Мероприятия по сбору средств - отличные способы собрать деньги и повысить осведомленность вашей организации. Но если вы работаете в небольшой некоммерческой организации, может быть трудно найти персонал (и время!) Для фактического планирования таких мероприятий.
Вот где вступает принимающий комитет.
Проще говоря, принимающий комитет - это группа добровольцев, которые берут на себя ответственность за планирование мероприятия. Фактический объем обязанностей может меняться от организации к организации (или даже от мероприятия к событию), но в целом можно ожидать, что они будут приглашать гостей, рекламировать мероприятие и приобретать билет для участия.
Однако, как и для всех волонтеров, принимающему комитету, как правило, нужно какое-то направление, чтобы наилучшим образом соответствовать целям организации Вот несколько советов по управлению принимающим комитетом, чтобы сделать ваш следующий удар огромным.
1. Выберите мудро
Хорошие члены принимающего комитета должны иметь два ключевых атрибута: у них должен быть большой, влиятельный круг контактов, и им не следует бояться обращаться к ним.
Однако, чтобы сделать это наиболее эффективно, эти члены комитета уже должны иметь некоторый опыт работы с вашей организацией и быть знакомыми с работой, которую вы делаете. Это позволит им общаться с потенциальными донорами с большим авторитетом и говорить на основе собственного опыта, который всегда более эффективен. Имея это в виду, просмотрите ваши списки доноров и списки добровольцев, чтобы увидеть, кто может подойти.
Если вам нужна помощь помимо этого - например, при планировании материально-технического обеспечения мероприятия - выберите членов комитета, которые имеют опыт участия и эффективного выполнения работы на других мероприятиях, проводимых вашей организацией.
Поскольку я являюсь единственным преданным по сбору средств в штате моей нынешней организации, я только вытягиваю членов принимающего комитета из списка своих основных доноров и потенциальных клиентов. Благодаря этому я могу планировать мероприятие и одновременно развивать доноров.
Однако когда я работал в более крупной организации, которая проводила больше пресс-конференций на наших мероприятиях, мы пытались получить имена знаменитостей в нашем принимающем комитете. Обычно они не могли помочь (а иногда даже не посещали!), Но это привлекло внимание общественности и писателей, которые затем освещали это событие.
2. Будьте ясны в отношении обязанностей
Проблема со многими волонтерскими работами заключается в том, что существует мало конкретных ожиданий или способов привлечь людей к ответственности.
Хотя вам, безусловно, нужно помнить, что добровольцы выполняют свои обязанности по доброй воле своего сердца, большинство знакомых мне добровольцев предпочитают четкие инструкции и руководящие указания относительно того, что будет наиболее полезно для проведения мероприятия. Мне нравится составлять «должностную инструкцию» для каждого мероприятия, в котором я описываю обязанности членов принимающего комитета, чтобы они знали, чего ожидать, я могу следить за ними, и мы все останемся на одной странице.
Что касается этих обязанностей, принимающие комитеты могут делать все, от сбора продуктов питания и расходных материалов до оформления приглашений и крупных пожертвований. Просто выясните, что вам нужно, и попросите об этом в описании вашего добровольца.
Лучшее описание, которое я видел на сегодняшний день, - это «Равенство на Гавайях», которое не только определяет обязанности принимающего комитета, но и включает форму пожертвования, которая позволяет добровольцам вносить подарок, необходимый для членства в принимающем комитете. Такое соглашение не подходит для каждой организации, но оно вдохновляет растущую некоммерческую организацию.
3. Скажи спасибо
Первыми, кому вы позвоните, напишите или напишите на следующий день после вашего мероприятия, должен стать ваш принимающий комитет. Фактически, как только я подтверждаю свой принимающий комитет, я обращаюсь к карточкам благодарности, поэтому у меня есть еще одна вещь, которую нужно сделать утром накануне вечера.
Вы также захотите узнать их мнение о том, как проходило мероприятие - если вы что-нибудь можете сделать лучше в следующий раз, если кто-то из их гостей заинтересован в более тесном взаимодействии с организацией, и если они в целом наслаждаются. Эта ценная информация может гарантировать, что ваши мероприятия будут более эффективными в будущем, и что ваша организация сможет воспользоваться новыми возможностями.
Самое главное, вы хотите заверить своих волонтеров, что, когда они отдают вам столько времени и финансовых обязательств, вы искренне это цените.
Счастливые добровольцы - особенно хорошо связанные и потенциально богатые счастливые добровольцы - возможно, лучший ресурс, который вы можете иметь в качестве небольшой некоммерческой организации. Если вы относитесь к ним разумно и хорошо, у вас будет не только помощь, необходимая для планирования и проведения грандиозного мероприятия, но также вы сможете поднять сбор средств на следующий уровень.
