На днях я отправил коллеге несколько вопросов по электронной почте и получил ответ: «Я больше телефонный человек. Можете ли вы позвонить мне по этому поводу?»
Я должен сказать, я был немного шокирован.
Не часто вы встречаете кого-то, кто предпочитает поднимать трубку для ведения бизнеса. Если бы у меня был выбор, я бы предположил, что большинство сотрудников на типичном рабочем месте будут выбирать электронную почту по телефону в любой день. И это имеет смысл: электронная почта быстрая, эффективная и не несет в себе шансов на неловкое молчание или отвлекающий фоновый шум.
Но, несмотря на подавляющее предпочтение электронной почты, есть несколько ситуаций, которые работают лучше, когда вы берете трубку.
1. Срочно
Около 60% людей ждут два полных дня, чтобы ответить на рабочее письмо. Поэтому, если вы отправляете электронное письмо, которое требует ответа как можно скорее - даже с темой, включающей «Срочно!» - есть большая вероятность, что вам придется обновлять свой почтовый ящик снова и снова в течение следующих 48 часов, скрестив пальцы для ответ.
С другой стороны, телефонный звонок по критически важному вопросу может помочь вам передать чувство срочности, убедиться, что другой человек точно знает, что ему нужно сделать, и ответить на любые вопросы, не прибегая к бесконечной цепочке писем., К тому времени, когда вы положите трубку, вы можете быть уверены, что все находятся на одной странице и понимают, что должно произойти для решения проблемы.
2. Вы не получаете ответ
Возможно, вы отправили запрос по электронной почте, который не является срочным, но в какой-то момент вам нужен ответ - и после нескольких дней молчания вы начинаете нервничать.
Лишь очень много раз вы можете подать запрос вместе с другим электронным письмом, в котором говорится: «Эй, я просто хотел ответить на этот вопрос - у вас была возможность посмотреть на него?»
Если вы не получили ответа после исходного электронного письма и одного последующего сообщения, по умолчанию используется телефонный звонок. У вас будет гораздо больше шансов получить немедленный ответ или, по крайней мере, разместить его на радаре вашего коллеги, как вопрос, который требует его или ее внимания.
3. Это займет больше, чем несколько предложений
В какой-то момент вы, вероятно, получили письмо по электронной почте, которое заняло у вас 20 минут на чтение, и все же оставило вас с вопросами к подписи в конце. Не подвергайте других этой пытке.
Если все, что вам нужно передать, занимает больше пары параграфов - скажем, вы объясняете нюансы назначения или разъясняете процесс отдела кому-то из другой команды - часто эффективнее взять трубку. Это позволит другому человеку задавать вопросы, и по тону его голоса, когда вы вешаете трубку, вы можете быть уверены, что она понимает полностью.
4. Вы хотите откровенную обратную связь
Возможно, у вас есть блестящая идея для статьи или рекламного предложения, и вы хотите узнать, что думает ваш коллега, прежде чем начать.
С помощью электронной почты вы можете получить ответ типа «ОК. Это звучит хорошо ». Хотя этот ответ положительный, он не вызывает никаких опасений и не вызывает дополнительных предложений. Короче, это не очень полезный отзыв.
Однако телефонный звонок, который, по своей природе, требует не только быстрого, не обязательного ответа, позволит вам услышать тон голоса вашего коллеги, глубже погрузиться в нюансы вашей идеи, ответить на любые вопросы, которые есть у вашего коллеги, и В общем, получите более вдумчивый, откровенный отзыв.
5. Вы хотите построить отношения
Электронная почта отлично подходит для быстрого и эффективного общения. Но иногда вам нужно более личное общение - например, когда вы обращаетесь к новому удаленному коллеге или клиенту компании.
Конечно, вы можете написать прекрасное вступительное письмо. Но телефонный звонок может помочь вам передать теплоту и подлинность, которые не может получить электронная почта, и которые не могут помочь вам построить реальные отношения с человеком на другой стороне, вместо того, чтобы стать еще одним контактом электронной почты в его или ее адресной книге,
6. Вы не хотите записи разговора
К лучшему или к худшему, электронные письма навсегда сохраняются где-то там, готовые к цитированию или пересылке в любой момент.
Таким образом, если вам нужно обсудить конфиденциальную или конфиденциальную информацию, которая еще не принадлежит в письменной форме - например, слухи о слиянии компании или сотрудника, завербованного конкурирующей фирмой, - лучше всего позвонить по телефону.
Это также относится и к случайным разговорам, которые вы предпочитаете держать в секрете, например, когда вам нужна помощь от коллеги для удовлетворения просьбы в последнюю минуту и для объяснения обстоятельств ситуации, таких как: «Я не хочу вас спрашивать за услугу в 4:45 вечера, но мой менеджер отказался от предложения Смита, и мы должны собрать его сегодня вечером ».
Это может быть правдой и, безусловно, помогает объяснить контекст запроса, но это не совсем то, что должно вернуться к вашему менеджеру через переадресованную цепочку электронной почты. По телефону вы можете быть откровенным, не изменяя своим словам, попадая в неправильное место (ну, пока вы закрываете дверь офиса).
Аарон Квитткен, генеральный директор и управляющий партнер Kwittken, может подытожить это лучше всего: «Все, что вы должны дважды подумать об этом, все, что, по вашему мнению, может быть чувствительным, все, что, по вашему мнению, требует ваших навыков взаимоотношений… абсолютно обязательно вам нужно взять трубку».
