Если вы работаете в некоммерческой организации, вы, вероятно, участвовали в мероприятии по сбору средств, будь то экстравагантный гала или простой счастливый час в баре за углом. Многие организации, особенно небольшие, полагаются на эти события, чтобы собрать много денег за короткий период времени.
Но когда вы попадаете в комитет по планированию (или даже вынуждены сами разрабатывать мероприятие), это уже не просто веселая ночь, которую вы можете посетить. Теперь вам нужно проработать все детали, чтобы создать незабываемый вечер - тот, который соблазнит ваших посетителей потратить немного денег в вашей шляпе.
Конечно, размер вашей организации и уровень вашего донора определят наилучший вид мероприятия для проведения, и это, безусловно, повлияет на то, как вы планируете. Но независимо от размера или масштаба вашего сбора средств, по моему опыту, я обнаружил, что есть несколько ключевых элементов, которые делают эти мероприятия эффективными. Если вы начинаете свое первое мероприятие по сбору средств, убедитесь, что у вас есть эти пять предметов первой необходимости.
1. Бюджет
Вы слышали поговорку «чтобы заработать деньги, нужны деньги» - и это на 100% верно для событий. Конечно, если вы достаточно убедительны, вы, вероятно, можете пожертвовать некоторые предметы первой необходимости на ваше мероприятие - например, место для мероприятий, выпивку, еду и даже развлечения. Но, несмотря на эту щедрость, вам все равно понадобится немного наличных денег для многих других расходов, таких как транспорт, питание для персонала и волонтеров, а также чаевые.
Чтобы убедиться, что вы можете сделать это, создайте бюджет, прежде чем начинать планировать детали. Имея хорошее представление о своем финансовом положении, вы сможете легко определить, есть ли у вас средства для планирования сидячего обеда или вам придется согласиться на случайный прием только для напитков. Затем, когда вы начнете получать пожертвования и составлять надежные планы, внимательно следите за своим бюджетом. Вы должны будете уравновесить любые непредвиденные расходы с новыми пожертвованиями или скорректировать свои планы по мере необходимости.
2. Чемпионы
Для успешного проведения мероприятия люди должны пожертвовать и появиться. Но чтобы привлечь достаточное количество доноров, вы не можете быть единственным человеком, продвигающим мероприятие. Вам понадобится группа других людей, которые готовы предоставить сбор средств своим друзьям, коллегам и сетям - и, конечно, вдохновить их на пожертвования.
Это то, что называется вашим «принимающим комитетом», обычно состоящим из людей, которые уже поддерживают организацию своими деньгами или временем. Помимо того, что вы хорошо знаете свою организацию, все члены комитета должны иметь широкий круг контактов, которые они будут поощрять к участию.
Хотя каждая организация использует свои комитеты немного по-своему, я был наиболее успешным, когда непосредственно вовлекал группу в процесс планирования. Конечно, степень их участия зависит от отдельных лиц, поэтому следуйте своему мнению: некоторые люди более чем счастливы взять кубки в Costco или попросить крупных корпоративных спонсоров, в то время как другие предпочли бы просто указать свои имена в приглашении и сделать несколько телефонных звонков своим друзьям.
3. Несколько возможностей дать
Первое правило сбора средств - спрашивать. И, конечно же, когда вы проводите мероприятие, все знают, что они должны будут выкашлять цену билета. Но вы также можете использовать другие возможности для участников.
Наиболее распространенный тип запроса - в виде лотереи или тихого аукциона (и да, вы можете сделать и то, и другое). Удивительно легко получить призы за эти виды деятельности, попросив местный бизнес внести свой вклад; вам просто нужно убедиться, что призы соответствуют вашей аудитории. Другими словами, пакет спа-дня отлично подойдет для завтрака, посвященного Дню матери, а не для турнира по гольфу. Иногда это может означать отказ от призов в целом, и вместо этого доноры должны делать ставки на элементы программы: например, 100 долларов за кирпич в вашем новом общественном центре или 1000 долларов на стипендию.
Если вы знаете, что ваши гости не из тех, кто хочет больше денег, попросите их зарегистрироваться, чтобы добровольно участвовать в ваших будущих программах и инициативах. Это привлечет их к выполнению вашей миссии и увеличит вероятность того, что они снова будут давать в будущем, и расскажут о вас своим друзьям.
4. Целый опыт
Пожертвования на мероприятия рассматриваются многими как равный обмен - они дают вам немного денег, а вы даете им опыт. Таким образом, ваша работа состоит в том, чтобы сделать мероприятие таким удивительным, что для того, чтобы оно было честным, им нужно пожертвовать еще больше.
Некоторые организации делают это с высокопоставленными гостями и развлечениями. Но если на вашем быстром наборе нет Бейонсе или Билла Клинтона, вы можете подумать об эксклюзивном месте, необычном мероприятии (танцевальный марафон, кто-нибудь?) Или обеде высокого класса. Что еще более важно, подумайте о том, как отразить вашу миссию в этом мероприятии. Если вы являетесь организацией прямого обслуживания, вы можете пригласить клиентов выступить. Школы или художественные программы могут отображать работы своих учеников. Предлагая своим гостям опыт, отражающий уникальность вашей организации, вы предлагаете опыт, который невозможно воспроизвести. И это действительно бесценно.
5. Продолжение
Удивительно, но самый важный элемент сбора средств - это продолжение, которое происходит после события. Не поддавайтесь искушению почивать на лаврах (или ухаживать за похмельем); позвоните по телефону, отправьте электронные письма и обновите свой веб-сайт. Вы захотите лично связаться с каждым донором (или потенциальным донором), которого вы встретили прошлой ночью, и поблагодарить их за поддержку. Это может быть прекрасной возможностью организовать как можно больше последующих встреч - шаг первый, чтобы подготовить их к следующему пожертвованию.
И не забывайте своих продавцов и добровольцев! Спасибо им за то, что помогли вам сделать ночь успешной. Они понимают, что вы исчерпали себя, поэтому быстрое электронное письмо - это хорошо, но для тех, кто действительно сделал все возможное, рукописная заметка особенно классная. (Поверьте мне, они запомнят вашу благодарность, когда пройдет ваше следующее мероприятие.)
Каждое мероприятие требует много времени и усилий, чтобы быть успешным. Но, следуя приведенным выше советам, вы сможете проводить мероприятия, которые создают и развивают последователей, которые принесут больше людей - и денег - в вашу организацию. А кто знает? Вы также можете хорошо провести время!
