Сколько раз вы обсуждали этот разговор?
Очевидно, это крайне неприятная ситуация. Как вы должны были пролистать десятки электронных писем, которые вы получили за последние пару часов в одиночку, чтобы найти одно решающее сообщение, в котором была поставлена задача, которая должна была быть выполнена немедленно? И если вы используете электронную почту умным способом - проверяя свою входящую почту только пару раз в день - вы, возможно, даже не видели сообщения!
Это общая дилемма, с которой, возможно, сталкивался кто-то в рабочей силе в тот или иной момент (если не регулярно). Кроме того, возникает важный вопрос: какая форма связи подходит для запросов в реальном времени по сравнению с задачами, которые просто необходимо выполнить в ближайшие дни?
Чтобы решить этот вопрос этики офисного общения, у программиста Сайруса Столлера есть система, которую вы должны рассмотреть среди своих коллег. Разбивка довольно проста:
- Если вам нужно что-то сделать в течение 30 минут, позвоните человеку.
- Если вам нужно что-то сделать в течение двух часов, напишите человеку.
- Если вам нужно что-то сделать в течение рабочего дня, IM человек.
- Если вам нужно что-то сделать в течение следующих нескольких дней, напишите об этом по электронной почте .
Хотя фактическая разбивка может варьироваться в зависимости от того, как работает ваш офис (например, в небольшом офисе, возможно, имеет смысл просто зайти к кому-то за стол, а не позвонить), то, что получает Столлер, является ключевым: электронная почта не должна быть по умолчанию средства связи для передачи всего, что необходимо знать или иметь дело в режиме реального времени.
Конечно, эту систему довольно легко внедрить при работе с близкими коллегами и клиентами, но как заставить других людей в офисе играть вместе? Вот несколько вещей, чтобы попробовать:
- Настройте автоответчик электронной почты, который скажет людям, как связаться с вами, если этот вопрос необходимо решить в течение ближайшего часа или двух.
- Если вы сталкиваетесь с электронными письмами с просьбой о действиях в реальном времени, вежливо напомните своим коллегам, что вы бы предпочли, чтобы это сообщение было передано по телефону или по тексту, так как вы можете не успеть получить их электронную почту вовремя, если произойдет очередная чрезвычайная ситуация.
- Если вы занимаетесь какой-то управленческой должностью, устанавливайте стандарты в офисе. Пусть ваши сотрудники открыто расскажут о том, как они хотели бы, чтобы другие общались с ними, если нужно что-то сделать, вместо того, чтобы все полагали, что с электронной почтой все в порядке.
Наконец, напомните всем, что такая система действительно беспроигрышна. Никто не прикован к их почтовым ящикам, и неотложные задачи никогда не будут выполнены снова.
