Я всегда смеюсь, когда действительно влиятельные люди говорят что-то вроде: «О, я получаю более 600 писем в день», потому что это звучит так ужасно, даже для скромного хвастовства. Но что может быть еще печальнее? Вероятность того, что ваши письма увидят и ответят такие люди, не так уж высока.
Но есть несколько простых правил, которым вы можете следовать, чтобы повысить вероятность не только чтения ваших писем, но и получения ответа. Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо высокопоставленному руководителю вашей компании или важному профессиональному контакту, следуйте этим правилам.
Обратите внимание на время суток
Электронная почта хороша, потому что это похоже на ненавязчивый способ завладеть кем-то. Мысль гласит: «Неважно, когда вы отправите электронное письмо, они получат его, когда у них будет свободное время». Но это не совсем так. На самом деле, у всех нас есть шаблоны использования электронной почты, где мы смотрим и отвечаем на электронные письма в определенные часы пик. А получение вашего сообщения в папку «Входящие», когда кто-то активно пишет по электронной почте, означает, что у вас есть лучший шанс быть замеченным
Обычно лидеры, как правило, проверяют электронную почту рано утром или поздно вечером, так как они заняты на собраниях большую часть дня, так что это хорошее место для начала. Если вы не получили ответ от кого-то через неделю, попробуйте отправить письмо снова, но в совершенно другое время суток.
Быть Коротким
Не начинайте электронную почту с длинных рассуждений о том, кто вы есть, где вы нашли чей-то адрес электронной почты или историю своей жизни. Просто перейдите прямо к этому. В журналистике существует концепция помещения всех существенных элементов истории в поле, а не погружение их вглубь пятого абзаца. Сделайте то же самое здесь.
И буквально, сохраняйте свою электронную почту как можно меньше слов. Очень длинное электронное письмо будет сканироваться так быстро, что практически нет шансов на то, что ваша истинная причина отправки электронного письма будет раскрыта. На этой ноте:
Будьте ясны о том, что вы просите
Я получаю электронные письма все время, когда я заканчиваю читать, и говорю себе: «Я понятия не имею, чего хочет этот человек». Важно иметь цель или желаемое действие от вашего читателя, потому что, если кто-то не знает, чего вы хотите, он или она скорее всего не ответит. Так в чем же цель? Вы хотите, чтобы человек встретился с вами? Вы хотите, чтобы он связал вас с кем-то? Или вы просто хотите, чтобы она нажала на ссылку, чтобы узнать больше о чем-то? Удостоверьтесь, что вы специально упомянули, что вы хотите, чтобы действие было. И будьте вежливы, насколько это возможно.
Сделать это о них
У занятого человека нет времени читать о том, что делает ваша компания, каков ваш поиск работы или что вам действительно нужно сейчас для вашего бизнеса. Вместо того, чтобы посвящать себе много слов, расскажите о другом человеке. Что вы можете сделать, чтобы помочь ему? Почему ответ будет полезным или легким для нее? Я редко отвечаю на электронную почту, где человек в двух параграфах рассказывает о том, что его компания делает в мучительных подробностях. Но если человек может быстро сказать мне, как она облегчит мою жизнь, то я склонен больше учиться.
Предметные линии Материя
Мы уделяем так много времени нашим электронным письмам, что часто забываем о теме. Но сюжетные линии для личных писем так же важны, как и для маркетинговых писем (в которых мы кропотливо зацикливаемся на словах и лихорадочно тестируем различные варианты, чтобы увидеть, что работает лучше всего).
Легко просматривать или игнорировать общие сюжетные линии, поэтому вот некоторые, которых я бы полностью избегал:
- Вступление
- Привет от Эллиотта
- После
- Отличная встреча с вами
Зачем? Потому что они общие и могут прийти от кого угодно. Вы не будете выделяться. Вместо этого попробуйте что-то вроде этого:
- Мы пожали друг другу руки на благотворительном вечере Смита прошлой ночью
- Введение для человека 1 и человека 2 для подключения
- Вы, вероятно, не будете читать другое письмо, как это сегодня
Они могут быть немного нестандартными, но они, вероятно, отличаются от всего остального в почтовом ящике человека.
Плохая новость в том, что когда дело доходит до контакта с важным контактом, вы можете делать все правильно и все равно не получить ответ. Но, эй, когда кто-то читает несколько сотен электронных писем в день, он или она не всегда могут получить ваши. Не принимайте молчание как отказ - вместо этого прочитайте наши советы о том, как быть приятным и настойчивым и придерживаться этого. Со временем следование этим правилам увеличит ваши шансы получить ответ на больший процент ваших писем.
