Электронная почта одновременно произвела революцию в нашей профессиональной жизни и превратила их в головную боль.
С революционной стороны, способность отправлять людям своевременные сообщения - и получать их прямо перед их лицами в любое время - довольно замечательна. Мы можем общаться с другими людьми, не прерывая их обеды, не будя их ночью и не заставляя их останавливаться посреди встречи, разговора или другого события, чтобы поблагодарить нас. Тем не менее, в то же время мы понимаем, что наши сообщения будут видны через несколько минут или часов после их отправки.
С другой стороны, электронная почта подорвала качество нашей жизни, способность выполнять работу и - для многих - любое чувство благополучия. Исследования последних лет показывают, что среднестатистический профессионал тратит до трети своей рабочей недели головой вперед в папке «Входящие». Для занятых профессионалов, которые не могут позволить себе отказаться от трети своих дневных часов, это также часто приводит к тому, что многие поздние ночные часы тратятся на просмотр сообщений, а только на то, чтобы проснуться и найти десятки новых, ожидающих.
И через месяцы или годы этого цикла вы можете представить, как человек, получающий ваше очень важное электронное письмо, может чувствовать себя немного обиженным, даже не открывая его.
Итак, как вы можете использовать этот инструмент в своих интересах - будь то в результате активного поиска работы или в вашей повседневной профессиональной жизни - без создания обломков в почтовом ящике другой стороны или не заставляя его или ее чувствовать себя заживо заживо?
Шаг 1: Спросите себя: «Достаточно ли важно это сообщение, чтобы заслужить электронное письмо?»
Будем честны. Разумный процент записок, которые вы отправляете (особенно страшные заклинатели «Я думаю, я продолжу и все CC»), вероятно, отправлять не нужно. Вы могли бы перескочить через стол вашего коллеги, послать быстрый текст, или выяснить, что это все из-за вашего одиночества.
Поэтому перед тем, как перебрызгивать землю с помощью коммуникации, спросите себя: «Нужно ли это отправлять?» И сразу после этого (при условии, что ваш первый ответ «да»), спросите себя: «Это лучшее средство для сообщения, которое мне нужно? передавать?"
Если да, продолжайте.
Шаг 2: Эффективно используйте сюжетную линию
Если вы хотите, чтобы ваше сообщение было положительно воспринято, быстро прочитали и, в случае положительного ответа, ответили, сделайте следующее: выработайте стратегию прямо из темы.
Вместо того, чтобы бросать в какую-то загадочную, чрезмерно используемую или скучную сюжетную строку (например, «Отслеживание» или «Вопрос» или «Нужна помощь»), захватите человека в Привет. Рассмотрим что-то вроде «По рекомендации Билла Смита - роль менеджера по маркетингу» или «Своевременный запрос - нужна подпись к полудню четверга». Черт, если ваше сообщение достаточно короткое, сделайте всю электронную почту темой для темы («Могу я занять ваш офис @ 2» PM сегодня? »)
Суть здесь в следующем: предположим, что ваша электронная почта будет находиться в куче с кучей других в почтовом ящике получателя. Убедительная сюжетная линия поможет обеспечить своевременное чтение (и ответ).
Да, и примечание, зарезервируйте опцию «пометить эту срочную» для действительно срочных ситуаций. Самый быстрый способ раздражать кого-то - это «пометить» что-то, что срочно ни для кого, кроме вас.
Шаг 3: Сделай вещи проще для другой стороны
Как человек, который получает более 100 электронных писем каждый день, я очень много работаю, чтобы облегчить жизнь людям, которым я отправляю электронные письма. И я люблю это как сумасшедший, когда они делают то же самое для меня. Как конкретно вы можете это сделать?
Во-первых, если ваша заметка является скорее источником информации, чем тем, на что вы ожидаете получить ответ, подумайте о том, чтобы начать с чего-то вроде: «Ответ не нужен - я просто хотел, чтобы вы знали, что…»
Это также уменьшит нагрузку на ваш почтовый ящик, потому что собеседник не будет чувствовать себя вынужденным отправлять записку со словами «Спасибо за это» или «Сообщение получено».
Далее, сделайте вещь как можно более краткой. Пройдите и вычитайте, прежде чем нажать «Отправить». Это сжато? Можете ли вы вырезать что-нибудь, что не является жизненно важным? Вы начали бессвязный поток мыслей и в итоге получили эссе из 14 пунктов? Не отправляйте что-то громоздкое, если вы можете передать то же сообщение с половиной копии.
Кроме того, если у вас есть один или два «нельзя упустить» пункты, которые вы пытаетесь выделить, подумайте об их выделении жирным шрифтом, чтобы рецензент сразу их увидел. (Просто будьте осторожны - вы не хотите, чтобы это выглядело так, как будто вы кричите на человека.)
И, наконец, работайте как сумасшедший, чтобы поместить все, что вам нужно для общения, в одно письмо, а не в пять. Случайный, «Ой! Я забыл привязанность! »Или« О, стреляй, еще одна вещь… »икота называется быть человеком. Регулярная отправка трех или четырех быстрых сообщений одному человеку - потому что вы не смогли собраться с мыслями, прежде чем сесть за компьютер - не будет рассматриваться как симпатичная.
Конечно, вы не должны избегать писем по электронной почте кому-либо, опасаясь, что они будут обижены, что вы осмелились заполнить их почтовый ящик. Это один из лучших инструментов делового общения, который у нас есть, особенно для тех из нас, кто работает с людьми в разных часовых поясах.
Но применение стратегии в вашем подходе - и внимательность к получателю - определенно поможет вам максимально использовать силу сообщения и вероятность того, что вы получите благоприятный ответ.
