Существует несколько способов преобразования формы в отчет в Microsoft Access 2013. Если вы хотите, чтобы отчет выглядел точно так же, как форма, процесс чрезвычайно прост. Если вы хотите иметь возможность манипулировать данными после преобразования, усилия лишь немного больше задействованы.
Причины преобразования формы 2013 года в отчет
- Наиболее распространенная причина преобразования формы в отчет - это создать что-то, что легко распечатать, со всеми данными, которые может предоставить отчет.
- Формы показывают все, что было введено для записей, позволяя вам видеть, что было введено и какие (если есть) поля были выделены серым цветом. Формы дают представление о том, как пользователи вводят информацию. Если вы видите четкую картину ошибок, недостающую информацию или дубликаты данных, возможность распечатывать отчет, который показывает источник ввода данных, дает вам наиболее точное представление о том, что пошло не так и где.
- В других случаях вам может понравиться, как все выглядит в отчете, и вы хотите иметь возможность работать с данными таким образом, который уже знаком вам или вашей аудитории. Работа над редактируемым отчетом делает данные доступными для слайд-шоу, конференций и раздаточных материалов.
Различные типы конверсий
Существует два основных способа преобразования формы в отчет:
- Тот, в котором данные являются статическими и отображается, когда вы хотите распечатать
- Один, в котором данные активны, и их можно манипулировать для организации отчета, как вы хотите, чтобы он выглядел перед его печатью
Хотя очевидно, почему вы хотите печатать статические данные из формы, менее очевидно, почему вы хотели бы иметь возможность манипулировать данными. Учитывая, сколько времени занимает создание формы по сравнению с созданием отчета, вероятность того, что форма является презентабельной, но вы не хотите изменять способ, которым она выглядит только для одного отчета. Если вы просто хотите изменить данные, Microsoft Access 2013 позволяет вам манипулировать преобразованной формой, чтобы отчет выглядел так, как вам нужно, чтобы смотреть, не тратя много времени на повторное создание формы в виде отчета.
Преобразование формы для печати
Процесс преобразования формы, чтобы вы могли распечатать его в виде отчета, относительно просто.
- Откройте базу данных, содержащую форму, которую вы хотите использовать.
- Откройте форму для преобразования.
- Идти кфайл> Сохранить как > Сохранить объект как.
- Перейдите в раздел Сохранить текущий объект базы данных и нажмите Сохранить объект как.
- Введите название отчета в Сохранить «Субъект списка кампаний»: во всплывающем окне.
- + Изменить Как от форма в отчет.
- Нажмите Хорошо для сохранения формы в виде отчета.
Откройте отчет и просмотрите его, чтобы убедиться, что он отображается так, как вы хотите, перед печатью. Когда вы будете готовы, нажмите Отчет по объектам под База данных и выберите отчет.
Преобразование формы в отчет, который может быть изменен
Преобразование формы в отчет, который вы можете изменить, немного сложнее, потому что вы должны знать, какой вид вы используете, когда сохраняете отчет.
- Откройте базу данных, содержащую форму, которую вы хотите использовать.
- Щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите конвертировать, и нажмите Просмотр дизайна.
- Идти файл> Сохранить как > Сохранить объект как.
- Перейдите в раздел Сохранить текущий объект базы данных и нажмите Сохранить объект как.
- Введите название отчета в Сохранить «Субъект списка кампаний»: во всплывающем окне.
- + Изменить Как от форма в отчет.
- Нажмите Хорошо.
Теперь вы можете внести коррективы в отчет без запуска с нуля или сохранения новой версии формы. Если вы считаете, что новый взгляд должен стать постоянным, вы можете обновить форму в соответствии с изменениями, внесенными вами в отчет.
