Неважно, работаете ли вы на крошечный стартап, огромную корпорацию или что-то среднее, хорошее общение и регулярный обмен информацией жизненно важны для успеха. Так же, как старая, как и сам бизнес, встречи призваны быть ценным способом, чтобы убедиться, что все упорно работать над одной и той же северной звездой.
И все же большинство из нас ненавидят их. Как вы, вероятно, знаете слишком хорошо, встречи часто приводят к обратным результатам и занимают намного больше времени, чем они того стоят. Нет ничего хуже, чем выходить из комнаты, задаваясь вопросом, на что вы тратите час, особенно в насыщенный день.
Но они должны быть такими? Нету. Чтобы максимально использовать любую встречу, которую вы планируете или посещаете, вам просто нужно сознательно избегать самого хлопотного времени. Нужна помощь? Мы собрали список приемов, которые вы можете использовать для более коротких и более продуктивных встреч, которые, скорее всего, будут полезны каждому.
1. Изгнать технические проблемы
Секунды, потраченные на технические сбои, могут быстро превратиться в минуты или, что еще хуже, занять половину совещания. Это особенно распространено, когда речь идет об общении с людьми, которых нет физически. Поскольку последнее, что кому-то нужно, - это сидеть без дела, пока вы пытаетесь подключить свой ноутбук к проектору, или слушать 10 минут «вы слышите меня сейчас?» От кого-то, кто присоединяется удаленно, предоставьте себе необходимые инструменты для все идет гладко
В дополнение к технологии совместного использования экрана и проецирования для всех на месте, необходимо надежное программное обеспечение, которое связывает вас с удаленными партнерами по команде. Бесплатная версия Skype Meetings - отличное решение, так как любой может быстро присоединиться с настроенным (и легко запоминающимся) URL-адресом с любого устройства - без необходимости тратить время на регистрацию учетной записи или копание набираемых номеров.
2. Планируйте короткие встречи
Традиционная часовая встреча может затянуться на то, что кажется вечным, с небольшим давлением, чтобы подвести итоги и двигаться дальше. Таким образом, планирование более короткой встречи может творить чудеса с эффективностью - просто нет времени терять!
При назначении встречи побудите себя быть по-настоящему честным о том, сколько времени это займет, и, возможно, запланировать немного меньше времени, чем вы думаете. Помните, что продолжительность встречи не всегда должна быть с шагом 30 минут, и что бритье, которое вам не нужно на пять или 10 минут, может быстро сложиться.
Совет для профессионалов: рассмотрите возможность установки таймера на свой компьютер, который каждый может увидеть во время встречи - наблюдение за временем отсчета поможет вам не сбиться с пути.
3. Установите конкретную повестку дня и придерживайтесь ее
Создание повестки дня может показаться устаревшей практикой, но на самом деле это один из наиболее полезных способов быстрого продвижения встречи. Подумайте об этом: если вы просто отправите приглашение обсудить «товарные предложения» без какого-либо другого контекста, каждый может прийти на встречу с разными идеями о том, что будет освещаться, и вы будете тратить время на одну и ту же страницу.
Вместо этого отправляйте повестку дня на день или два раньше времени и будьте настолько конкретны, насколько это возможно. Попробуйте следующий простой формат для каждой темы, которую вы хотите обсудить:
- Конкретная тема
- Что нужно подготовить до встречи
- Какие обновления будут предоставлены во время встречи
- На какие вопросы нужно ответить во время встречи
Особенно важно установить количество времени для каждой темы - это позволит вам быть честным в отношении того, что реально может вписаться в собрание, и даст вам свободу действий, чтобы продвигать людей вперед, когда наступит время для следующего пункта повестки дня.
4. Показать, не говори
На картинке написано 1000 слов - и это касается и собраний! Изображения, графики и диаграммы часто могут помочь вам четко общаться, а не говорить с каждой точкой, не говоря уже о том, чтобы сэкономить время.
Поэтому, когда вы готовитесь, подумайте о визуальных эффектах, которые могут облегчить передачу ваших мыслей. Зачем тратить время на объяснение обновления продукта, если вы можете продемонстрировать его вживую? Зачем пытаться придумать слова, чтобы поделиться сложной идеей, когда диаграмма может сделать это за считанные секунды?
Если вы находитесь в комнате со всеми своими коллегами, не бойтесь запрыгнуть и использовать доску или перевернуть компьютер, чтобы показать, над чем вы работаете. Если вы встречаетесь с удаленными людьми, это может быть сложнее, но такие продукты, как бесплатные Skype Meetings, часто предлагают множество инструментов для совместной работы, которые позволяют легко делиться визуальными мыслями и результатами на экране. Например, бесплатное средство загрузки PowerPoint для Skype Meetings (с интерактивными инструментами, такими как виртуальная лазерная указка) или функция общего доступа к экрану позволяет вам просматривать визуальные материалы, которые вы тщательно подготовили заранее, а инструмент виртуальной доски позволяет вашим коллегам обрисовывать идеи в режиме реального времени.
5. Знайте, как позволить всем взвеситься
Да, встреча должна быть посвящена совместной работе, но когда все пытаются высказать свое мнение, разговор может быстро стать длиннее, чем все предполагали. Итак, попробуйте найти творческие способы для всех, чтобы взвесить, не обязательно занимая время встречи.
Например, опросы или быстрое поднятие рук - это полезные способы избежать слишком большого количества мнений или дискуссий, которые быстро превращают всех в разговор друг с другом при попытке получить быстрый консенсус - расстраивающая трата времени. Если вы проводите виртуальную встречу, вы можете использовать встроенную функцию обмена мгновенными сообщениями, например, бесплатную версию продукта Skype Meetings, чтобы люди могли задавать вопросы, на которые нужно ответить в конце, или позволяли людям высказывать несрочные мысли для последующего наблюдения. после встречи.
6. Вырежьте встречи, которые вам на самом деле не нужны
Хотя может показаться, что вам нужно посещать каждое собрание, на которое вы приглашены, можно отказаться от того, что, как вы знаете, не будет полезным вашим временем. Если вы не представляете презентацию или она не тесно связана с чем-то, над чем вы работаете, то, возможно, будет лучше догнать ключевые моменты позже.
Помните, что хороший сотрудник и сильный партнер по команде знают, как расставлять приоритеты и быть продуктивными. Ваши решения и результаты влияют на всех, поэтому напомните себе, что то, как вы используете свое время, влияет и на вашу команду.
Не знаете, как любезно отказаться? Поговорите с организатором напрямую, чтобы сообщить ему или ей, что, несмотря на то, что вы цените зацикливание, вы находитесь в отличной ситуации, над которой работаете, и предпочли бы наверстать упущенное позже. Если организатор - ваш начальник, обязательно добавьте записку о вашем прогрессе и вашем конкретном плане продвижения вперед с чем-то вроде: «Я взволнован сегодняшним обсуждением, но все еще набираю цифры для Project Blue. Вы не возражаете, если я опущу голову и позже поймал заметки?
Встречи могут действительно быть лучшим временем, проведенным в вашем дне, если они продуманно спланированы и мастерски организованы. Эти трюки должны помочь вам попасть туда!
