Когда дело доходит до электронных писем, я склонен быть довольно многословным.
Я живу с сильным страхом оказаться слишком прямым или холодным, и во всех этих лишних словах, тонкостях и (смущающе) восклицательных знаках есть что-то, что заставляет меня звучать немного теплее и дружелюбнее.
Но вот в чем дело: я, в конечном счете, трачу свое время впустую - вместе со временем, когда человек читает мое сообщение.
Никто не хочет тратить свою драгоценную умственную энергию, пробираясь сквозь пух, чтобы достичь своей цели. Итак, если у вас есть слабость в своем сердце для разговоров и цветочного языка, как у меня, как вы можете урезать свои собственные сообщения до материала, который действительно имеет значение?
Вот четыре действенных совета, которые мне помогли:
1. Вырежьте слова и фразы-наполнители
Скорее всего, вы добавляете фразы-наполнители в свои электронные письма.
Не веришь мне? Напечатайте письмо коллеге и посмотрите, сколько раз вы добавили слова «я думаю». Хотя это помогает смягчить ваш язык, это совершенно не нужно. Предполагается, что это то, что вы думаете, так как вы тот, кто пишет сообщение.
То же правило справедливо и для слова, подобного «просто». Мы все добавляем его сюда и там. Но, в большинстве случаев, это может быть вырезано полностью.
Когда дело доходит до фильтрации любого другого беспорядка, который может быть скрыт, есть еще один совет от моего бывшего преподавателя журналистики, который все еще остается со мной: посмотрите, где вы включили запятые. Часто они следуют за классификатором, который вы можете удалить. Вы знаете, такие вещи, как «Само собой разумеется», «Однако», «Действительно» или даже «Вы знаете», которые я использовал, чтобы начать это самое предложение.
2. Используйте Bullet Points
Включение необходимого контекста - это одно. Но, особенно в электронных письмах, заманчиво пойти за борт и наполнить ваше сообщение всевозможными нерелевантными деталями.
Вот почему использование маркеров может быть очень полезным - они заставляют вас быть более краткими и прямыми в написании. Испытайте себя, чтобы определить, есть ли какие-либо параграфы, которые лучше превратить в сокращенный список.
Несмотря на то, что вы не хотите, чтобы вся ваша электронная почта представляла собой бесконечный список маркеров, разбивка нескольких больших кусков текста может помочь сделать вашу заметку короче (и гораздо более организованной).
3. Направляйте людей к соответствующим документам
Время от времени информация, которую вы отчаянно пытаетесь втиснуть в свою электронную почту, уже записана в другом месте - будь то документ, презентация, веб-сайт или что-то еще целиком.
Вам не нужно изобретать велосипед. Таким образом, если вы можете найти дополнительный ресурс, который уже предоставляет всю эту необходимую информацию, обратитесь к получателю, а не пытайтесь обобщить ее.
4. Пропустить небольшой разговор
Если вы похожи на меня, вы взглянули на этот совет и подумали, что вы издеваетесь? Пропуск этих шуток наверняка превратит меня в офисного монстра!
Я понимаю, откуда вы пришли - предвосхищение каждого из моих сообщений дружественным вопросом кажется вежливым поступком. Но чаще всего он остается без ответа в любом случае. Это та самая ненужная часть, которую большинство людей просто приукрашивают.
Не стесняйтесь говорить быстро и приятно: «Надеюсь, у вас все хорошо!» Однако, вероятно, лучше всего нажать кнопку возврата на что-то еще.
Эти хитрости в действии
Хотите доказательства того, что эти советы действительно работают? Посмотрите на приведенные ниже примеры, чтобы увидеть, как второе электронное письмо имеет тот же смысл, что и первое, с гораздо меньшим количеством слов.
- В этом квартале продажи снизились. Как мы можем представить это не слишком негативно?
- Презентация может быть сильнее, если мы перевернем заказ. Как вы думаете?
Это первое письмо составляет 198 слов. Второй? Это сжатые и упрощенные 93 слова, означающие, что первое сообщение более чем вдвое длиннее второго.
Имейте в виду, что к некоторым сообщениям будет легче применить эту тактику, чем к другим. И вы, вероятно, не сможете разрезать каждый написанный текст пополам.
Но не позволяйте этому обескураживать вас. Вместо этого, помните, что само по себе стремление быть более эффективным и действенным в вашем письменном общении - это действительно самое важное. Пока это то, что вы продолжаете осознанно осознавать, ваши электронные письма обязательно будут улучшаться.
