете электронное письмо своему начальнику, коллеге, клиенту или директору по персоналу с надлежащего приветствия. Вы пересекаете свои Ц и ставите точки на своем «И», и заканчиваете сообщение формальной подписью, такой как «Лучший» или «С уважением».
Получатель электронной почты отвечает с той же формальностью, обращаясь к вам в стандартном приветствии, а затем выписывая пару грамматически обоснованных абзацев, прежде чем завернуть заметку с аналогичной подписью; может быть, это «С уважением» или более случайные «Приветствия».
Так как это сообщение требует от вас ответа, вы продолжаете играть профессиональным образом - снова набираете полное приветствие, составляете текст сообщения, а затем заканчиваете словами «Всего наилучшего». Вы продолжаете делать это даже после нескольких взад-вперед, даже если это в конечном итоге кажется совершенно бессмысленным и даже немного неловким.
Если вы не работаете в очень жестком корпоративном офисе, где даже восклицательные знаки не одобряются, вы должны преуспеть в том, чтобы отказаться от формального выступления, особенно если общение с вашим начальником или коллегами в течение рабочего дня является частым явлением.
Как только вы почувствуете себя естественно, откажитесь от «Привет!» И лишних слов «Спасибо», прощайте, сделайте это. И чтобы помочь вам на самом деле чувствовать себя нормально, делая это (а не как этикетный монстр), я разработал несколько рекомендаций.
1. Не стесняйтесь следовать костюм
Хотя может быть заманчиво формализовать все обмены, если это то, к чему вы привыкли или потому что это то, как вас учили, в большинстве случаев это просто не нужно. Обратите внимание на ваши реплики на рабочем месте, или вы просто будете торчать. Если ваш начальник отправит вам электронное письмо, содержащее не что иное, как записку о том, чтобы посмотреть, представляет ли он интерес, и вы ответите формальным сообщением, я обещаю вам, что вы не выиграете ни одного брауни-балла - вы просто забиваете до его или ее почтового ящика и игнорирования того, как ваша команда обрабатывает случайную переписку. Или, если ваш коллега начал общаться с вами случайным образом (без обращения к вам по имени или без официальной подписи), примите это в качестве своего знака для ответа в натуральной форме.
2. Включите его (в зависимости от того, с кем вы говорите)
Неважно, если бы ваш последний босс дал понять, что неформальный тональность была невыносимой; ты больше не работаешь на нее. Хотя, предостережение, то, что вы достигли точки, когда вы отбрасываете «лучшее» со своим менеджером, не означает, что вы должны полностью исключить это слово из своего словаря. Если вы регулярно общаетесь с кем-то, с кем вы никогда не встречались, и ваши отношения более формальны, чем нет, не спешите подписываться без надлежащего закрытия, особенно если вы находитесь на пути к тому, как поступить. Ошибочная сторона предосторожности всегда будет разумным советом.
Знайте это: переключение не только относится к разным людям. Даже если переписка с одним человеком начинается формально, вам разрешается прыгать в суть темы, когда вы обсуждаете элемент в длинной ветке электронной почты, - вместо того, чтобы возиться с приветствиями или подписями.
3. Рассмотрим сроки
Если вы уезжаете в отпуск на неделю и возвращаетесь в офис со списком вопросов для вашего босса, с которым вы не разговаривали или не видели с тех пор, как уехали, то, вероятно, лучше всего начать это первое электронное письмо с такой штуки, как «Доброе утро», «Надеюсь, у вас все хорошо» или, если ваш менеджер был тем, кто был в отпуске, «С возвращением» - даже если вы и ваш руководитель обычно пропускаете приветствие или небольшую беседу. Промежуток времени также важен для обмена с внешними клиентами или поставщиками. Если вы связываетесь раз в неделю или пару раз в месяц, может быть целесообразно начать первоначальное сообщение по истечении некоторого времени с введением и соответствующей закрывающей подписью.
Ежемесячная контактная база со старшим сотрудником вашего отдела может также потребовать от вас более консервативного подхода к письму. Если это первоначальное сообщение приводит к значительным изменениям в течение нескольких дней, тогда, вероятно, хорошо уменьшить формальный фактор, особенно если другая сторона сделала это.
В конечном счете, вы должны определить тон и структуру ваших исходящих сообщений. Я могу сказать вам одну вещь: лично я никогда не находил проблематичным, когда кто-то, с кем я регулярно общаюсь, решает отказаться от стандартного открытия и закрытия; На самом деле, я испытываю некоторое облегчение, когда мы можем просто сказать, что мы пришли в онлайн, чтобы сказать. Адсоризация электронной почты часто уместна только в какой-то момент, и я догадываюсь, что вы будете знать, когда покончить с формальностью.
