Я знаю, что есть миллион и один способ управлять своими ежедневными задачами с помощью технологий. И хотя я обычно очень ценю цифровые решения, я всегда был человеком, который управляет моим списком дел с помощью старой доброй ручки и бумаги. Мало того, что это помогает мне быть действительно эффективным в течение моих напряженных школьных школьных дней, расставлять приоритеты в моих задачах и работать, даже когда у меня нет данных о ячейках, но нет буквально ничего более удовлетворяющего, чем вычеркивание выполненной задачи из реальной задачи сделать список.
Если у вас возникли проблемы с поиском организационной системы, которая работает для вас, или вы просто хотите избавиться от цифрового беспорядка и вернуться к основам, то я бы рекомендовал попробовать этот метод! Вот как это сделать.
1. Получите настоящий, распечатанный планировщик
Очевидно, что первым шагом в этом является получение инструментов, которые работают на вас. Важно использовать планировщик в печатном виде, который соответствует вашей организационной структуре и стилю работы. Например, я использую планировщики Поппина, потому что они отображают еженедельное расписание слева и выровненную бумагу справа, они помещаются в мой кошелек, и они довольно дешевы.
Мне нравится видеть целую неделю на одной странице, но если вам нравится другой тип просмотра, посмотрите Moleskine, который имеет множество различных форматов, или - если вы хотите получить аналог с вашими покупками - отправляйтесь в местные Barnes & Noble и просмотрите его огромный выбор, пока не найдете подходящий вариант.
2. Перечислите все ваши главные обязательства на неделю
Я всегда начинаю с перечисления всех основных обязательств, которые у меня есть в моем еженедельном графике, просто чтобы понять, что мне нужно планировать. Мне нравится включать как личные, так и профессиональные задания и события, чтобы по-настоящему получить полное представление о неделе.
Например, если мне нужно подготовиться к большому собранию в среду, но я должен прекратить работать в 18:00 во вторник, чтобы присутствовать на праздничном ужине, тогда я буду знать, что мне, вероятно, придется работать допоздна в понедельник.
3. Запишите и расставьте приоритеты для ваших задач
Как только я начал заполнять календарь своими основными обязательствами, я делю бумажную часть моего планировщика на четыре поля: верхнее правое поле представляет важные / несрочные задачи, верхнее левое - важные / неотложные задачи, и нижние два поля, представляющие неважные / несрочные и неважные / неотложные задачи.
Затем я выписываю все задания, которые мне нужно выполнить за неделю, и обязательно перечисляю их в соответствующих полях. Например, «оплатить счет кредитной картой» всегда указывается в поле «важные / срочные», а «покупать зимнее пальто» - в значимых / несрочных.
Это функционирует как встроенная система приоритизации, потому что заставляет меня определить, над чем мне нужно работать и когда.
Это также важно для обозначения задач, которые не важны / срочны, которые я часто буду расставлять по приоритетам над важными, долгосрочными вопросами, если я не буду осторожен. Например, в этом семестре я работаю над тремя долгосрочными исследовательскими работами, которые никогда не кажутся такими актуальными, как завтра, и могут легко потеряться в шуме полного списка дел. Эта система расстановки приоритетов вынуждает меня признать работу над документами важной и начать писать ее заранее.
4. Составьте расписание на день (и укажите время простоя)
Все это еженедельное планирование хорошо, но как это помогает мне понять, что на самом деле делать в данный день? Каждое утро я вытаскиваю чистый лист бумаги (я использую белую бумагу для принтера, но вы также можете взять блокнот, если хотите немного разобрать процесс) и делать три вещи.
Во-первых, я записываю время дня с 8:00 до 23:00 с 30-минутным интервалом и включаю любые встречи, занятия и личные обязательства, которые у меня есть. Затем я смотрю на своего еженедельного планировщика и вытаскиваю задачи, которые хочу выполнить в этот день, стараясь вытащить хотя бы один предмет из каждой из моих четырех коробок. Наконец, я вставляю все задачи в свой календарь, заполняя время вокруг собраний.
Поскольку на практике задачи обычно выполняются дольше, мое практическое правило заключается в том, чтобы предусмотреть в 1, 5 раза больше времени, которое, я думаю, мне понадобится, просто для того, чтобы убедиться, что я могу вписаться во все. Я также всегда стараюсь увеличивать время простоя в ранний вечер и час, чтобы пойти в спортзал, оба из которых мне нужно, чтобы сохранить мое здравомыслие!
5. Вычеркнуть
Это моя любимая часть процесса: вычеркивать задания, когда я их заканчиваю. Я люблю использовать цветные ручки, просто чтобы сделать вещи немного веселее. Обычно я отслеживаю свое ежедневное расписание, а затем вычеркиваю все элементы из моего еженедельного списка дел в конце каждого дня.
6. Перенос незавершенных предметов
В конце недели важно убедиться, что все незавершенные предметы перенесены на будущие недели, чтобы они не проскальзывали сквозь трещины. В воскресенье вечером я обычно сажусь за красную ручку и вычеркиваю незавершенные предметы по одному, решая, «отменить» их или перенести их на будущие недели. Одна из прелестей планировщика бумаги заключается в том, что вы действительно можете выдвигать задачи, на которые у вас нет времени, потому что вы можете записывать их там, где хотите - я просто перенес свою строку «праздничные покупки» в первую неделю декабря, потому что Я знаю, что до этого у меня не будет времени.
Я знаю, что этот процесс может показаться сложным, но тратя всего 20 минут в день на планирование, можно сэкономить часы. Я знаю, что я особенно склонен тратить короткие блоки (например, 30 минут между уроками), если я не продумал, что я хочу делать, но если я уже составил свой график, то мне не нужно думать дважды о том, что я должен делать со своим временем.
Надеюсь, что это поможет вам избавиться от некоторой усталости от принятия решений и сделать больше вещей.
