Эл. адрес. Не могу с этим жить. Не могу сделать свою работу без этого. Я прав?
В прошлом году мы отправили более 2, 5 миллиардов писем. И вот плохие новости. Несмотря на большое количество отвращения, это число будет только расти. Объем является проблемой, а также время, которое вы тратите на него. На самом деле, в отчетах говорится, что вы проверяете это примерно 36 раз в час. 36 раз. За один час
После того, как вы начнете баловаться с тем, что находится в вашем почтовом ящике, потребуется около 16 минут, чтобы перевести ваше внимание на другую работу. О, и если вам нужен документ, который где-то скрыт в вашем электронном письме, вам понадобится около двух минут, чтобы найти его. Сделайте математику: это быстро усугубляет вашу продуктивность.
Вам это нужно, чтобы делать свою работу. Вы не можете просто бросить это как вредную привычку. На самом деле, это, без сомнения, то, на что вы в значительной степени полагаетесь, чтобы получить информацию, одобрение или ответы от коллег, чтобы вы могли получить работу, которую удалось получить.
Но если вам не ясно, что вы хотите от других, когда отправляете электронное письмо, или если вы не задаете хорошие вопросы, помните об этом 36 раз в час? Да, хорошо, смотри, что оценка существенно выросла. Я сомневаюсь, что это звучит привлекательно. Вот четыре совета, которые вы можете использовать, чтобы свести к минимуму и ускорить обмены и общаться лучше, чем когда-либо.
1. Уточните свой вопрос
Вы когда-нибудь передавали идею коллеге и заканчивали словами «Мысли?». Если ваша цель - получить информацию от кого-то в сжатые сроки, с указанием направления проекта или с рекомендацией по вариантам, вы должны дать ему нечто большее. Специфично для работы. В конце концов, он не хочет тратить больше времени на расшифровку вашего сообщения, чем вы хотите потратить на чтение его ответа.
Если вы только что отправили план, который требует действий, например, вместо того, чтобы заканчиваться открытым и расплывчатым текстом «Мысли?», Задайте конкретный вопрос, например: «Что потребуется, чтобы реально реализовать этот план к следующей неделе? ? Дайте мне знать, если я могу что-то сделать, чтобы все заработало как можно скорее ». Ваш коллега сможет ответить быстро и напрямую, и вы получите гораздо более качественный ответ.
2. Сокращение в погоню
Сара, участник проекта Type A, с которым вы часто работаете, хочет, чтобы все было на несколько недель раньше. Она снова за этим. Вы получаете электронное письмо с доставкой со смехотворно коротким сроком. Вы разочарованы и испытываете желание ответить «Можете ли вы дать мне больше времени для этого проекта?» С надеждой пересмотреть сроки. Если вы это сделаете, потребуется только полдюжины ответов, чтобы решить только график времени.
Вместо этого скажите своему коллеге, на что вы способны, и оставьте все как есть. «Эй, Сара, у меня в очереди три других приоритетных проекта. Я сделаю это к концу дня в следующий четверг. Если я смогу сделать это раньше, я дам вам знать. Спасибо за ваше терпение. ”Бум. Готово.
3. Прекратить запрашивать вопросы
Некоторые сообщения генерируют ненужную почту, потому что вы невольно приглашаете ответы. Чтобы избежать этого, прекратите говорить: «Имеет ли это смысл для вас?» Скорее, скажите «Дайте мне знать, если у вас есть вопросы». Если у получателя есть запрос, он сообщит вам; в противном случае он будет знать, что ответ не нужен.
Вы также можете закончить словами: «Дайте мне знать, если мы не согласны с этим», или «Дайте мне знать, если вы хотите поговорить об этом дальше». Этот краткий язык ясно дает понять, что разговор закрыт, если нет вопрос на конце получателя.
4. Не пренебрегайте заголовком
Тема вашего сообщения - эффективность золота. Используйте эту недвижимость, чтобы дать читателю понять, сколько и сколько времени ему необходимо уделить. Возглавьте те лишние электронные письма в проходе.
Используйте свой заголовок, чтобы указать срочность, результаты и сроки. Например, заголовок может выглядеть примерно так: «Действие, необходимое к полудню пятница | Проект Acme планируется на следующей неделе ».
Теперь ваш читатель знает, что это потребует некоторого внимания. Она знает, что есть крайний срок для ответа и работы, на котором она должна сосредоточиться, чтобы завершить ее на следующей неделе. Это единственное, конкретное утверждение предотвращает тонну взад-вперед.
Учитывая, сколько времени и внимания требуется электронной почте, как отправителю, так и получателю, вы можете увидеть, как несколько простых методов помогут вам отправлять сообщения, которые генерируют меньшее количество ответов в ответ, и улучшают общее общение между вами и вашими коллегами или клиентами., Разве это не круто? Когда вы сделаете ваше общение очень эффективным, вы не только почувствуете больший контроль над своей папкой «Входящие», ваши коллеги оценят, насколько эффективно вы помогаете им.
Но имейте в виду, что иногда лучше всего просто перевести разговор в автономный режим. Как правило, если вы не можете решить проблему в трех обменах электронной почтой, или из-за сумасшедшей цепочки возникает недопонимание, предложите живой разговор, чтобы вы могли быстро решить проблему.
