В прошлую пятницу в 16:30 я выключил компьютер, вычистил стол и пошел домой. Одним из предметов, которые я бросил в мусорное ведро перед тем, как уйти, был мой список дел на неделю: 150 предметов, все помечены. Я не работал ни поздним вечером, ни ранним утром на этой неделе. И у меня даже было время дома, чтобы устраивать себе приличные обеды, видеть друзей, выгуливать собаку и смотреть слишком много телевизора.
Теперь, прежде чем вы сделаете какие-либо предположения о содержании моего списка дел или важности моей работы в целом, я должен упомянуть, что в течение этой недели я возглавлял заседание комитета совета директоров, проводил мозговой штурм по предложению гранта для USDA, встретился с исполнительным директором крупного фонда, был представлен руководителю Microsoft одним из ведущих предпринимателей, представил три грантовых предложения и получил мой ежегодный обзор эффективности (кстати, очень положительный).
Короче говоря, я делаю много работы каждую неделю. Как мне сделать это без нервного срыва и со временем, чтобы сэкономить? Вот несколько советов.
1. Знать, что нужно сделать
Хотя это кажется очевидным, вещи, которые больше всего раздражают людей, - это обычно то, чего они не знали. Итак, чтобы начать неделю, просмотрите все, что вам нужно сделать подробно. Например, скажем, вы знаете, что предложение должно быть в пятницу, и ваша работа - сделать рассказ, но финансовая команда отвечает за бюджет. Чтобы убедиться, что весь проект завершен вовремя, обязательно добавьте «проверить с финансовым отделом о бюджете» в свой список дел.
Я довольно агностик по поводу инструментов для списков дел; Письменные списки работают для меня так же хорошо, как электронные решения, такие как Evernote или Asana. Но у меня есть правило, что весь список должен быть в одном месте. Вы можете сегментировать и переставлять все, что вам нравится, но вы должны увидеть все, что вам нужно сделать, одним взглядом.
2. Знайте, что нужно сделать первым
Когда я наблюдал за менее опытным персоналом, я обнаружил, что самым большим препятствием для них было не знать, как расставить приоритеты и организовать свой день.
Например, если на следующей неделе будет большой проект, они будут стремительно продвигаться к этому сроку, несмотря на тот факт, что им сначала нужно было собрать информацию из другого отдела - информацию, которая, вероятно, могла бы отменить всю работу, которую они сделал А между тем были и другие, более мелкие проекты, в которых они могли бы добиться реального прогресса.
Ваши приоритеты также могут меняться в зависимости от вашего настроения или графика. Например, если у меня особенно нетрезвый день, я знаю, что для меня было бы эффективнее расставить приоритеты для проекта данных. Если я нахожусь на собраниях большую часть дня, я отвечаю на звонки и электронные письма между встречами, а не пытаюсь начать что-то большее за такой короткий промежуток времени.
Вы будете намного эффективнее, если будете работать со своими приоритетами и ограничениями, а не пытаться противостоять им.
3. Обратиться за помощью
Если я больше ничего не получил от работы в некоммерческих организациях, я понял, что если вы не спросите, вы не получите. Никто не может выполнять работу организации в одиночку. Если у вас нет навыков или времени, чтобы что-то сделать эффективно, вы обязаны обратиться за помощью.
К счастью, работая для некоммерческих организаций, я обычно могу найти добровольца, который поможет мне с более мирскими задачами. Если мне нужен более высокий уровень знаний, я вынимаю свою адресную книгу и проверяю, знаю ли я кого-нибудь, кто может предложить решение. Например, недавно я мучился из-за промежуточного отчета для донора. Мы были на полпути к новой программе, поэтому, хотя я знал, что мы многое сделали, я не знал, как передать это в форме отчета. Итак, я пригласила одного из моих друзей по общению за чашкой кофе, и она предложила сосредоточить весь отчет на историях от клиентов и на том, как они интерпретировали новую программу.
Это был прорыв - тот, который я никогда бы не сделал самостоятельно. Донору это понравилось, и я связался со своим отделом по связям с общественностью, чтобы еще больше рассказать о программе. Когда у меня появилась идея, мне потребовалась неделя, чтобы закончить отчет - столько же времени я потратил на то, чтобы обдумать его, прежде чем встретился со своим другом.
4. Закройте цикл
Вы знаете, что удовлетворяющее чувство проверки что-то из вашего списка дел? Это не просто хорошо; это важный способ показать, что вы выполнили задание и теперь можете перейти к другому.
Но прежде чем двигаться вперед, вам нужно убедиться, что у вас есть где-нибудь записи о выполненных вами задачах, поэтому вы можете следить за тем, если - ах - другие не так эффективны, как вы. Например, когда я заканчиваю заявку на грант, я всегда помещаю напоминание в своем календаре, чтобы связаться с спонсором через восемь недель. К тому времени большинство спонсоров примут свои решения, и если они этого не сделают, они могут быть заинтересованы в том, чтобы узнать немного больше об организации. Точно так же ваш начальник может не отвечать вам о проекте в течение нескольких недель, если вы оставите его на его усмотрение, но через несколько дней подсказка заставит его взглянуть раньше.
Я твердо верю в работу умнее, а не усерднее. Моя работа слишком важна для меня и людей, которым служит моя организация, чтобы принять что-то, кроме лучшего. Но я знаю по своему опыту, что бегать изо всех сил, работая по 60 с лишним часов в неделю, никому не поможет. Более эффективная работа означает лучшие результаты и выходные - что может быть лучше этого?
