Вот что замечательно в смартфонах: кто-то отправляет вам электронное письмо, и пока вы ждете в очереди или в пути, вы можете быстро ответить и проверить его в своем списке.
А теперь о чем-то не очень хорошем в смартфонах: они позволяют мгновенно реагировать.
Позволь мне объяснить. Вы когда-нибудь просматриваете входящее сообщение и запускаете быстрый ответ, ожидая или перемещаясь с места на место? (Исповедь: я отправлял электронные письма, пока был на беговой дорожке.)
Кажется удобным, целесообразным - даже внимательным - вернуться к кому-то как можно скорее. Однако, если ваш ответ отбрасывает все формальности (а вы не на этом уровне) или, что еще хуже, не отвечает на вопрос другого человека; это на самом деле заставляет вас выглядеть плохо.
Итак, вот два раза, когда ожидание отправки сообщения по электронной почте произведет гораздо лучшее впечатление.
1. Когда вас спрашивают о новых идеях
Ваша идея была сбита. Понятно, что вы хотите вернуться прямо туда и показать, что у вас в голове кружится множество других великих мыслей. Итак, вы набираете первое, что приходит на ум, и говорите: «Как насчет того, чтобы мы вместо этого попробовали x?»
Однако, когда кто-то просит нового мышления, она хочет, чтобы вы были, ну, в общем, вдумчивыми. И, возможно, идея, которая придет вам в голову, все равно останется вашим главным соперником после того, как вы закончили обедать, закончили встречу, в которую собираетесь прыгнуть, или спали на ней. Но, возможно, это не так - и тогда вам нужно будет проконтролировать свое продолжение, чтобы сказать, что на этот раз вы действительно обдумали это.
Так что, если это не срочно, дайте себе время сформулировать ответ. Запишите эту первоначальную идею в черновиках, чтобы не потерять ее, но позвольте себе провести мозговой штурм, чтобы вы могли найти некоторые варианты.
Хотите написать немедленно, чтобы доказать, что вы на вершине? Отправьте электронное письмо с подтверждением получения, в котором говорится, что вы будете в курсе новых идей в течение определенного периода времени (например, позже в тот же день, через 24 часа или к концу недели). Если другой человек просит о новом подходе как можно скорее, попробуйте строку вроде «С макушки головы…», которая показывает, что это быстрое предложение, а не полностью продуманная подача.
2. Когда другой адрес электронной почты действительно длинный
Представьте себе: вы пишете длинное сообщение, затрагивающее несколько деликатных или сложных моментов, и кто-то отвечает «Отлично!» Всего через 30 секунд после нажатия кнопки «Отправить». Вы, вероятно, спросите, действительно ли другой человек прочитал то, что вы написали
Но когда роли поменялись местами, вы можете забыть это чувство и сосредоточиться на эффективном управлении своим почтовым ящиком. Итак, вы просматриваете длинное электронное письмо и, так как на вас ничего не выскакивает, вы пишете «Звучит хорошо!» И проверяете его в своем списке.
И это хорошо - пока вы не поймете, что согласились с тем, что ранее не обсуждали, или у вас возник вопрос по одному из пунктов.
Чтобы избежать этой проблемы и произвести лучшее впечатление, используйте одну из двух следующих стратегий. Если вы знаете, что кто-то срочно хочет получить ответ, попробуйте приведенное выше предложение - подтвердите получение и отправьте, когда вы сможете более полно просмотреть сообщение. Это звучит так: «Большое спасибо за отправку этого. Я все утро на собраниях, но сегодня буду более внимательным.
Вторая стратегия лучше всего подходит для тех случаев, когда вы просматриваете электронную почту, она работает для вас, и ваша главная цель - продемонстрировать, что даже если вы быстро ответили, вы действительно прочитали ее. В этом случае упомяните одну конкретную вещь - будь то, что вы полностью согласны с первым пунктом или цените обновление в четвертом пункте. И, если вы не славитесь своими навыками скорочтения, дайте ему хотя бы несколько минут.
Да, задержка ответа для создания лучшего впечатления кажется нелогичной, потому что своевременность - это добродетель. Но, в конце концов, всем участникам будет проще, если вы потратите время на отправку одного вдумчивого электронного письма, а не на быстрый ответ, на вопрос, когда вы позже прочитаете письмо полностью, и на пояснение, когда вы подумали об этом. Итак, сделайте перерыв и дайте себе время обработать его - о, и вычитайте свой ответ.
