Как человек, который управляет большой организацией с десятками виртуальных сотрудников, я видел свою долю писем. И, как и все другие вещи в жизни, некоторые сообщения лучше, чем другие.
В мире электронной переписки, «тьфу», наверное, последнее, что вы хотите, чтобы ваш босс сказал, читая ваше сообщение. Итак, какие типы сообщений вам следует избегать, и как вы можете сделать их лучше? Ниже приведены три основных примера.
1. Ненужные последующие письма
Последующие электронные письма бывают всех форм и форм, так что же делает ненужным? Если все, что вы делаете, - это просит вашего босса отправить вам электронное письмо, это становится скорее неприятностью, чем важной перепиской.
Многие люди отправляют эти электронные письма из паранойи, что они сделали что-то не так или что-то упустили, но я могу сказать вам с точки зрения босса, что отрадно получать несколько последующих электронных писем, когда кто-то не дал мне шанса дышать.
Один пример: давным-давно у меня был сотрудник, который запаниковал бы, если бы я не отвечал на ее электронные письма в течение часа, думая, что это означало, что она сделала что-то не так (когда, на самом деле, я просто не получил на ее электронную почту). Я могу вспомнить один конкретный случай, когда я пришел домой из долгого дня, чтобы найти шесть (да, шесть !) Электронных писем от нее, спрашивающих, получил ли я ее сообщение.
Хлоп.
Что отправлять вместо
Хотя большинство людей не будет настолько параноиком, чтобы отправлять шесть последующих писем в день, даже одно несвоевременное повторное письмо может оставить вашего начальника раздраженным.
Если с содержанием вашей электронной почты не нужно обращаться сегодня (в этом случае вам, вероятно, следует поговорить с вашим начальником, а не по электронной почте), я предлагаю подождать не менее 24 часов, а затем отправить то, что мне нравится, называть «поддельной подпиской» -вверх ».
Это влечет за собой отправку вашего последующего сообщения («Просто проверяю, чтобы убедиться, что вы получили квартальные отчеты, которые я отправил вам два дня назад»), но вы также включите некоторую другую информацию, будь то вопрос о предстоящей презентации или обновленная информация о текущем проекте («О, мы только что получили последние данные в учетной записи X, и продажи выросли на 30%!»). Это позволяет вам незаметно попросить у своего босса обновления, а также дать ему или ей некоторую информацию, которая добавит некоторую ценность, уменьшая ощущение, будто вы просто глючите с ним или с ней.
2. Электронная почта с новыми идеями
Я очень люблю увлеченных членов команды, но кое-что, что действительно немного ошеломляет, - это когда сотрудники присылают мне все свои новые идеи - в отдельных электронных письмах. Однажды я получил 10 разных писем за 24 часа, потому что кто-то из маркетинговой команды вдохновлялся и продолжал посылать мне новые идеи.
Хотя иметь так много новых вещей, которые можно попробовать, было удивительно, это также чрезвычайно сбивало с толку, пытаясь каталогизировать все и отслеживать каждое отдельное письмо и идею, которая приходит. Даже когда только одно письмо приходит с новыми идеями или концепциями, это так легко потерять его в черной дыре, которая является моей входящей.
Что отправлять вместо
Во-первых, я бы посоветовал подождать более подходящее время, чтобы поднять идеи. Что касается сотрудника маркетинговой команды, я бы подождал до встречи Google Hangout, которую мы запланировали на следующую неделю, чтобы поднять все это.
Если вы не уверены, когда подходящее время - или электронная почта является единственным вариантом по какой-либо причине - я бы порекомендовал по электронной почте вашему боссу сказать, что у вас есть какие-то новые идеи, и вы хотите знать, как лучше всего поделиться они будут. Если бы моя сотрудница спросила меня об этом, я бы сказал ей, чтобы она послала мне одно электронное письмо с документом Word, заполненным всем, что она хотела. Это было бы гораздо более упорядоченным и легко сохранить на потом. Ваш начальник может предложить быстрый звонок, чтобы обсудить их или попросить, чтобы вы накопили идеи и затем отправили их по электронной почте в определенный день недели.
3. Электронные письма, где ваш босс находится под контролем без причины
Любой профессионал будет раздражен тем, что его проверяют на потоках электронной почты, частью которых он на самом деле не является: это просто добавляет к нарастающей куче электронных писем, и вы теряете время на чтение того, что вам, вероятно, не нужно.
С точки зрения сотрудника, я понял: вы хотите убедиться, что ваш начальник знает, что вы выполняете свою работу, и что вы пытаетесь держать линию связи открытой. Но в большинстве случаев все, что на самом деле делает, - это забивает почтовый ящик вашего босса.
Что отправлять вместо
Если ваш начальник не должен быть в курсе, выведите его из линии CC и, как только взаимодействие закончится, отправьте очень краткое резюме соответствующей информации, которая появилась во время разговора («К вашему сведению, компания Y будет фигурирует в этой истории на дату Z »). Это держит вашего менеджера в курсе того, что происходит, без необходимости постоянно держать его в курсе, пока вы выясняете детали. Одно письмо определенно превосходит 42!
В целом, название игры с отправкой электронных писем вашему боссу - это упорядочить ваши сообщения и быть более разборчивым в отношении того, что вы отправляете. Это может показаться нелогичным, но если я получаю меньше писем от сотрудника, но все они значимы, я, вероятно, думаю, что этот человек выполняет лучшую работу, чем тот, от кого я все время слышу.
