Excel не обладает возможностями управления данными реляционных программ баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая удовлетворяет требованиям управления данными.
В Excel данные группируются в таблицы, используя строки и столбцы рабочего листа. В более поздних версиях программы есть функция таблицы, которая позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.
Термины базы данных: таблица, записи и поля
База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах организованным образом. Обычно информация или данные организованы в таблицы. Информация в таблице организована таким образом, что ее можно легко обновлять, сортировать, корректировать и фильтровать.
Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном объекте в одной таблице. С другой стороны, реляционные базы данных состоят из нескольких таблиц с каждой таблицей, содержащей информацию о разных, но связанных с ней темах.
документация
В терминологии базы данныхзапись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте, который был введен в базу данных. В Excel записи обычно упорядочиваются в строках рабочего листа с каждой ячейкой в строке, содержащей один элемент информации или значения.
поля
Каждый отдельный элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называетсяполе, В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат в качестве полей, поскольку каждая ячейка может содержать единый фрагмент информации об объекте.
Имена полей
Очень важно, чтобы данные вводились организованно в базу данных, чтобы их можно было сортировать или фильтровать для поиска конкретной информации. Чтобы гарантировать, что данные вводятся в одном порядке для каждой записи, заголовки добавляются в каждый столбец таблицы. Заголовки столбцов называются именами полей.
Пример базы данных
На изображении выше вся информация, собранная для одного ученика, сохраняется в отдельной строке или записи в таблице. Каждый студент, независимо от того, сколько или сколько информации собирается, имеет отдельную строку в таблице.
Каждая ячейка внутри строки является полем, содержащим одну часть этой информации. Имена полей в строке заголовка помогают гарантировать, что данные остаются организованными, сохраняя все данные по определенной теме, такие как имя или возраст, в том же столбце для всех учащихся.
Инструменты управления данными Excel
Кроме того, Microsoft включила ряд инструментов для передачи данных, чтобы упростить работу с большими объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помочь сохранить их в хорошем состоянии.
Использование формы для записей
Одним из тех инструментов, которые облегчают работу с отдельными записями, является форма данных. Форма может использоваться для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.
Форма по умолчанию включает список имен полей в порядке их расположения в таблице, чтобы гарантировать правильность ввода записей. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.
Хотя создание пользовательских форм возможно, создание и использование формы по умолчанию намного проще, и часто это все, что нужно.
Удаление повторяющихся записей данных
Общей проблемой со всеми базами данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или отсутствующим областям данных дублирующиеся записи данных могут вызывать серьезную озабоченность по мере роста размера таблицы данных.
Другой инструмент данных Excel может быть использован для удаления этих дубликатов записей - точных или частичных дубликатов.
Сортировка данных в Excel
Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например сортировку таблицы по алфавиту по фамилиям или хронологически от самого старого до самого молодого.
Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет изменить порядок полей в таблице.
