Мои наименее любимые дни на работе - это то, что я называю «фиолетовыми стеками». Моя компания использует Календарь Google, а мой личный график окрашивается в фиолетовый цвет, поэтому в эти ужасные дни я не вижу ничего, кроме отрезанного времени с 9:30. до 6:30 вечера. Это всегда заставляет меня задуматься: «Как, черт возьми, это произошло?»
В дополнение к ощущению, что у меня нет места, чтобы дышать или выполнять настоящую работу в те дни, я боюсь быть «тем парнем», который должен на цыпочках сойтись рано, а потом потратить дополнительное время, чтобы узнать, что я пропустил, или кто показывает до моей следующей встречи, потому что предыдущая длилась слишком долго. (Поскольку я писал о том, что никогда не опаздываю и не готов к встречам, мои коллеги держат меня под контролем!)
«Занятость» такая хитрость. Это заставляет нас чувствовать, что чем длиннее наши списки дел, тем успешнее мы. Это заставляет нас чувствовать, что чем больше у нас на тарелках, тем успешнее мы. Но с каких это пор при наличии чрезмерно наполненной обеденной тарелки вы получаете что-то кроме судорог или пищевой комы? Так не должно быть, и я принимаю открытое решение, чтобы бороться с этим.
Встречи заканчиваются в наших календарях двумя способами: потому что мы их принимаем и потому что мы их создаем. Именно в эти моменты принятия решений мы можем сделать что-то немного по-другому, чтобы забрать наши календари и дать себе (и нашим коллегам) время для подготовки и продуктивности. Вот три способа сделать это:
1. Говорите
Прежде чем отправить или принять приглашение на собрание, убедитесь, что вы понимаете, чего оно должно достичь и как вы должны подготовиться. Если нет, поговорите с организатором и послушайте, есть ли конкретная повестка дня. Если его нет, попросите его или ее создать (или еще лучше, помогите). Лучшие повестки дня имеют конкретное время, чтобы обеспечить охват всех соответствующих вопросов. Если не хватает времени для составления повестки дня, помогите организатору следить за временем.
Если вы организуете собрание, используйте повестку дня, чтобы спланировать, как долго это будет продолжаться. Приглашения в календаре Google по умолчанию равны одному часу, и легко нажать «отправить», не думая об их сокращении, но этот параметр можно изменить! Вы будете удивлены, сколько вы можете покрыть за 15, 30 или 22 минуты. В зависимости от ваших отношений с организатором, если вы видите, что встреча запланирована на час, и вы не верите, что это должно быть (потому что вы понимаете цель и ожидаемые результаты), попросите сократить время.
Наконец, если вы приняли приглашение на собрание, которое заканчивается одновременно с началом другого собрания (серьезно, как мы убедим себя в том, что мы можем быть в двух местах одновременно?), Уведомите организатора заранее, что вам нужно будет покинуть эту встречу пораньше. В идеале, это побудит организатора завершить собрание к тому времени, когда вам нужно уйти. По крайней мере, вы будете чувствовать себя комфортно, не прерываясь, и организатор не удивится, когда вы это сделаете. Для дополнительной страховки, пожалуйста, сообщите организатору вашей следующей встречи, что вы можете опоздать.
2. Добавь время
Как только время встречи будет подтверждено, и если в вашем календаре будет свободное место, защитите его! Добавьте 15-30 минут до и после собрания, которое называется «Время перехода». Перед собранием используйте время, чтобы просмотреть любые материалы, сделать перерыв в ванной и прибыть на место до его начала. После встречи, это хороший период для размышления над материалом, пока он еще свежий. Разумно ожидать, что сотрудники будут уважительно относиться к тому, что есть в вашем календаре; они просто планируют, где есть свободное время. Так что, если собрание заканчивается в 3 часа дня, а вы блокируете время, чтобы подвести итоги позже, они, вероятно (надеюсь?) Не будут раздражены при начале нового собрания в 3:15 или 3:30.
3. Заблокируйте свое время
Это святой Грааль продуктивности: иметь куски времени - даже дней! - без собраний. BuzzFeed объявил вторники и четверги свободными от собраний. Ты можешь? Хотя старшему руководству вашей компании могут потребоваться целенаправленные усилия, чтобы очистить весь день, стоит взглянуть на ваши собственные рабочие привычки, чтобы увидеть, когда вы сделаете свою лучшую работу. Вы утренний человек, или вы действительно заводитесь после 2 часов дня? Изучите свой график и посмотрите, где вы можете заблокировать два-четыре часа один раз в неделю, чтобы сосредоточиться на выполнении или создании. Вы просто можете установить тренд в своей компании с нуля!
Итак, это мое обязательство вернуть календарь! Кто со мной?
