Электронная почта, как и любая форма общения, является личной вещью. То, как вы проверяете, управляете и отправляете все, от однострочников до электронных сообщений, часто представляет собой смесь предпочтений и привычки.
При этом существует несколько строгих правил, которым мы все должны следовать, чтобы максимально эффективно использовать нашу электронную почту, нашу производительность и наше время. Читайте дальше о трех распространенных ошибках в почтовых ящиках, о том, как они причиняют вам вред на работе и как внести изменения в более эффективное управление электронной почтой.
Ошибка № 1: Оставив письма в вашем почтовом ящике
Начну с самого противоречивого: оставляю все свои письма в почтовом ящике. Я знаю, вы думаете, что все равно, оставляете ли вы электронные письма в своем почтовом ящике после того, как с ними справились, или нет, но ваш мозг умоляет. Исследование, проведенное в 2011 году в Институте нейробиологии Принстона, установило, что «когда ваша среда захламлена, хаос ограничивает вашу способность фокусироваться». Это верно и для вашей виртуальной среды; чем больше электронных писем вы можете увидеть - даже те, которые больше не имеют значения - тем больше времени ваш мозг проведет в подсознании, думая о них.
Исследования показывают, что уменьшение беспорядка входящих сообщений сделает вас менее отвлеченным, более продуктивным и лучше сможет обрабатывать информацию. Если это не очень хорошая причина для хранения этих 3679 старых писем в вашем почтовом ящике, я не знаю, что это.
Как внести изменения
Начните использовать свой почтовый ящик только для новой почты. Если вы завершили работу с электронной почтой, она должна быть заархивирована, сохранена или удалена (см. Ниже, когда ее использовать). Вы всегда можете найти любое письмо, которое вам понадобится позже.
Ошибка № 2: Удаление, когда вы должны архивировать или хранить (и наоборот)
Итак, теперь, когда вы используете свой почтовый ящик только для новой почты (ура!), Возникает вопрос: что делать со всей электронной почтой?
Варианты: а) удалить или б) файл в соответствующей папке (или архив, для пользователей Gmail). Многие люди совершают ошибку, слишком сильно отклоняясь от крайности: либо удаляя все сообщения, либо сохраняя их все. Правда в том, что здоровый баланс - лучшее решение. Накопление электронных писем, которые вам не понадобятся, способствует увеличению квоты хранилища в вашей учетной записи электронной почты и усложняет поиск электронных писем, которые вы хотели сохранить при поиске. А чрезмерное удаление? Вы можете оказаться как мой друг, который удалил письмо с подтверждением рейса и чуть не пропустил его.
Как внести изменения
Когда вы закончите с электронным письмом, подумайте, не хотите ли вы снова получить к нему доступ в будущем. Если нет: время удалить. Если да: Архив или файл прочь!
Ошибка № 3: Использование папки «Входящие» в качестве списка дел
Для людей, которые не любят списки дел, простое решение (или они так думают) состоит в том, чтобы использовать их входящие как один. Теперь, когда речь идет о стандартных задачах, связанных с электронной почтой, таких как «Ответ на письмо Джерри о времени встречи», я думаю, что эти люди мертвы. Эти задачи вообще не должны входить в список дел, на них нужно просто ответить как часть обычного хода работы.
Но для истинных задач, таких как «Создать предложение для нового клиента» или «Оплатить аренду офиса», я настоятельно рекомендую найти систему списков дел, которая работает для вас, и придерживаться ее. Зачем? Потому что, если вы хотите, чтобы самые важные задачи выполнялись каждый день, вы должны иметь возможность расставлять приоритеты и фокусировать свой список дел. Использование вашего почтового ящика в качестве списка текущих дел отводит ваше время в руки других людей. С каждым новым письмом приходит новое задание, нравится вам это или нет. Но необходимость сознательно добавить задачу в свой список дел - это шанс определить, стоит ли вам делать это прямо сейчас, а не другую работу.
Все еще не убежден? Джилл Даффи, Лео Бабаута и Джесси Гарнер - все это тоже отлично подходит для этого.
Как внести изменения
Пройдите в папку «Входящие» и извлеките все выполнимые задачи. Если это было единственное, что сделало это электронное письмо достойным почтового ящика, заархивируйте, сохраните файл или удалите его. И хорошо, если вы действительно настаиваете на использовании своей папки «Входящие» в качестве списка дел, попробуйте «Почтовый ящик», приложение, которое может помочь превратить электронные письма в задачи и вытащить их из папки «Входящие».
