Электронная почта заменила уличную почту для большого количества деловых и личных сообщений. Чтобы отправлять лучшие электронные письма, вам нужно знать несколько правил. Полиция по этике электронной почты не будет следовать за вами, если вы не будете следовать им, но они являются рекомендациями, которые помогут вам избежать ошибок, таких как оскорбление кого-то, когда вы не имеете в виду, и недоразумений, таких как обида, когда вы не предназначены для ,
Эти основные правила электронного этикета помогают нам всем лучше общаться по электронной почте, и это платит, чтобы узнать их.
01 из 25Сделайте второй взгляд перед отправкой сообщения
Введите один раз, посмотрите дважды и избегайте смущающих электронных писем, у которых неправильный текст перейдет к неправильному получателю или получателям. Так:
- Сделайте паузу через минуту после того, как вы заполните письмо.
- Посмотрите имена получателей.
- Прочтите сообщение электронной почты.
Только тогда вы должны выбратьпослать, Унция профилактики стоит фунта лечения.
В Gmail и нескольких других почтовых службах вы можете включить функцию «Отказ», которая дает вам пару секунд, чтобы отменить потенциальный ущерб даже после отправки ошибочного сообщения электронной почты. Если это не доступно, попробуйте оставить поле «Кому» пустым или ввести свой собственный адрес электронной почты, поэтому вам напомнят, что нужно сделать окончательный просмотр перед отправкой.
02 из 25Не по умолчанию Ответить все
Если «Ответить» хорошо, тогда «Ответить всем» должно быть лучше. Правда, правда?
Помните о входящих почтовых ящиках получателей и не отправляйте свой ответ тем людям, которые в нем не нуждаются.
03 из 25Держите электронные письма короткими
Не запугивайте получателей слишком большим количеством текста. Вместо этого создайте короткое и простое сообщение.
04 из 25Используйте функцию Quote Judiciously
Считаете ли вы, что цитирование исходного текста в ваших ответах по электронной почте - это большая работа? Это не так. Иногда это важно для непрерывности. Ваш получатель может не знать, на что вы отвечаете, но если вы укажете часть сообщения отправителя в своем ответе, ваше намерение будет ясным.
В большинстве случаев вы можете скопировать часть письма отправителя, а затем выбрать «Вставить как цитату» (или аналогичную формулировку) в свой ответ. Если сообщение отправителя было длинным, вам обычно не нужно указывать всю вещь.
05 из 25Создать эффективные текстовые темы электронной почты
Вы делаете глупые ошибки в своих вопросах электронной почты? Оказывается, ключ к получению ваших сообщений не должен быть умным. Вместо этого сосредоточьтесь на предоставлении нижней строке сообщения или суммировании сообщения. Не будьте многословными и не оставляйте ненужные слова. Если вы хотите, чтобы получатель совершил какое-либо действие, скажите так в строке темы.
06 из 25Очистка почтовых сообщений перед их отправкой
Экспедирование электронных писем - отличный способ обмена идеями, но убедитесь, что оригинальная идея не потеряна в обфускации. Совершенно верно использовать тяжелую руку для редактирования частей цепей электронной почты, которые не применяются к получателю пересылки - пока удаленные части не изменят намерение сообщения.
07 из 25Когда в сомнении, отправьте обычную электронную почту, а не Rich HTML
Не все могут получать ваши отформатированные электронные письма. Некоторые могут даже раздражаться. Чтобы быть в безопасности, а не извиняться, отправляйте текстовые электронные письма в случае сомнений. Это особенно важно в бизнес-условиях, где время может быть ограничено.
08 из 25Не пересылайте сообщения об адресах электронной почты
Вероятно, вы подозреваете, что в своем почтовом ящике вы видите слишком увлекательную электронную почту. Не делайте ошибки пересылки по электронной почте любой истории, которую вы не исследовали самостоятельно и подтвердили, что это правда.
09 из 25Не распространяйте вирусы
Убедитесь, что вы не распространяете черви и вирусы по электронной почте или не являетесь носителем распространения спама. Все это может быть вызвано вредоносными сообщениями электронной почты. К счастью, есть защита: используйте антивирусное программное обеспечение, обновляйте его и сканируйте отдельные файлы бесплатно.
- Лучшие антивирусные программы для Windows
- Лучшие антивирусные программы для Mac
- VirusTotal для сканирования файлов и URL-адресов в Интернете
Объясните, почему вы перешли
Лучшее общение улучшает отношения. Чтобы пересылать электронные письма и ссылки таким образом, чтобы делиться соответствующей информацией и поддерживать связи, пропишите по электронной почте вверху, почему вы думаете, что получатель найдет интересующую вас информацию.
11 из 25Пусть люди знают, что их электронная почта была получена
Фильтры-фильтры приветствуются дополнениями к службам электронной почты, но они не идеальны. Иногда они набирают важное электронное письмо. Позаботьтесь об этом, и вы сообщите им, что получили электронную почту.
12 из 25Спросите перед отправкой огромных вложений
Не засоряйте системы электронной почты, отправляя огромные вложения или делайте это только с разрешения.
13 из 25Обсуждение одного предмета только по электронной почте
Сделать мир менее запутанным. Попытайтесь говорить только по одному вопросу на сообщение. Для другого вопроса запустите новое электронное письмо.
14 из 25Вопросы пунктуации
Запятая, двоеточие, дефис и точка с запятой - все существуют по определенной причине: они облегчают понимание предполагаемого значения предложения. Не делайте жизнь более сложной и, возможно, менее интересной для получателей ваших писем. Обратите внимание на пунктуацию.
15 из 25Использовать сокращенные сокращения
DYK? Не все знают каждый аббревиатур, и эти сокращения не сохраняют столько времени. Таким образом, используйте несколько, если есть акронимы, и только если вы уверены, что получатель знает их смысл. Грустно заставить кого-то запустить поиск по вашему адресу.
16 из 25Изменение размера изображений в удобных пропорциях для электронных писем
Когда ваши фотографии выглядят хорошо в вашей электронной почте, вы хорошо выглядите. Храните прикрепленные изображения электронной почты не больше, чем экран, изменяя их в стиле - онлайн и бесплатно.
17 из 25Написание во всех Caps Is Shouting
Не кричите в своих письмах, если вы не хотите. Текст, заданный во всех прописных буквах, интерпретируется как кричащий, и его также трудно читать.
18 из 25Будьте осторожны с иронией в электронных письмах
Нет, действительно! Я серьезно. Честно!
Средство, которое предлагает небольшой контекст, такой как электронная почта, не подходит для иронии и сарказма, даже если вы знаете получателя.
19 из 25Поймайте опечатки, распечатав свои письма
Для важных, формальных писем или любовных писем, посвященных карьере, распечатайте черновик до щелчкапослать.
На печатной копии и с карандашом в руке вы можете часто находить опечатки или неуместные запятые, которые не были обнаружены вами или вашей проверкой орфографии. Работа / отношения, которые вы сохраняете, могут быть вашими.
20 из 25Установка системных часов
Убедитесь, что вы не отправляете сообщения с 1981 года или 3078.
21 из 25Когда в сомнении, закончите электронную почту с помощью «Спасибо»,
Если вы не знаете, как попрощаться в конце письма, есть одна вещь, которая будет почти всегда уместна. Благодарю.
22 из 25Где разместить свою подпись
Без строки, которая говорит «знак здесь», как вы решаете, где разместить свою подпись электронной почты? Поместите это прямо под концом вашего текста.
23 из 25Удивление «Как это сделать при написании?» Используйте "That"
Вы заметили, как люди, которые вы прекрасно понимаете, когда слушаете их, становятся загадочными и многословными, когда они начинают писать?
Не будь такими, как они. Скажите это так, и говорите это так же, как и в личном разговоре. Сейчас не пора поразить их своим владением английским языком. Иди короткую и сладкую.
24 из 25Сжатие файлов
Маленький красив, по крайней мере, когда дело доходит до вложений электронной почты. Поэтому делайте файлы меньше, прежде чем отправлять их по электронной почте.
25 из 25Избегайте сообщений «Me Too»
«Мне тоже» недостаточно контента, чтобы гарантировать электронную почту. Это раздражает. Подождите, пока у вас есть что добавить в беседу, чтобы ответить.
