Был ли когда-нибудь один из тех дней, когда после девяти часов работы в офисе вы все еще не выбили какой-либо важный элемент из своего списка дел? Когда вы чувствуете, что можете работать продуктивно - если бы вы работали в тихом, без отвлекающих внимание ящике и не были засыпаны электронными письмами, телефонными звонками и сообщениями коллег по работе каждые 30 секунд?
Но, конечно, это не так. Большинство из нас, молодых специалистов, сидят в маленьких загроможденных кабинах, окруженных десятками других молодых специалистов в маленьких загроможденных кабинах, и изобилуют непрекращающимися цифровыми помехами наших телефонов, компьютеров и ежевики.
Это едва ли лучшая среда для работы. Итак, как мы можем отстранить офисные отвлекающие факторы, пристегнуться и действительно добиться цели? Вот шесть простых решений.
1. Освободить себя от электронной почты
То, что вы получаете тонны электронной почты каждый день, не означает, что вам нужно быть привязанным к Outlook (или Entourage или Gmail). На самом деле, постоянный доступ к электронной почте может сделать вас менее продуктивным.
Одно простое изменение: не открывайте электронную почту на мониторе весь день. Вместо этого отключите все свои оповещения и приложите согласованные усилия, чтобы проверять сообщения только в запланированное время (я проверяю свои сообщения примерно раз в час). Если это заставляет вас нервничать - если ваш начальник часто общается по электронной почте или у вас есть клиент, который нуждается в действительно немедленных ответах - вы можете настроить, как Outlook предупреждает вас, так что только большие вещи привлекают ваше внимание.
2. Не поднимай трубку
То, что он звонит, не означает, что вы должны на него ответить. Если вы потратили час на подготовку отчета для вашего босса и получили звонок с неизвестного номера, переведите его на голосовую почту. Если вы не ожидаете звонка, не стоит прерывать фокусировку. Поверьте мне, если это важно, звонящий оставит сообщение, и вы всегда можете перезвонить.
Вы также избавите себя от стресса от неподготовленности к звонку - если вы часами набираете номер, а место звонков вызывает позднюю доставку, вы будете более взволнованы, если ответите сейчас, чем если остановите перефокусируйтесь и перезвоните позже, после того, как вы отыщете информацию об отправке.
3. Сигнал вашим коллегам
Социальная атмосфера - одна из лучших вещей в работе в офисе, но она также и одна из самых отвлекающих. Один из способов противостоять этому - настроить систему со своими коллегами, чтобы вы все знали, когда не надоедать друг другу. Это легко, когда у вас есть дверь офиса, которую вы можете закрыть, но если у вас ее нет, придумайте собственный сигнал, который говорит: «Пожалуйста, не перебивайте меня прямо сейчас».
Это может быть так же просто, как надеть наушники (даже если вы не слушаете музыку) или прикрепить ваш любимый настольный аксессуар к монитору. Просто имейте в виду, что это работает, только если вы делаете себя доступным в течение дня - иногда людям действительно нужно ваше внимание.
4. Быть физически организованным
Теперь вам не обязательно хранить бумажный стол без бумажных принадлежностей или кодировать цвета папками, но если вы организованы - каким бы способом вы ни работали - и вы могли что-то найти, вы будете более продуктивными. (Мой стол может выглядеть как коробка пост-заметок, взорвавшихся по всей его поверхности, но у меня есть система, я клянусь!) Никто не любит тратить 10 минут на поиск минут встречи на прошлой неделе, когда вы должны печатать повестка дня этой недели.
Это также место, где технологии действительно могут помочь. Мне гораздо проще записывать файлы в цифровом формате, поэтому я стараюсь сканировать все и сохранять их на общем диске моей компании. Таким образом, если я разговариваю по телефону с клиентом и мне нужно перепроверить контракт, я могу просто подтянуть его на своем экране - нет необходимости останавливать ее, пока я обыскиваю свою кабину справа папка.
5. Отвлекайся!
Люди часто фокусируются на устранении отвлекающих факторов, таких как Facebook, сайты онлайн-покупок и потоковая передача мультимедиа на рабочем месте. Но как бы ваш начальник не хотел, чтобы вы сгорбились за клавиатурой, уставившись на эту таблицу все восемь (или более) часов в день, это не сделает вас более продуктивным.
Фактически, недавнее исследование показало, что «просмотр веб-страниц может на самом деле освежить утомленных работников и повысить их производительность по сравнению с другими видами деятельности, такими как личные звонки, текстовые сообщения или электронные письма, не говоря уже о работе без перерыва».
Итак, продолжайте: потратьте 15 минут, чтобы наверстать упущенное в сплетнях с Гоукером, или просмотреть информацию о новичках в JCrew. Перерыв сделает вас еще более продуктивным, когда вы снова сосредоточитесь на задачах.
6. Вести рабочий журнал
Наконец, и самое главное, выясните, как лично вы работаете лучше всего. Попробуйте записать все, что вы делаете в течение дня, и сколько времени это займет у вас - вы, вероятно, будете удивлены.
Я начал вести рабочий журнал, чтобы подсчитать, сколько моего дня занято административными задачами и сколько осталось посвятить долгосрочным проектам. Но это также привело к тому, что мне показали мои рабочие схемы - например, что я получаю большую часть работы во второй половине дня. Признание этого помогло мне установить лучший график: теперь я работаю допоздна, вместо того, чтобы приходить пораньше, и я, как правило, могу повысить производительность в день.
Не всегда легко отстранить отвлекающие факторы, но просто подумайте: чем продуктивнее вы сейчас работаете, тем быстрее вы выйдете из кабины и попадете в офис, где сможете закрыть дверь.
