Мы все знаем, что работа подразумевает работу. Даже если вы любите свою работу, она не всегда может быть легкой и не всегда веселой.
Но иногда мы хотим, чтобы наша работа была немного (или намного) легче. Мы хотим, чтобы наша работа выполнялась быстрее, чтобы мы не чувствовали себя перегруженными или перегруженными, и чтобы у нас было больше времени на то, что мы действительно любим.
Хорошей новостью является то, что есть способы сделать это (не будучи бездельником). Ознакомьтесь с нашими любимыми советами и рекомендациями ниже, чтобы повысить производительность, убрать из списка дел то, что вам не нужно делать, и в целом сделать работу намного приятнее.
1. Не планируйте делать слишком много
Вот вам секрет: большинство списков дел слишком длинные, что приводит к переутомлению и стрессу, когда не все сделано. Вместо этого предположим, что вы можете получить только одну большую вещь, три средних вещи и пять маленьких вещей, выполняемых в день (меньше, если у вас много встреч). Мы создали шаблон, чтобы помочь вам спланировать более разумный список дел.
2. Сосредоточьтесь на высокодоходных задачах
Сосредоточьте большую часть своей энергии на тех задачах, которые принесут самые большие результаты. Вы будете выглядеть так, как будто делаете гораздо больше, но втайне с меньшими усилиями. Это часто называется получением низко висящих фруктов - вознаграждений, которые вы можете получить с наименьшими усилиями.
3. Работа в спринтах
Снова и снова говорилось, что секрет выполнения большей работы за меньшее время заключается в том, чтобы работать в очередях, с перерывами между ними. Интервалы, которые вы выберете, будут зависеть от вашей работы и предпочтений, но, что бы вы ни делали, установите таймер, сделайте все возможное, чтобы оставаться сосредоточенным в течение этого периода времени, а затем фактически встать и сделать перерыв между ними. Вы будете чувствовать себя более энергичным во время ваших рабочих сессий и в конечном итоге будете более эффективными.
4. Дайте каждый день тему
Разве отвлекающие факторы мешают вам сосредоточиться на реальных важных вещах? Используйте секрет Джека Дорси - соучредителя Twitter, а также генерального директора Square's - и старайтесь каждый день давать тему. Таким образом, когда отвлекающие маневры возникают, вы знаете, что вы можете провести их на другой день или, если вам нужно, быстро разобраться с ними и вернуться на правильный путь.
5. Начните с самой сложной задачи
Убирая самое тяжелое на тарелке с дороги первым делом с утра, по сравнению с остальным днем вам будет легче. Кроме того, тогда вы не будете тратить умственную энергию весь день на размышления об этом сложном деле.
6. Следуй за своей энергией
У каждого есть определенное время дня, когда он более или менее продуктивен. Если вы планируете большие проекты во время простоя, вы делаете свою работу тяжелее для себя. Вместо этого попробуйте наметить свой идеальный день на основе ваших уровней энергии.
7. Не борись, когда чувствуешь себя бесполезным
Наверное, одна из самых трудных вещей на работе - заставить себя усердно работать, когда ты действительно не чувствуешь себя на вершине своей игры. Так что, если у вас нет ожидающего крайнего срока и вы абсолютно не можете, отложите эту конкретную задачу и сделайте что-то более подходящее для ваших умственных способностей. Писатель Кэти Доутвейт полагает, что это прекрасное время, чтобы избавиться от этих скучных, однообразных заданий.
8. Используйте шаблоны всякий раз, когда вы можете
Зачем изобретать велосипед каждый раз, когда нужно что-то делать? У вас есть электронная почта, которую вы часто пишете? Используйте шаблон. Нужно создать презентацию? Используйте шаблон. Редизайн вашего резюме? Используйте шаблон. Вы получаете картину.
9. Установите постоянные ответы
Еще лучше, если вы используете Gmail, настройте эти шаблоны как постоянные ответы, так что вам даже не придется выходить из папки «Входящие», чтобы отправлять их и отправлять.
10. Настройте Автотекст
Если вы часто отвечаете на сообщения на ходу со своего телефона, упростите для себя настройку автотекста. Например, «высота звука» может расширяться, чтобы заполнить вашу высоту звука лифта - это означает, что вам не нужно каждый раз печатать все это на крошечной клавиатуре. Читайте здесь, чтобы узнать больше о том, как его настроить.
11. Или не печатать вообще
Вы также можете использовать функцию разговора в текст вашего телефона, чтобы более легко и быстро отвечать на сообщения. Эксперт по производительности Алекс Кавулакос объясняет, как она использует это в своих интересах здесь.
12. Сократите ваши электронные письма
Мы собираемся сделать дикое предположение, что ответы на электронные письма занимают много вашего времени и энергии. Что если вы сами все упростите, установив ограничение на продолжительность каждого ответа? Очевидно, что некоторые сообщения обязательно должны быть длиннее, чем другие, но поставьте перед собой задачу, чтобы они не превышали пять предложений (или даже короче!) Как можно чаще.
13. Просто поговорите
Длинные цепочки писем сломили тебя? Когда разговор начинает становиться слишком запутанным, подумайте, не проще ли просто прыгнуть по телефону или назначить встречу, чтобы поговорить об этом. Иногда 10-минутный разговор может устранить часы почтовых сообщений.
14. Исключите последующие электронные письма
Ничто не делает ответ на электронные письма более трудным, чем ваш почтовый ящик, постоянно заполняющийся последующими электронными письмами от людей, на которых вы еще не получили возможности ответить. Поэтому настройте автоответчик, который будет информировать людей о том, что вы получили сообщение, и будет своевременно отвечать на него, надеясь отговорить нетерпеливых бобров от постоянных писем по электронной почте. Вы могли бы даже включить ответы на часто задаваемые вопросы, чтобы потенциально помочь самому посланнику помочь (и вообще не дать вам возможности ответить).
15. Используйте стратегию OHIO
Сколько раз вы открываете электронную почту, читаете ее, а затем оставляете ее в своем почтовом ящике, чтобы иметь дело с ней позже? Не делай этого! На самом деле это занимает больше времени и энергии, чтобы обработать его несколько раз. Вместо этого следуйте стратегии OHIO (обрабатывайте ее только один раз) и немедленно решайте ее, будь то удаление, ответ на него, перестрелка на нужного человека или, для более крупных сообщений, которые потребуют больше времени, их анализ в задачи для включения в ваш список дел.
16. Избавьтесь от максимально возможного количества решений.
Усталость от принятия решений реальна, и это может осложнить ваши дни. Чтобы это не повлияло на вашу работу, исключите как можно больше решений. Это может означать носить рабочую форму, чтобы вам не приходилось выбирать одежду каждый день, приносить одно и то же на обед на неделю или назначать постоянную встречу со своим боссом, чтобы вам не всегда приходилось обращаться с просьбой для одного. Все, что нужно, чтобы поставить многие ваши решения на автопилоте.
17. Прекратить многозадачность
Эта привычка может заставить вас чувствовать, что вы делаете больше, но на самом деле она замедляет вас и делает вашу работу тяжелее, чем нужно. Поэтому постарайтесь сосредоточиться на одной задаче, пока она не будет выполнена, а затем переходите к следующей. Вы обнаружите, что ваш ум ясен, а ваша работа лучше (и легче).
18. Оставь себе скалолаз
Иногда самая трудная часть работы - начать что-то. Таким образом, упростите переход к заданию, оставив себя скалолазом. Это означает, что если вы затягиваете начало проекта, просто начните, сделайте немного его (даже если это не ваша лучшая работа), а затем оставьте его незаконченным, чтобы вернуться на следующий день. Начать будет намного легче, если у вас уже есть куда прыгать.
19. Удалить что-то из списка дел
Серьезно рассмотрите каждый пункт в вашем списке дел, чтобы увидеть, есть ли что-то, что на самом деле не важно. Это особенно относится к вещам, которые продолжают откладываться. Стоит спросить себя: «Если я так откладывал это, действительно ли это необходимо?»
20. Скажи «нет» кому-то
В дополнение к удалению чего-либо из вашей тарелки, попробуйте говорить «нет» немного чаще новым запросам. Очевидно, что вы не можете делать это все время, чтобы просто выйти из работы, но если вы чувствуете себя подавленным или у вас возникает просьба о чем-то не связанном с работой (например, проведение информационного интервью с ребенком друга), смиритесь с этим и скажите «нет». Вот несколько советов о том, как красиво сказать это своему боссу и друзьям.
21. Постоянно вопрос встречи
Если вы не слышали, встречи могут легко стать огромной тратой времени. Каждый раз, когда вы планируете собрание, даже повторяющееся, вам действительно нужно задаться вопросом, должно ли оно вообще случиться, много ли у вас времени для этого или вам нужно присутствовать. Если вы чувствуете, что ответом на любой из этих вопросов является «нет», подумайте о корректировке (или поговорите с вашим начальником, чтобы убедиться, что вы используете свое время максимально эффективно).
22. Иметь список «Не делать»
Чтобы помочь себе сказать «нет» больше и сократить усталость от принятия решений, создайте список «не делать» - список вещей, которые вы никогда не должны тратить на свое время. Проверьте эти идеи, чтобы вы начали.
23. Передайте часть вашей работы
Есть ли задача, которую вы выполняете, которую вы действительно, действительно боитесь, или которая, по вашему мнению, больше не является частью описания вашей работы? Подумайте, стоило ли бы делегировать это более младшему сотруднику или, если вы действительно тонете, пора ли принести стажера или новый прямой отчет. Вот несколько рекомендаций, чтобы выяснить, когда делегирование - это правильный путь.
24. Или краудсорсинг это!
Писатель Дженнифер Дзюра предлагает краудсорсинг как способ «прилагать меньше усилий для себя, делая клиентов и пользователей более счастливыми». По сути, он работает вместе с клиентом или пользователем, чтобы делать предложения, презентации и тому подобное. Чтобы узнать больше о том, как это может сыграть в вашей повседневной работе, ознакомьтесь с ее статьей.
25. Сделайте обмен работы
У вас есть задание, которого вы боитесь или действительно не знаете, как справиться? Спросите коллегу в вашем отделе, хочет ли она поменяться! По сути, вы отправляете ей одну из своих наименее любимых задач, а она - одну из своих. Вам не придется тащить себя через то, чего вы боялись, но работа будет выполнена - потенциально даже лучше, чем вы могли бы сделать это сами; кто-то, кто не усугублял задание, мог быстро увидеть то, чего не мог ты.
26. Избегайте перфекционизма (за исключением случаев, когда это действительно важно)
Давление на себя, чтобы сделать всю вашу работу совершенной, не только подчеркивает вас, но и может замедлять вас и заставлять вас откладывать окончательные вещи, потому что вы беспокоитесь, что они не просто правы. В некоторых случаях (большой отчет на конец года вашему боссу, копия, которая выходит в свет) такого рода внимание к деталям имеет решающее значение. Но в других (отправка электронного письма вашему коллеге, получение первого чернового варианта презентации для вашей команды) сосредоточение внимания на перфекционизме делает вашу жизнь сложнее, чем она должна быть.
27. Ищите пути для оптимизации процессов
Есть ли задача, которая всегда требует от тебя вечности? Что-то, на что ты чувствуешь себя, намного сложнее, чем должно быть, или то, что отнимает слишком много твоего времени? Вместо того, чтобы просто перебирать его снова и снова, посмотрите, есть ли какие-то способы, которыми вы можете упростить эти процессы. Может быть, он говорит с другими компаниями, чтобы увидеть, нашли ли они более легкий путь. Возможно, он координирует свои действия с другими отделами, чтобы выяснить, могут ли они помочь вам сэкономить время и усилия. (Например, есть ли что-то, что команда инженеров могла бы быстро собрать, чтобы сэкономить кучу времени?)
28. Наймите виртуального помощника для мелочей
У всех нас есть те черствые вещи, которые занимают у нас часы, но могут быть легко сделаны кем-то другим. Если в вашей компании нет кого-то, кому бы можно было его делегировать, подумайте о найме виртуального помощника, который бы вам помог. Они могут делать все, от планирования планов поездок до проверки ваших отчетов, и выполнять утомительную работу по дизайну вашей следующей презентации - почти все, чего вы боитесь начать, и вам действительно не нужно делать это самостоятельно. Посмотрите совет эксперта по эффективности Мариссы Брассфилд, чтобы выяснить, стоит ли что-то делать на стороне.
29. Получите все супер организованным
Ваши файлы Папки на вашем компьютере. Верх вашего стола. Ваш почтовый ящик Потратьте время на то, чтобы упорядочиться, чтобы найти то, что вам нужно, никогда не помешает начать работу. И эй, все это можно сделать всего за 30 минут!
30. Не позволяйте своим коллегам перебивать вас
Ваши коллеги, вероятно, имеют в виду хорошо, но их постоянный поток обновлений чата, быстрые вопросы о последнем проекте или болтовня об их выходных могут серьезно испортить ваш фокус, усложняя выполнение сложных задач., Настройте системы, которые будут оповещать ваших коллег по офису, когда вы находитесь в зоне - будь то сообщение «Не беспокоить» в чате или огромные наушники, которые означают, что вас не беспокоят, - и четко об этом сообщайте.
31. Вздремнуть
Посмотрите, сможете ли вы подкрасться во время дневного спада. Даже 20-30 минут бездействия могут дать вам больше энергии, чем кофе, улучшат ваше настроение, улучшат аналитические и обучающие способности и избавят от стресса, сделав оставшуюся часть дня намного легче и приятнее. Так что закройте дверь, подкрадитесь к машине или сделайте все возможное, чтобы немного поспать.
