Вы киваете, когда все вокруг говорят о том, как они достигают нуля. Но, честно говоря, вы никогда не чувствуете, что попали туда
И в вашу защиту, это потому, что вы получаете сообщения, которые требуют длинных или вдумчивых ответов. Кто-то спросил ваше мнение, и вы хотели бы найти время, чтобы сформулировать его. Или есть пятистраничное вложение для вашего обзора - и вам нужно будет его просмотреть. Или вы хотите сформулировать свой ответ определенным образом и подождать, пока вы не обретете свежесть.
Стандартные решения для этой ситуации все отстой. Вы можете «подтвердить получение», но это звучит супер формально, и нет никакой информации, когда другой человек будет подталкивать вас запиской, которая примерно переводится как «И…?». Вы можете оставить автоответчик 24-7, но это может быть не ваш стиль - и вы все еще не даете конкретного ответа. Или, вы можете просто не торопиться, но вы оставите другого человека в удивлении и ожидании.
Недавно я попал в трюк, который решил эту проблему для меня. Я стремлюсь ответить в течение 24 часов (если не намного раньше) с линией, которая покупает меня некоторое время. Это удовлетворяет другого человека, которого я принимаю, дает мне время следить за тем, когда оно работает в соответствии с моим расписанием, и приближает меня к нулю входящих сообщений. Вот три из моих любимых.
1. «Я буду на связи примерно»
У меня был бывший начальник, который всегда подчеркивал важность управления ожиданиями. Информирование людей на переднем крае позволяет вам избежать путаницы и разочарования. И лучший способ сделать это - по словам популярной поговорки - недообещать, переоценивать.
Если вы просто подождете неделю, чтобы вернуться к кому-то, он будет считать, что вы считаете это низким приоритетом - и это никого не заставляет чувствовать себя хорошо. Однако, если вы сразу же напишете ему, уточнив, когда с вами свяжутся, кажется, что для вас было действительно важно предоставить график как можно скорее.
Устанавливая ожидание того, когда он может ожидать тщательного ответа, вы задумаетесь. И если вы побьете эту дату, вы больше не тот человек, который ответил пять дней: вы тот человек, который сказал, что ей понадобится неделя, но ответил на два дня раньше.
2. «Я настаиваю на крайнем сроке»
Когда вы откладываете запрос, людям часто хочется узнать почему. Подумайте об этом: если кто-то зайдет к вашему столу, чтобы провести мозговой штурм, он, вероятно, будет отброшен, если вы скажете «нет», а затем вернется к клавиатуре. Но она вряд ли обидится, если вы скажете ей, что не можете, потому что вы заняты подготовкой к встрече (или каким-либо другим вполне оправданным оправданием, например, завершением проекта перед отпуском).
Этот ответ следует аналогичной логике. Разделяя то, что у вас на планшете, вы позволяете вашему соединению сопереживать вашей рабочей нагрузке. Она будет знать, что ты не игнорируешь ее; скорее вы озабочены и вам нужно пару дней, прежде чем вы сможете уделить ей все свое внимание.
Я попробовал этот подход и обнаружил, что люди ценят то, что я даже нашел время, чтобы вернуться в столь ограниченное временем состояние. Вместо того, чтобы расстраиваться или переписывать меня по электронной почте через день или два в поисках ответа, они пожелали мне удачи и попросили проверить, когда это сработало для меня.
3. «Я бы хотел это сделать от коллеги, которого нет в офисе»
Это еще одна линия, на которую я наткнулся, просто говоря правду. Большая часть моей команды отсутствовала в офисе несколько недель назад, и поэтому мне пришлось отложить любые ответы, которые требовали внутренней обратной связи или одобрения.
Вместо того, чтобы отвечать так, как будто я бегал, люди снова понимали. У всех нас были те рабочие дни, когда у нас были связаны руки, и, поскольку вы поделились, что не можете ускорить свой ответ, у другого человека нет причин заставлять вас отвечать.
Своевременный ответ на электронные письма имеет смысл для всех участников. Это поможет вам очистить ваш почтовый ящик и поможет другому человеку получить любую необходимую ему информацию. И хотя не всегда возможно дать полный ответ, почти всегда можно что-то сказать. Итак, пропустите полуобдуманный или поспешный ответ и выберите строку, которая будет вам выгодна. Это заставит вашего контакта чувствовать, что вы действительно заботитесь, и позволит вам потратить время, необходимое для хорошей работы.
