Приток смартфонов был удивительным для рабочего места: с возможностью электронной почты, работы в Интернете и отправки текстовых сообщений в режиме 24/7 мы можем выполнять свою работу буквально в любое время и в любом месте. Но привязанность к сенсорному экрану может также сработать против нас - с одной стороны, мы бесконечно доступны, а с другой, легко игнорировать тех, кто присутствует в реальной жизни.
Итак, как вы остаетесь на связи и профессионал в то же время? Вот современные манеры для самых распространенных ситуаций на смартфоне.
1. Можно ли не пускать мой смартфон во время встречи?
Это зависит от. Если вы используете его, чтобы получить информацию, имеющую отношение к обсуждению, не пускайте ее - просто объясните, что вы делаете. Если это внутренняя встреча, и вы ожидаете важный звонок от клиента, держите телефон включенным и обязательно отойдите от встречи, когда вы принимаете вызов. Но если вы посещаете встречу с клиентом - или внутреннюю встречу, на которой вы не ожидаете звонка - уберите свой телефон и проверяйте его только после окончания собрания.
2.
Язык вашего тела говорит так же громко, как и ваш голос для окружающих. Если вы сосредотачиваетесь на чем-то отличном от говорящего, вы проецируете непрофессиональное и отвлеченное изображение. Даже если ваш телефон не звонит, взгляд вниз и тихое прослушивание сообщения по-прежнему очень говорит о том, как текущая встреча занимает место в вашем списке приоритетов.
3. Могу ли я использовать свой телефон, чтобы делать заметки без оскорблений?
Да, но прежде чем начать, будьте уверены в целях своих действий. Вы можете сказать: «Я собираюсь сделать несколько заметок, пока мы говорим, чтобы убедиться, что я уловил ваши основные моменты». Продолжайте участвовать в собрании (не заглядывайте в тот текст, который только что поступил, как бы осторожно вы ни думали), и время от времени обязательно поднимайте глаза и смотрите в глаза, чтобы все знали, что вы действительно с ними.
4. Как мне попросить моего менеджера убрать телефон и настроиться?
Нет простого способа упрекнуть своего босса за плохие манеры, но вы можете сделать тонкое замечание, если вы разговариваете один на один. Предложите перенести расписание, если ваш менеджер похоронен в смартфоне, спросив: «Вы, кажется, довольно заняты, мы должны отложить нашу встречу?». Вы также можете обойти эту проблему, сохраняя встречи как можно более быстрыми и краткими. Но если ваш начальник пишет текстовые сообщения во время встречи с клиентом, вам, возможно, придется (осторожно) указать, что ваш клиент, кажется, не доволен отвлечением.
5. Как я могу незаметно принять звонок во время ужина с клиентом?
Извините, это не может быть сделано. Даже если телефон настроен на вибрацию. Подумайте об этом: настолько ли важен входящий звонок, что стоит передать сообщение о том, что ваш клиент не является вашим главным приоритетом? Если вы ожидаете срочного звонка (например, из больницы, потому что член семьи заболел) или информации, которая будет полезна для вашей встречи, конечно, это исключения из правила, но вы должны подготовить свою компанию по поводу ужина о Возможность этих прерываний заранее. И любая другая причина просто не может быть оправдана.
6. Как мне обработать телефонный звонок из неподходящего места (например, из аэропорта, обеда, вождения)?
Голосовая почта существует по причине. Нет ничего плохого в том, чтобы перезвонить кому-нибудь через пять или 10 минут, когда вы не отвлекаетесь и можете лучше слышать и быть услышанным. Если вы знаете, что звонок очень важен, ответьте на звонок и попросите перезвонить через несколько минут, когда вы доберетесь до более идеального места для разговора. Что бы вы ни делали, воздержитесь от необходимости кричать о личных делах в общественных местах.
7. Мой босс только что оставил мне голосовую почту. Как долго я должен вернуться к ней?
В зависимости от содержания и тематики у вас есть один рабочий день, но сделайте это раньше, если вызов срочный.
8. Как мне обращаться с внеурочными текстами и электронными письмами?
На электронное письмо, отправленное в нерабочее время, можно ответить на следующий рабочий день, если иное не обсуждено с вашим начальником (или ожидается от него). Текст отличается - сама природа сообщения подразумевает непосредственность - поэтому вы должны ответить как можно скорее. И если вы отправляете сообщение, у вас всегда должно быть четкое представление о ваших ожиданиях относительно времени ответа.
9. Когда приемлемы текстовые сообщения, связанные с работой?
Если клиент инициирует текстовую беседу с вами, это прекрасно, чтобы ответить. Но даже в современном технически подкованном мире не думайте, что все слишком знакомы с текстовыми сообщениями. Если вы делаете текст на работе, держите его профессионально. Избегайте смайликов или сленговых сокращений, таких как OMG, LOL и BTW.
10.
Если вы сомневаетесь, следуйте этому простому практическому правилу: люди, с которыми вы встречаетесь лицом к лицу, имеют преимущество. Сосредоточьтесь на них, над кем вы пишете, пишете или звоните.
