Это прекрасное летнее утро пятницы, и вы готовы к раннему бегству из офиса. Затем вы проверяете свой почтовый ящик и съеживаетесь. Может быть, клянусь. Вот оно, заголовок сообщения красным, восклицательный знак помечает его как срочное. Ваша мечта о солнечном пятничном счастливом часе на пляже тает, когда вы читаете запрос, который необходим сегодня к 16:00.
Мы все были там. Страшная пожарная тренировка - офисный жаргон для незапланированного, неожиданного, высокоэнергетического вторжения в вашу мирную пятницу. Потому что давайте посмотрим правде в глаза, пожарные учения никогда не происходят в хорошее время, верно?
Эти срочные ситуации не просто вписываются в ваши планы уйти рано в пятницу днем, они также часто разрывают остальную часть вашего списка дел в клочья. Внезапно вы провели целый день на одном пожарном учении, а остальная часть ваших обязанностей упала на второй план. Как вы держите это вместе и не сбиваетесь с пути, когда эти бомбы снижают вашу производительность?
Независимо от того, где вы работаете, эти чрезвычайные ситуации, несомненно, станут частью трудовой жизни. Используйте эти советы, чтобы подойти к ним с новой точки зрения, чтобы вы могли проходить через них более эффективно и быстрее восстанавливаться, а в идеале избегать их в будущем.
Уточнить задание
Нет ничего хуже, чем прорваться через задание по пожарной подготовке и затем сказать: «Это не совсем то, что я хотел».
Когда вы двигаетесь быстро, вы часто забываете задавать вопросы, которые обеспечат четкое намерение относительно того, что вы должны доставить. И, когда ваш менеджер в панике, он или она также могут не быть на 100% ясными. Задавая хорошие вопросы, например, следующие, вы сэкономите много времени:
-
Какую проблему мы пытаемся решить? Это поможет вам уточнить, каким должен быть конечный результат. Перед тем, как погрузиться, вы должны быть уверены, что ваша работа направлена на решение данной проблемы.
-
Какой именно результат мы должны предоставить? Предполагается ли, что вы создадите слайды, электронную таблицу, рассказ или что-то еще?
-
Что движет необходимостью завершить его к 16:00? Ваш босс может захотеть увидеть его к 16:00, даже если это произойдет не раньше середины следующей недели, так что у него или нее будет время обдумать это. Если это так, он может открыть окно, чтобы пересмотреть временную шкалу.
-
Какие еще варианты у нас есть? Возможно, уже проделана работа, которая может быть переназначена и обновлена вместо создания чего-то с нуля.
-
Какая дополнительная информация нам нужна, чтобы сделать это? Как только вы получите сведения о срочном задании, подумайте, кого еще вам нужно будет привлечь, а затем переведите их в режим ожидания. Позвоните Меган в бухгалтерии, сообщив, что вам понадобятся номера, или позвоните Доринде в отдел обслуживания клиентов, чтобы сообщить ей, что ей нужно получить последние данные опроса.
- Какова альтернативная стоимость перевода всех на эту пожарную тренировку? Пусть кто-нибудь знает, что упадет с вашей тарелки сегодня из-за этого развития. Это поможет вам определить, действительно ли пожарная тренировка должна быть вашим приоритетом, или другой проект должен привлечь ваше внимание.
Пересмотреть график
Я когда-то работал на менеджера, который был полон решимости доставить руководителям. Если бы у нее было три дня, чтобы что-то сдать, она бы потребовала, чтобы мы бросили все и сделали это через несколько часов. Хотя это быстрое изменение просто предназначено, чтобы произвести впечатление на высших чинов, оно, к сожалению, означает пожарные учения для всех остальных.
Если вы чувствуете, что это может произойти, поговорите со своим боссом. Посмотрите, сможете ли вы пересмотреть сроки, чтобы это не привело к полному спаду производительности, но все же сделало так, чтобы он или она выглядел как рок-звезда. Если вы можете купить себе хотя бы дополнительные 24 часа, это сделает упражнение более терпимым, но при этом даст вам время заняться изначально запланированной работой.
Не стреляйте для совершенства, если «Первый проход» подойдет
В моей ранней карьере пожарные учения были убийцей, потому что я был одержим работой, чтобы гарантировать, что она была абсолютно идеальной. Затем - после того, как я провел несколько раундов, переделывая это - я понял, что пожарные учения часто требуют только «первого прохода» или грубой первоначальной тяги.
Перед тем, как начать работу над пожарной дрелью, проверьте, когда закончится работа, когда вы закончите с ней. Если это не для руководителя или клиента (пока), не зацикливайтесь на нем, пытаясь сделать его идеальным. Огневые учения часто позволяют сделать первый проход в чем-то, что может быть пересмотрено и усовершенствовано позднее.
Быстро восстановить
Противопожарные учения могут сбить вас с курса, даже если вы справились с чрезвычайной ситуацией. Чтобы быстро вернуться в нужное русло, всегда держите под рукой видимый и текущий список дел. В зависимости от того, как вы работаете лучше, и какого планшета или смартфона вы используете, проверьте приложения, такие как todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist или HabitRPG, чтобы отслеживать ваши нерешенные задачи.
Когда вы имеете дело с огневыми упражнениями, перемещайте предметы вверх или вниз по списку в зависимости от того, что у вас еще есть время для выполнения. Это поможет вам чувствовать себя продуктивно, несмотря на потерю времени.
Также полезно иметь в своем заднем кармане пару проверенных на практике хаков производительности, которые помогут вам быстро вернуть импульс. Например, возможно, вы используете метод Pomodoro, чтобы установить таймер на 25 минут, а затем пакетируйте все свои (важные) задачи, связанные с электронной почтой. Затем сделайте то же самое для телефонных звонков, затем то же самое для подготовки к собраниям, которые вы проведете на следующей неделе. Собирая и выполняя схожие задачи, вы вновь обретете чувство готовности к выполнению, несмотря на пожарные учения.
Провести обзор после действий
После того, как образный дым рассеется, а память у всех свежая, поговорите с вашей командой о том, что случилось и почему. У команды есть слепое пятно? Неужели плохое планирование превратилось в чрезвычайную ситуацию для всех? Было ли это что-то, чего можно было бы избежать?
Чтобы избежать огневых учений в будущем, ваша команда должна понять, что произошло, и выяснить, что вы можете сделать, чтобы предотвратить это в будущем.
Разговор с вашим боссом
Если в вашем офисе есть постоянная схема учений, настало время для разговора другого рода. Подумайте о том, чтобы побудить вашего босса изучить схему и посмотреть, что он или она может сделать, чтобы снизить частоту.
Будьте внимательны и прямолинейны: «Кармен, за последние три недели у нас было семь огневых учений, которые отвели команду от ключевых приоритетов. В результате наши результаты по проекту ABC сократились, и это не выглядит хорошо для нас или для вас. Что мы можем сделать, чтобы уменьшить эту зависимость от аварийных поворотов и включить часть этой работы в наш регулярный план? »
Указав частоту и стоимость этих тренировок, вы сможете создать новый уровень осведомленности. А имея стратегию восстановления здоровья, вы не будете чувствовать, что провели целый день, думая о том, что вы не сделали.
