Иногда вам приходится писать жесткие электронные письма.
Вам необходимо поделиться отзывами с кем-то в другом офисе, или не согласиться с заинтересованными сторонами, или сказать кому-то, что они напутали - и организация звонка или личной встречи была бы чрезмерной реакцией (и риск сделать ситуацию еще большей сделкой),
Тем не менее, когда самые добрые ноты могут быть неверно истолкованы, ставки еще выше, когда вам есть что сказать критическое.
Как человек, который работает удаленно - я постоянно пишу людям отзывы. И хотя я делал это сотни раз, я все еще чувствую небольшую ямку в животе, когда пишу, что чья-то работа нуждается во многих изменениях.
Но люди часто отвечают гораздо более позитивно, чем я мог себе представить. Я доверяю формуле, которую я использую, которая делает резкие электронные письма настолько добрыми и полезными, насколько это возможно.
Вот как это ломается:
Строка 1: Скажи что-нибудь дружелюбное
Когда вы пишете начальную строку (то есть после приветствия), может быть полезно представить, что это разговор. Если кто-то подходит к вам и ныряет прямо в точку, вы отстанете.
Вот почему такая строчка, как прошли выходные? или я надеюсь, что эта заметка хорошо вам покажется, как бы излишне она ни казалась, помогает начать с правильной ноты.
Строка 2: Спасибо ему или ей
Если это применимо, приятно отметить усилия другого человека. Вы не хотите погружаться прямо в то, что они сделали неправильно, не признавая время, которое они потратили на то, что они послали.
Это так же просто, как: Большое вам спасибо за это.
Строка 3: укажите на что-то положительное
Никто не хочет чувствовать себя идиотом (или, как вы думаете, они глупы). Итак, хотя вы не хотите биться вокруг куста, важно выделить время, чтобы указать на одну из сильных сторон работы другого человека.
Попробуйте, я вижу, к чему это приведет. Например, вы можете сказать в прямом отчете, что вы можете увидеть, как реализованная ими стратегия поможет команде работать лучше. Или, вы можете сказать коллеге, что они проделали большую работу по решению основной проблемы клиента.
Конечно, важно сохранить этот комментарий честным. Вы должны упомянуть кое-что, что действительно полезно, и вы не должны так хвалить похвалу, чтобы остальная часть вашего сообщения полностью ослепила получателя.
Основная часть письма: прохождение изменений (и результатов)
Хотите верьте, хотите нет: люди ценят знание того, почему вы решили действовать по-другому. Это нелогично (потому что, кто хочет услышать, как они запутались в деталях?), Но в действительности это показывает, что у вас есть высокое мнение о них.
Это показывает, что вы не согласитесь с ними только ради этого. Кроме того, это показывает, что вы думаете, что они достаточно умны, чтобы учиться на обратной связи и реализовывать ваши ожидания в будущем.
Чтобы избежать чрезмерного уточнения того, что пошло не так, ограничивайтесь предложениями, которые следуют формату …. И если у вас есть более одного изменения, используйте пули.
Это выглядит так:
Или же:
- Вы увидите, что мы сделали некоторые изменения в питч-колоде, основываясь на отзывах руководства.
- В связи с этим, я хотел бы видеть эти изменения в других аспектах презентации, потому что мы хотели бы, чтобы они были последовательными.
Последняя линия
Всегда заканчивайте, спрашивая, можете ли вы уточнить что-либо или ответить на любые вопросы.
Хотя, пожалуйста, дайте мне знать, если я могу ответить на какие-либо вопросы, это может показаться очевидным, но это служит цели. Это делает весь дух вашей электронной почты более совместным.
Внезапно из слов «вот изменения - период» следует «вот изменения - вы дадите мне знать, если какой-то из них не имеет смысла?». Это показывает, что вы все еще цените мнение другого человека.
Затем все, что у вас осталось, это подписание - подойдет любой стандартный выход (лучше, искренне, спасибо!).
Собираем все вместе
- Пример изменения и как это даст положительный результат
- Если применимо: пример изменения два и как это даст положительный результат
- Если применимо: пример изменения три и как это даст положительный результат
Теперь, когда вы составили действительно конструктивную обратную связь, уделите минутку, чтобы подумать о вашей теме. Может быть, все, что вам нужно, это нажать на ответ, но может случиться так, что небольшое изменение повлияет на весь тон. (Знаете ли вы, что «сегодня» предпочтительнее «срочного»? Подробнее об этом - и других словах, которые следует избегать - здесь.)
Не каждое сообщение, которое вы отправляете, будет переполнено похвалой - и это нормально. Если вы найдете время, чтобы написать это вдумчиво, это будет иметь большое значение.
