Я признаю это: я не был естественным, когда дело дошло до управления стажерами. Это были мои первые прямые отчеты, и я сделал все ошибки новичка. Я назначил слишком много работы и слишком мало работы; Я переоценил, я переоценил; и так далее и тому подобное.
Хорошей новостью является то, что управление стажерами - кем угодно, действительно - это навык, который вы можете значительно улучшить с практикой. Но это не повод начинать с самого низа. Учитесь на моем опыте и читайте пять способов стать успешным стажером-менеджером.
1. Имейте ориентацию
Независимо от того, существует ли какая-то более крупная, более формальная ориентация в вашем офисе, ваша первая задача - не работать около часа, чтобы поговорить со своим стажером. В зависимости от того, насколько вы были вовлечены в процесс найма, вы можете начать с введения. Затем пройдитесь по работе, которую вы делаете, и целям департамента в течение следующих нескольких месяцев. Ответьте на любые вопросы о том, как вы и ваша команда влияете на миссию организации. Время, затрачиваемое на определение целей, напоминает стажеру, что даже общие задачи будут способствовать созданию общей картины.
Затем изложите ваши конкретные ожидания - в дополнение к заявленным обязанностям работы. Вы сторонник правильной грамматики во всех коммуникациях? Как вы относитесь к людям, которые появляются у вашего стола с вопросами? Хотите ли вы быть скопированы на все электронные письма? Раннее изложение этих ожиданий предотвратит любые неудачи и настроит вас обоих на успех.
2. Спросите (и соблюдайте) его или ее стиль обучения
Прежде чем вы закроете ознакомительное собрание, вам нужно дать слово своему интерну. Каковы его или ее цели для стажировки? Есть ли у него уникальные навыки, или области, в которых он или она очень заинтересованы, чтобы учиться или участвовать?
Возможно, самая важная информация, которую вы можете собрать, это то, как он или она лучше всего получает информацию. В отличие от долгосрочного найма, когда супервайзер будет ожидать, что работник акклиматизируется в среде, ориентированной на встречи или фобии; с стажером, вы должны сосредоточиться на максимальном общении.
Это означает, что даже если вы хотели бы, чтобы ваш стажер просто следовал инструкциям по электронной почте, если ему или ей нужно обсудить это и задать несколько вопросов, чтобы сделать это правильно, лучше знать это сейчас. Стоит потратить время на то, чтобы убедиться, что он или она понимают, о чем вы просите, а не делать проект самостоятельно, как только он или она сдастся (разочаровывающий опыт вокруг).
3. Предоставьте письменный список задач
Итак, ваш стажер говорит, что он слушатель. Это означает, что вы должны просто обсудить каждый проект, а затем планировать, чтобы он был завершен точно так, как вы ожидали, верно? Ну, не совсем.
Ваш стажер является новичком в организации и в работе на вас, поэтому, скорее всего, будет некоторое выборочное слушание, даже если оно не предназначено. Поэтому каждую неделю вы должны отправлять (или обновлять) письменный список проектов для вашего стажера. Включите следующее: Дата, когда проект должен быть представлен; уровень приоритетности; кому завершенный проект должен быть отправлен (критическая часть, если вы хотите просмотреть проекты, прежде чем они уйдут в другое место!); и под каким зонтиком он падает. Последняя категория имеет решающее значение, поскольку она контекстуализирует задачу и дает более сильный импульс для ее правильного выполнения (т. Е. Подача заявок гораздо интереснее, когда вы знаете, какой проект вы продвигаете).
Бонус: письменный список задач спасет вас в те дни, когда вас захлопнут. Если ваш стажер завершает один проект, вы можете направить его или ее к списку задач для следующего.
4. Приведите пример
То, что это очевидно, не означает, что повторять не стоит. «Делай, как я говорю, а не как я», не работает. Если вы заходите в одно и то же время каждый день, у вас не будет возможности сказать своему стажеру, что опоздание на 15 минут - это плохо. Точно так же будет трудно обсуждать неподходящую одежду с практикантом, когда вы сами серьезно тестируете границы летней деловой повседневности.
Выходя за рамки очевидного, вы должны добросовестно показывать пример того, чтобы быть поддерживающим боссом и командным игроком. Некоторые наблюдатели-новички ошибочно опасаются, что разговор со стажером создаст конкуренцию для его или ее работы. Наоборот, обсуждение отличной работы вашего стажера демонстрирует, какой вы сильный менеджер, что откроет вам новые лидерские возможности. Так что, не забудьте дать кредит, где он должен!
5. Обратитесь за помощью
Даже если вы пытаетесь сделать все правильно, вы можете найти стажера со смутным отношением, даже с явной некомпетентностью. Когда он просто не работает, первый человек, с которым вы должны поговорить, это ваш стажер. Может быть, ему или ей трудно из-за того, что он или она воспринимает как недостаток значимой работы. Возможно, то, что вы видите как недостаток внимания к деталям, - ваш стажер изо всех сил старается выполнить свои задачи вовремя.
Помните, что стажеры редко имеют огромный опыт работы. Таким образом, они могут не иметь инструментов (или доверия) для общения с руководителем - вы должны взять на себя инициативу!
Все еще есть проблемы? Следующий человек, с которым вам следует проконсультироваться, - это тот, кого вы считаете руководителем (в идеале, ваш начальник). Этот человек может дать вам представление о своем опыте, и вашему боссу нужно знать, не обременяет ли вас ночной кошмар стажером.
Когда дело доходит до того, чтобы быть начинающим стажером-стажером, вы объединяете кого-то с небольшим опытом в управлении вместе с кем-то с небольшим опытом управления. Тем не менее, это отличный опыт для вас обоих, чтобы учиться. Так что используйте описанные выше шаги, чтобы сделать это отличное лето и построить прочные рабочие отношения с вашим стажером.
