Быстрый вопрос: Вы взволнованы, когда приглашение на собрание появляется в вашем календаре? Я собираюсь угадать ответ - нет. И все же частые, иногда даже ежедневные, встречи являются частью культуры многих компаний.
Я думаю, что большую часть времени встречи персонала - пустая трата времени. Конечно, я понимаю, что иногда нужно собираться вместе. Но в большинстве случаев существуют другие, более эффективные способы, позволяющие всем сотрудникам вашей компании или вашего отдела быть в курсе происходящего в офисе.
Вот четыре вещи, которые следует учитывать в следующий раз, когда вы планируете встречу.
1. Перебои - убийцы производительности (и потенциальной прибыли)
Когда я немного подсчитал и понял, что часовая встреча с 17 людьми (численность персонала в ShortStack, включая наших удаленных сотрудников, которые присоединяются к нам через Google+ Hangouts) - это действительно 17-часовая встреча, я сразу же предложил сократить наш штат сотрудников на каждую вторую неделю.
Если вы хотите, чтобы мотивация сократила время, которое вы и ваши сотрудники проводите на собраниях, загляните в MeetingCalc. Когда вы включаете среднюю зарплату вашей команды плюс количество участников собрания, а затем видите стоимость затраченного времени, очень велики шансы, что вы тоже внесете некоторые изменения. Учтите, что одночасовое совещание с 17 сотрудниками, которые зарабатывают в среднем 40 000 долларов в год, стоит 232, 88 долларов. Если вы встречаетесь ежедневно или даже пару раз в неделю, эта цена быстро увеличивается.
2. Мгновенные сообщения - эффективный способ получать большинство новостей быстрее
В ShortStack мы используем приложение для обмена сообщениями под названием Slack. У каждого есть своя учетная запись, которую можно использовать для личного общения между сотрудниками, а затем есть каналы, в которые входят все сотрудники определенных отделов.
Например, у нас есть «общий» канал, где выходят новости, которые затрагивают всех; канал «разработки», где члены команды разработчиков, в состав которого входят некоторые удаленные сотрудники, делятся обновлениями о технических изменениях, и канал «поддержки» для общения по вопросам обслуживания клиентов.
И часто мы используем Slack вместо собраний. Например, мы недавно перепроектировали наш блог, и это был довольно большой проект. Некоторым компаниям может показаться, что необходимо провести встречу, чтобы сделать подобное объявление. Тем не менее, это было идеальное время для использования нашего «общего» чата. Мы выпустили примечание, что новый блог был запущен и предложил всем проверить его. Если бы это было большее изменение, скажем, изменение платформы, которое требовало демонстрации, мы бы провели быструю встречу персонала. Но так как это было то, что вся команда могла проверить в свое время, мы решили придерживаться чата.
(О, и у нас также есть «случайный» канал, где мы делимся вещами, которые не имеют ничего общего с работой: видео о дурацких уловках, важные новости о состоянии брака Джея Зе и Бейонсе, и, конечно же, кошачьи мемы .)
3. Есть и другие способы встретиться
Несколько членов команды разработчиков ShortStack гуляют вместе каждый день около 3 часов дня. Да, технически они встречаются, обсуждая ход выполнения различных проектов, над которыми работают, но это не похоже на обычную встречу в офисе. Я знаю, что благодаря упражнениям у меня течет кровь и я думаю о себе лучше, поэтому я полностью поддерживаю эти дневные прогулки и беседы.
Кроме того, команда разработчиков нередко работает над проектами, которые не затрагивают весь остальной офис. Их дневные прогулки - идеальное время для того, чтобы поболтать об этих проектах и провести своеобразную «встречу персонала», не тратя время других сотрудников на то, что может не затронуть или не привлечь их.
Я также читал исследование, которое показывает, что пешеходные встречи усиливают креативное мышление, и каждый может использовать его немного больше. И я читал, что ходьба в группе заставляет людей чувствовать себя более готовыми к сотрудничеству, поскольку они все движутся в одном направлении, в буквальном смысле, в отличие от того, чтобы сидеть за столом. (Подробнее о преимуществах пешеходных встреч здесь.)
4. Каждое собрание должно быть спланировано с умом продуктивности
Есть время и место для более крупных встреч персонала. Но когда наступит это время, вы должны быть уверены, что сможете извлечь максимальную пользу из минимального количества времени, имея повестку дня и, возможно, даже четко сформулированные цели. В ShortStack наш офисный помощник отправляет электронное письмо за несколько дней до наших встреч каждую неделю с просьбой о пунктах повестки дня. Затем один человек из каждого отдела расскажет быстро, примерно за три минуты, о том, что происходит в контент / PR, продажах, поддержке клиентов, разработке и других отделах. В этот момент я также даю обновление «Состояние бизнеса» и делаю собственные широкие запросы. В большинстве недель наша встреча персонала длится около 40 минут, макс.
Эти встречи проходили каждую неделю и длились дольше, так как каждый человек давал свои собственные обновления. Поскольку мы сократили частоту и продолжительность, я также заметил, что у нас больше импровизированных встреч среди небольших групп. Похоже, сотрудники чувствуют себя более способными справляться с важными и своевременными делами, а затем они делятся обновлениями на большом собрании.
Мне любопытно узнать, что вы все думаете о встречах? Да или нет? Продуктивный или пустая трата времени? Если вы не фанат, что вы делаете вместо этого?
