Большинство людей признают, что встречи - это часть работы, но это не значит, что они им нравятся. Как показывает эта инфографика, менеджеры тратят 35-50% своего времени на собраниях и до четырех часов в неделю только на обновления статуса. И те же боссы считают 67% встреч неудачниками.
Старайтесь избегать их, они также невероятно важны для вашей карьеры. Встречи - это профессиональная сцена, где другие видят ваши лидерские качества. То, как вы понимаете свою точку зрения, решаете сложные вопросы и облегчаете дискуссию, много говорит о вашей способности. Люди используют это время, чтобы оценивать и судить других. Даже если вы спокойно сидите и слушаете, вы отправляете сообщение.
Независимо от причин, по которым они борются со встречами, опытные профессионалы знают, что им нужно найти способ использовать их, чтобы завоевать и расширить свой авторитет. Вместо того, чтобы пытаться прогуляться или расслабиться, вот пять способов максимально использовать каждую встречу, в которой вы участвуете.
1. Получите ваш голос в комнате рано
Динамика встреч устанавливается на ранней стадии большинством вокалистов. Итак, постарайтесь говорить в первые пять минут, чтобы проявить уверенность и утвердить свой голос. Вы не только извлекаете выгоду из своих идей, когда все еще свежи и внимательны, но и к вашим комментариям, скорее всего, будут отсылаться позже, предоставляя вам другие возможности, которые будут услышаны.
2. Основываться на чужих мыслях
Диалог на встречах может идти быстро, идеи быстро выбрасываются. Если другие люди берут то, что вы хотели сказать, вы можете почувствовать, что вам нужно подождать, пока действительно оригинальная, креативная мысль заговорит. Но это высокая планка и может держать вас в стороне (может быть, для всей встречи).
Вместо этого обратите внимание на то, что говорят другие, и поищите общие темы, которые могут помочь продолжить разговор. Это может быть так же просто, как сказать: «Я слышал, как три человека упоминали модификации продукта, как это могло бы выглядеть?» Или «Если мы сделаем шаг назад, единственное, на чем мы застряли - это временная шкала». может также быть полезным способом не дать людям разговаривать друг с другом и побудить их найти области согласия.
3. Задавайте мощные вопросы
Одна общая критика собраний состоит в том, что они слишком много говорят и недостаточно слушают. Когда люди слишком сосредоточены на том, чтобы избавиться от множества идей, вы можете выделиться, побуждая группу прислушиваться друг к другу. Это роль, которую редко играют, но она нужна и ценится - она показывает уверенность, заставляющую всех задуматься и задуматься.
Один из простых способов сделать это - задать важные вопросы. Это вопросы «как» и «что», а не «почему». Поскольку они не ставят людей в оборону и не углубляются в поиск фактов, они поощряют людей открываться и мыслить экспансивно.
Например, вы можете спросить:
- Что является наиболее важным аспектом этого решения?
- Как мы будем измерять успех этого?
- Чем отличается это предложение от того, что мы пробовали раньше?
- Какие темы вы видите появляющимися?
4. Будьте готовы (но оставайтесь гибкими)
Если вы готовитесь к встречам, вы мгновенно вступаете с позиции силы. Это может означать чтение повестки дня, предварительное исследование или предварительное предложение идей.
Большинство из нас знает, что если мы хотим завоевать доверие, то, если наши мысли будут заблаговременно, помогут нам проявить уверенность. Тем не менее, мы также должны учитывать изменчивость встреч. На протяжении всей нашей подготовки на самом деле более вероятно, что все пойдет не так, как планировалось, с таким большим количеством людей и вовлеченными факторами (не хватает времени, технологии не работают, ключевые игроки не появляются).
Итак, вы должны готовиться к встрече и быть гибкими.
Например, если у вас запланировано 15 минут для презентации, подготовьте полную и сжатую презентацию на случай, если ваше время будет ограничено. Если вы проводите предварительное исследование по теме встречи, также исследуйте возможные темы. Если тема, которую вы хотите рассмотреть, выброшена из таблицы, спросите, можете ли вы обратиться к участникам отдельно для дальнейшего обсуждения.
Быть готовым показывает ваше стратегическое мышление, а гибкость показывает, что вы быстры на ногах - оба эти атрибута великого лидера.
5. Подчеркните следующие шаги
В моей тренерской работе самая большая жалоба, которую я слышу о встречах, это то, что от них ничего не происходит. Конечно, все знают, что они должны закончить с раздачей обязанностей, но на самом деле мало кто это делает. Поскольку мы хотим, чтобы время нашей встречи было действительно полезным, полезно, когда кто-то берет на себя инициативу, чтобы спросить о следующих шагах и заданиях, прежде чем его закончить.
Если вы проводите собрание, это просто сделать. Если вы просто участник, это может быть сложнее.
Не позволяй этому остановить тебя. Это показывает лидерство, чтобы заявить: «Мне не ясно, каковы следующие шаги для каждого из нас; было бы полезно уточнить, прежде чем мы закончим ». Вы можете даже предложить отслеживать, если это необходимо, следующие шаги для группы, что дает вам дополнительную возможность выступить на следующей встрече.
Хотя вы, возможно, никогда и не ожидаете предстоящей встречи, используя их как возможность больше встретиться с лидером, они начнут чувствовать себя более ценными (и более продуктивными).
