Больше не считается сумасшествием носить джинсы на рабочем месте или пить напитки с боссом в нерабочее время, но когда дело доходит до использования смайликов в электронной почте, линии становятся немного размытыми.
Может быть трудно ориентироваться в тонкостях профессионального этикета электронной почты. Но это, скорее всего, основной способ связи с вашим начальником и коллегами (кроме того, вы знаете, лично). А это значит, что каждое отправленное вами сообщение - это шанс произвести хорошее впечатление … или плохое.
Вот девять правил работы электронной почты, которым вы должны следовать - если вы хотите сохранить свою репутацию в Интернете в целости и сохранности.
1. Начните с сплошной предметной линии
Если вы отправляете электронное письмо одному из ваших начальников, имейте в виду, что они, вероятно, содержат сотни сообщений в своем почтовом ящике.
Так что же делает ваш босс с большинством из них? Либо нажмите «Удалить», либо пометьте их для дальнейшего использования (и никогда не читайте их). Это означает, что у вас есть только один шанс привлечь их внимание: заманчивая тема может помочь убедиться, что они действительно откроют ее.
2. Следи за своими словами
Вы когда-нибудь получали текстовое сообщение, которое закончилось точкой? Если это так, то вы, вероятно, думали, что человек, который послал его вам, был зол на вас (хотя они действительно просто пытались использовать правильную пунктуацию).
Это потому, что используемые вами слова могут мгновенно успокоить или расстроить кого-то. Избегайте использования таких слов, как «эй» или «срочно», и вместо этого используйте «вы» или «сегодня». (Смущен? Больше объяснений ниже.)
3. Пишите как редактор
Возможно, вы не пишете студенческую газету, но это не значит, что вы не получаете оценку. Плохая грамматика, орфографические ошибки и даже отсутствие введения, тела и заключения заставляют вас звучать так, как будто вы пытаетесь добраться до нуля, не быть ответственным сотрудником.
4. Будь вежлив со временем человека
Если вы собираетесь отправить кому-то электронное письмо, сообщите ему, почему вы его отправляете.
Если, например, вы прикрепляете презентацию, скажите им, что именно вы хотите, чтобы их следующие шаги были (вам нужно их одобрение? Вы хотите, чтобы они добавили слайд?). Если вы собираетесь кого-то в CC, скажите им, почему они были включены.
5. Используйте Emojis осторожно
Вот что касается смайликов: не каждый их фанат. Даже если вы работаете в непринужденной обстановке, значительный процент работающего населения по-прежнему считает их непрофессиональными. Не рискуйте, если вы не уверены, как это будет получено.
6. Прикрепите приложение
Это звучит очевидно, но мы все были виновны в этом нарушении электронной почты не раз.
Прежде чем нажать «Отправить», проверьте: вложили ли вы вложение, которое, как вы сказали, прикрепите? (Скажите, что в 10 раз быстрее.)
7. Прибей свой выход (без обычного «лучшего»)
Вы должны закончить свою электронную почту, подписавшись, но это не значит, что вы должны говорить «лучше» или «спасибо» в конце каждого сообщения (особенно если у вас нет ничего, за что можно было бы поблагодарить).
Вместо этого выбирайте приветствие, которое профессионально, но функционально. Попробуйте «С уважением», «С уважением» или «Я поговорю с вами в ближайшее время».
8. Используйте профессиональную подпись (даже на вашем телефоне)
Если вы только что создали профессиональное, хорошо написанное электронное письмо, почему вы хотите закончить его «Отправлено с моего iPhone»? Вместо этого выберите простую привлекательную подпись, которая включает в себя ваше название, ваши профили в социальных сетях, ваш сайт и, возможно, даже изображение вашего лица.
9. Знайте, когда не отправлять электронную почту
Конечно, независимо от того, насколько хорош ваш этикет, это все напрасно, если вы пишете что-то по электронной почте, что вы не должны быть.
Например, если вам нужен сверхбыстрый ответ от кого-то, позвоните ему. И если вы хотите попросить своего босса о повышении, назначьте встречу (вы не хотите, чтобы этот разговор по электронной почте).
Если вы будете следовать этим девяти правилам, вы почти всегда будете читать ваши письма и отвечать на них. И, эй, вы просто можете произвести хорошее впечатление на своего босса, пока вы на нем!
