Учитывая, что электронная почта является основной формой общения в большинстве офисов, мы не всегда выбираем наши письменные слова так мудро, как следовало бы. Особенно, когда мы пытаемся быстро пройти через упакованный почтовый ящик или отвечать на сообщения между собраниями на наших телефонах, легко быть раздражающим, абразивным или просто грубым, даже не осознавая этого. Если всего несколько слов введено (или опущено), быстрое электронное письмо может перейти от дружеского сообщения к полной катастрофе.
Что ж, пришло время для вмешательства по электронной почте. Вот несколько наиболее распространенных ошибок на рабочем месте, которые мы неосознанно совершаем, - и несколько быстрых стратегий, чтобы избежать их в будущем.
1.
Вы когда-нибудь получали сообщение электронной почты только с темой? Увидел, что ты разговариваешь по телефону - позвони мне, когда у тебя будет шанс, или Где твой отчет на конец месяца? Да, и вы, вероятно, находили это отвлекающим, раздражающим или и тем, и другим. Помните, являетесь ли вы сотрудником или менеджером, электронная почта и текстовые сообщения не одно и то же - и никогда не будут. И электронное письмо с темой, написанной как текст, всегда будет отправлять одно и то же сообщение: Вы не стоите моего времени.
Быстрое решение: у всех нас бывают сумасшедшие дни в офисе, когда вам просто нужно связаться с коллегой или написать отчет без написания романа. Так что не надо. Используйте тему из одного или двух слов, например « Встреча» или « Конец месяца», с короткой строкой или двумя в своем сообщении:
Такой подход всегда и навсегда будет стоить дополнительных 15 секунд вашего времени.
2.
Когда у вас есть важный проект или отчет, который вы обсуждаете по электронной почте, изложение полных слов во всех столицах ( мне нужно ваше подтверждение К КОНЦУ СЕГОДНЯ ), а выделение, выделение жирным шрифтом или подчеркивание полных предложений может показаться неуместным вашим коллегам.
Однажды я работал с кем-то, кто отправлял бы мне электронные письма с УТВЕРЖДЕНИЕМ ПОТРЕБНОСТИ в красном и всеми заглавными буквами в ее сообщениях, или с полными пунктами, выделенными желтым. Она пыталась быть информативной и обнародовать важные детали, но ее подход оказался слишком абразивным.
Быстрое исправление: используйте полужирные или выделенные курсивом заголовки или маркеры, чтобы вызывать важные проекты или пункты, которые вы делаете, и сохраняйте форматирование для пары слов, а не для целых абзацев. Если вы обеспокоены тем, что ваш читатель может просмотреть электронную почту и пропустить срочные сообщения, убедитесь, что вы используете информативную тему электронной почты, например, « Проекты, подлежащие утверждению в конце дня». Наконец, следите за тем, чтобы ваши электронные письма были быстрыми и краткими, что повысит вероятность того, что получатель получит всю необходимую информацию.
3.
Когда вы отправляете коллеге обратно по электронной почте полезную подсказку или подробности, которые были упущены из предыдущего сообщения, нажмите «ответить всем» может сделать дружеский вклад или совет, как снисходительный или конкурентный, особенно когда менеджер человека cc'ed. (Копирование чьего-либо босса по электронной почте с исправлением - это то же самое, что дать конструктивную критику, когда его босс стоит прямо там - его никто точно не оценит.)
Быстрое исправление: если у вас есть предложение для отправителя, отправьте ему электронное письмо напрямую, в идеале в другой ветке, чтобы не было риска случайно нажать «ответить всем». А еще лучше, возьмите трубку! Быстрый телефонный звонок позволяет легко выяснить детали - без риска обидеть кого-либо.
4.
Я знаю, что когда вы тратите время и копаетесь в своем почтовом ящике, это может показаться ненужным шагом, чтобы напечатать « Спасибо, ваше имя» , особенно когда там есть ваша подпись электронной почты. Ну, в любом случае, сделай это. Завершение электронного письма без вашего имени сродни уходу от разговора без прощания. Это заставляет вас выглядеть поспешно и неряшливо, и это грубо.
Быстрое исправление: добавьте « Спасибо» и свое имя в свою фирменную подпись и установите его так, чтобы оно автоматически заполняло вашу электронную почту при нажатии кнопки «Отправить». Подписание по-дружески, профессионально будет осуществляться каждый раз, без необходимости делать что-либо.
5.
Отправка электронных писем, которые вы не хотели бы видеть у своего менеджера, может поставить вас в профессиональное положение, если электронное письмо будет перенаправлено. И да, это само собой разумеется, но это все еще происходит постоянно. Мой друг работал с женщиной, которая жаловалась на нее в цепочке писем, и знаете что? Это электронное письмо в итоге оказалось в ее почтовом ящике.
Также помните, что электронная почта компании является собственностью компании и считается честной игрой, если отдел кадров решит, что им необходим доступ к вашей учетной записи. Откровенные советы коллеге, жалобы на ваших коллег или подробности о ваших планах на выходные никогда не должны покинуть ваш почтовый ящик.
Быстрое решение : будьте непревзойденным профессионалом и делайте вид, что ваш босс скрывается на каждом отправленном вами электронном письме. Конец истории.
