Вы перегружены большим количеством данных, которые необходимо отслеживать в вашей организации? Возможно, в настоящее время вы используете бумажную систему подачи документов, текстовые документы или электронную таблицу для отслеживания важной информации. Если вы ищете более гибкую систему управления данными, база данных может быть просто спасением, которое вы ищете, и Microsoft Access 2013 предоставляет отличный вариант.
Что такое база данных?
На самом базовом уровне база данных представляет собой просто организованный набор данных. Система управления базами данных (СУБД), такая как Microsoft Access, Oracle или SQL Server, предоставляет вам программные средства, необходимые для организации этих данных гибким образом. Он включает средства для добавления, изменения или удаления данных из базы данных, задавать вопросы (или запросы) о данных, хранящихся в базе данных, и создавать отчеты, обобщающие выбранное содержимое.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 предоставляет пользователям одну из самых простых и гибких решений СУБД, представленных на рынке сегодня. Регулярные пользователи продуктов Microsoft будут пользоваться знакомым внешним видом Windows, а также тесной интеграцией с другими продуктами семейства Microsoft Office. Подробнее о интерфейсе Access 2013 читайте в нашем интерфейсе пользователя Access 2013.
Давайте сначала рассмотрим три основных компонента Access, с которыми сталкиваются большинство пользователей базы данных: таблицы, запросы и формы. Если у вас еще нет базы данных Access, вам может понадобиться прочитать о создании базы данных Access 2013 из Scratch или создания базы данных Access 2013 из шаблона.
Таблицы доступа Microsoft
Таблицы содержат основные строительные блоки любой базы данных. Если вы знакомы с электронными таблицами, вы найдете таблицы базы данных очень похожими.
Общая таблица базы данных может содержать информацию о сотрудниках, включая такие характеристики, как имя, дата рождения и название. Он может быть структурирован следующим образом:
- Идентификатор сотрудника
- Фамилия
- Имя
- заглавие
- приветствие
- Дата рождения
Изучите конструкцию таблицы, и вы обнаружите, что каждый столбец таблицы соответствует определенной характеристике сотрудника (или атрибуту в терминах базы данных). Каждая строка соответствует одному конкретному сотруднику и содержит его или ее информацию. Вот и все. Если это помогает, подумайте о каждой из этих таблиц как о листинге информации в виде таблицы. Дополнительные сведения см. В разделе Добавление таблиц в базу данных Access 2013
Получение информации из базы данных доступа
Очевидно, что база данных, в которой хранится только информация, будет бесполезной - нам нужны методы для извлечения информации. Если вы просто хотите вспомнить информацию, хранящуюся в таблице, Microsoft Access позволяет вам открыть таблицу и прокрутить записи, содержащиеся в ней. Однако реальная мощность базы данных заключается в ее возможностях отвечать на более сложные запросы или запросы. Запросы доступа предоставляют возможность комбинировать данные из нескольких таблиц и устанавливать конкретные условия на извлеченные данные.
Представьте, что ваша организация требует простого метода для создания списка тех продуктов, которые в настоящее время продаются выше их средней цены. Если вы просто загрузили таблицу сведений о продукте, для выполнения этой задачи потребуется большая сортировка данных и выполнение расчетов вручную. Однако мощность запроса позволяет просто запросить, чтобы Access только возвращал те записи, которые соответствуют вышеуказанному среднему условию ценообразования. Кроме того, вы можете указать базе данных только имя и цену единицы товара.
Дополнительные сведения о возможностях запросов к базе данных в Access см. В разделе «Создание простого запроса в Microsoft Access 2013».
Вставка информации в базу данных доступа
До сих пор вы изучили концепции организации информации в базе данных и извлечения информации из базы данных. Нам все еще нужны механизмы для размещения информации в таблицах в первую очередь. Microsoft Access предоставляет два основных механизма для достижения этой цели. Первый метод состоит в том, чтобы просто вызвать таблицу в окне, дважды щелкнув по ней и добавив информацию в ее нижнюю часть, точно так же, как добавить информацию в электронную таблицу.
Access также предоставляет удобный интерфейс форм, который позволяет пользователям вводить информацию в графической форме и прозрачно передавать эту информацию в базу данных. Этот метод менее запугивает для оператора ввода данных, но требует немного больше работы со стороны администратора базы данных. Для получения дополнительной информации прочитайте «Создание форм в Access 2013».
Отчеты Microsoft Access
Отчеты предоставляют возможность быстро создавать привлекательно отформатированные сводки данных, содержащихся в одной или нескольких таблицах и / или запросах. Благодаря использованию ярлыков и шаблонов, пользователи базы данных могут создавать отчеты буквально через несколько минут.
Предположим, что вы хотите создать каталог для обмена информацией о продуктах с текущими и потенциальными клиентами. В предыдущих разделах мы узнали, что такую информацию можно получить из нашей базы данных путем разумного использования запросов. Однако напомним, что эта информация была представлена в табличной форме - не совсем самый привлекательный маркетинговый материал. Отчеты позволяют включать графику, привлекательное форматирование и разбиение на страницы. Дополнительные сведения см. В разделе Создание отчетов в Access 2013.
