Геттисбергский адрес был длиной 271 слово.
Вчера я получил электронное письмо об изменении политики компании в отношении выбора кофе и чая, которое составило 350.
Я знаю - кофе важен. Но если бы Линкольн мог красноречиво рассказать разделенной нации о важности гуманности и равенства в 271 слове, я думаю, что мы сможем отправлять электронные письма, связанные с работой, которые будут чуть короче.
Часто мы боимся быть краткими в электронных письмах, потому что мы не хотим звучать злобно, или потому что мы думаем, что нам нужно дать много информации или указаний, чтобы донести свою точку зрения. И это справедливо. Но я думаю, что мы все согласны с тем, что меньшее количество электронных писем сделает нашу работу намного проще. И это начинается с того, что каждый становится чуть короче.
Вот краткое и простое руководство по тому, как сделать ваши электронные письма короткими и приятными (не звуча как придурок).
Вырежьте пух
Я получаю много писем, которые начинаются с пуха. И хотя, конечно, это приятно, это также может быть пустой тратой времени, особенно если я не знаю вас на самом деле или если я собираюсь увидеть вас на встрече в 16:00.
Другими словами, вам не нужно начинать каждое электронное письмо, в котором говорится, что вы надеялись, что у них были хорошие выходные. Если вы действительно не пытаетесь связаться с кем-то, чтобы наверстать упущенное, давайте просто предположим, что мы все надеемся, что у всех были хорошие выходные, с нетерпением ждем предстоящих и в целом все хорошо. А потом приступить к делу.
Вырежьте лишние слова
Мы все время от времени добавляем дополнительные слова в наше письмо по разным причинам. Это делает переходы более плавными. Это смягчает жесткий язык. Иногда это звучит умнее.
В электронной почте, однако, ваша задача не в том, чтобы создать самое совершенное письмо в мире, а в том, чтобы общаться быстро и легко. На самом деле, я призываю вас удалить любые слова или фразы, которые не являются абсолютно необходимыми.
Возьмите следующее предложение из сообщения, которое я недавно получил:
На данный момент, я думаю, для всех нас было бы разумно перегруппироваться по этому вопросу и предложить несколько ключевых моментов для обсуждения на нашей встрече через две недели, которые помогут нам приблизиться к поиску решения, которое работает для всех сторон.
Что здесь главное? Трудно сказать с таким количеством дополнительных слов. Фраза типа «на данный момент» ничего не добавляет и, следовательно, не нуждается в добавлении. Почему бы не переписать это так?
«Давайте все обсудим этот вопрос по 2-3 вопроса до нашей следующей встречи».
Все в цепочке знают, о чем вы говорите, в предложении есть четкий смысл, и вы только что сократили количество слов примерно на 70%.
Будьте кратки, не путайте
Однажды у меня был начальник, который отправлял мне короткие, загадочные электронные письма, которые не имели смысла. Я получил бы электронное письмо в 8:00, говоря только следующее:
«Обращайтесь к Facebook первым делом сегодня. -mj»
Что он имел в виду под ручкой? А как насчет Facebook нужно обрабатывать? Его электронное письмо заставило меня задать несколько вопросов назад, на которые он должен был ответить. Хотя его первоначальное электронное письмо было коротким, мы в конечном итоге обменялись большим количеством электронных писем и потратили больше времени, чем если бы он только что включил немного больше информации в первый раз. Если бы он добавил всего несколько слов, скажем: «Первым делом обработайте ответы пользователей Facebook, потому что у нас было много жалоб в одночасье», мы могли бы избежать ненужных взад и вперед.
Быть умным со своими словами и кратким в исполнении не означает быть коротким. Убедитесь, что вы по-прежнему ясно с вашим сообщением.
Напомним
Прежде чем отправлять электронное письмо, потратьте еще 30 секунд и прочтите его заново. Задайте себе следующие вопросы:
- Есть ли в этом письме четкий и понятный смысл?
- Есть ли что-нибудь, что я могу вынести, что не добавляет к главному?
- Можно ли что-нибудь упростить?
Чем больше вы тренируетесь для проверки своей письменности, тем больше вы видите, что есть области для улучшения. И, что более важно, чем больше вы начнете автоматически вносить эти изменения в будущие электронные письма.
Последний совет: поместите свои электронные письма в счетчик слов, чтобы увидеть, сколько слов в среднем вы в среднем получаете на одно письмо - это может вас шокировать. Следите за своим прогрессом и посмотрите, как низко вы можете пойти.
