Лесли, исполнительный директор некоммерческой организации, хотела переделать брошюру, посвященную программе организации, помогающей молодежи из групп риска остаться в школе, и поставила Эмму, офис-менеджера, ответственной.
Эмма часами обновляла изображения, цвета и шрифты. Она гордилась своим смелым, более ярким переосмыслением, рада показать это своему боссу.
Однако когда она это сделала, возникла определенная проблема. «О, - заметил Лесли в новой брошюре, - она выглядит великолепно. Но почему копия все та же?
Ошеломленная, Эмма не могла поверить своим ушам. Она никогда не думала о пересмотре копии. И Лесли никогда не предлагал этого. Как два человека, говорящие об одной простой вещи, могут иметь такие разные интерпретации?
Лесли и Эмма столкнулись с классической проблемой, увековеченной Джорджем Бернардом Шоу: «Самая большая проблема в общении - это иллюзия, что это произошло».
На рабочем месте будут люди, которые, как Лесли, не очень хорошо донесут до вас свои идеи. И когда они этого не делают, это может создать препятствия. Это может отправить вас в тупик недопонимания. Потраченное впустую время, страшные переделки и общее количество пропусков зажигания могут возрасти, когда ваш коллега или начальник не могут эффективно или результативно сообщить, что они хотят.
Вы можете пожелать весь день, чтобы эти люди общались более четко. Но это, вероятно, не должно быть вашей стратегией. Вместо того, чтобы хотеть, попробуйте следующие три метода, чтобы получить более четкое, более эффективное общение с другими.
1. Когда вы принимаете задание
Эмме показалось, что она слышит, что хочет ее начальник. В конце концов, они стояли в одной комнате и разговаривали друг с другом. Но в действительности инструкции Лесли «перепроектировать брошюру» были расплывчатыми и неполными.
Отличная стратегия для того, чтобы другие были более краткими и конкретными, это задавать вопросы, которые дают ясность.
Вот как это звучало бы от Эммы: «Лесли, когда ты скажешь« перепроектируй брошюру », можешь ли ты рассказать обо мне больше, что ты имеешь в виду и каковы твои ожидания?»
Эмма довольно быстро узнала бы, что у нее и ее босса были уникальные идеи о конечном продукте. Затем она могла бы углубиться в дальнейшие вопросы, задавая вопросы обо всем - от графики и цветовой схемы до крайнего срока для первого проекта.
Вопросы - ваше секретное оружие на рабочем месте. Если вы сомневаетесь, попросите других уточнить свои ожидания. Спросите, пока не убедитесь, что понимаете. Вы будете поражены тем, как оно оптимизирует большинство всего.
2. Когда ты на собрании
Вы когда-нибудь были на собрании, которое дало людям плохую репутацию? Я видел менеджеров, которые бродят по-видимому без ясной цели или желаемого результата. Вдобавок ко всему, лидер звучит так, будто он обрабатывает свои мысли вслух, больше, чем он облегчает групповой разговор. Никто не уверен, что воспринимать всерьез как идею, а что игнорировать. И все думают о куче работы на своих столах. Через некоторое время команда забывает, о чем говорилось, и мысленно покидает помещение, смирившись с проверкой электронной почты на своих телефонах.
Быть в гуще провалов встречи может быть трудным местом, чтобы попросить босса или коллегу быть более эффективным в своей речи. Но вы можете, и вы не должны быть злыми об этом. Просто прервите, когда наступит пауза, и попросите разъяснений.
«Боб, я заметил нахмурившиеся брови в комнате. Похоже, что некоторые из нас не следят за вами по этой теме. Можете ли вы отойти от нас на несколько шагов назад и рассмотреть ключевые моменты на высоком уровне? Я хочу быть уверен, что мы знаем, что вам нужно от нас.
Вероятно, вы получите кивки согласия, а другие подпрыгнут, чтобы выразить замешательство. Вы получите необходимую информацию, как и ваши коллеги, которые, без сомнения, поблагодарят вас за высказанные слова.
3. Когда вы работаете по электронной почте
Неудивительно, что большая часть общения на рабочем месте происходит по электронной почте. Поэтому, когда вы получаете длинный, бессвязный, не сфокусированный том от Анжелы, вашего друга по проекту, вы захотите плакать.
Вам понадобится 30 минут, чтобы пройтись по параграфам, выяснить, что она говорит, определить, нужно ли вам что-то делать, а затем выяснить, как реагировать. Один взгляд, и ты вспоминаешь, почему ты ненавидишь открывать электронную почту этой женщины. Вы могли бы биться головой о стену в отчаянии.
Вместо этого потренируйтесь спрашивать, что вам нужно, добрым, неконфронтационным способом. Спросите Анжелу, готова ли она пересмотреть свои электронные письма, чтобы вы могли ответить быстрее. И помните, если вы собираетесь попросить кого-то сделать что-то по-другому, скажите ей, почему это тоже хорошо для нее.
«Эй, Анжела, я замечаю, что твои электронные письма часто бывают длинными и подробными. Это здорово, что вы предоставляете так много информации, но когда я смотрю быстро, я не всегда могу точно определить, что вам нужно от меня и когда, и я ненавижу пропущенные сроки или неверное толкование инструкций. Сможете ли вы поставить основной вопрос наверху, чтобы я мог ответить вам быстрее, или даже сделать предмет более подробным? Например, «Требуется действие к пятнице в 9 утра | Проект ACME »напомнит мне, чтобы я сразу же включил его в мой график».
Скорее всего, вы сразу же начнете получать более качественные электронные письма от Анжелы, и вы сделаете одолжение своей коллеге, помогая ей более профессионально общаться. Для этого погладьте себя по спине.
Было бы здорово, если бы все общались так, чтобы ничего не оставляло воображению. Реальность такова, что мы общаемся на сложных, шумных рабочих местах, чреватых отвлечением и стрессом. Когда происходят важные разговоры, рекомендуется кратко общаться с окружающими, чтобы вы извлекали из них нужную информацию. Это может быть немного неудобно, когда вы впервые попробуете, но в долгосрочной перспективе вы будете чувствовать себя лучше и комфортнее. Бонус, это сэкономит вам часы стресса и неправильно направленной энергии в процессе.
