Устроился на работу? Тот, который включает в себя компьютер, подключение к интернету и письменный стол?
Тогда вы, вероятно, напишите в этом году ценность романа, имея в виду около 100 писем в день.
Я думаю, что мы все можем согласиться: перегрузка электронной почты достигает предела. (И не хорошая лихорадка, как диско или ковбелл. Плохая лихорадка. Как брюшной тиф.)
Как и большинство людей, я потратил значительное количество времени на размышления о том, как организовать электронную почту, расставить приоритеты электронной почты и быстрее отвечать на электронные письма. Но в последнее время я размышлял над более интересным вопросом: как я могу «обучить» людей (мягко и с любовью, конечно) отправлять мне меньше писем?
Вот три из моих любимых техник.
Это революционные концепции? На самом деле, нет. Являются ли они разумными, разумными напоминаниями? Я думаю так. И если вы согласны, я надеюсь, что вы напишите мне и расскажете мне все об этом. (Шучу. Полностью.)
1. Не отвечайте на каждое письмо сразу (или вообще)
Это может показаться нелогичным, но когда вы действительно углубляетесь в это, многие «срочные электронные письма» имеют тенденцию разрешаться без вашей помощи.
Показательный пример: примерно раз в день я получаю отчаянное письмо от милого клиента, коллеги или клиента, который говорит что-то вроде:
«Алекс! Помогите! Я пытаюсь сделать _________, но я не могу вспомнить, что вы сказали мне делать _________. Ты можешь мне еще раз напомнить?
Примерно в 90% случаев, если я подожду час или два и вообще ничего не буду делать, тот же человек ответит и скажет:
«Алекс! Ура! Я понял. Виноват. Не берите в голову!"
Выбирая не отвечать мгновенно, вы «обучаете» людей быть более уверенными в себе, создавая при этом разумные, реалистичные ожидания относительно того, как быстро вы сможете отвечать.
Конечно, используйте здравый смысл здесь. Если вы работаете на позиции обслуживания клиентов - и ключевым элементом вашей работы является быстрое реагирование на людей, которые нуждаются в вашей помощи, - тогда очевидно, что ваше определение «кому нужна моя помощь» будет отличаться от чьего-либо другого.
Но независимо от того, какая у вас работа, вы можете попробовать этот следующий шаг.
2. Создайте автоответчик с полезными ответами на часто задаваемые вопросы
Составьте список часто задаваемых вопросов, которые люди отправляют вам по электронной почте изо дня в день. Затем добавьте ваши ответы в автоответчик, который дает людям именно то, что им нужно.
Это очень эффективно, и, опять же, оно посылает тонкое сообщение, что вы цените людей, которые готовы помочь себе.
Вот простой пример:
Привет всем!
Большое спасибо за письмо.
Если вы читаете эти слова, это значит, что я по колено в большом захватывающем проекте - и я не буду проверять свою электронную почту в течение нескольких часов.
Но благодаря магии электронной почты, я все еще могу помочь вам, прямо сейчас!
Если вы пишете, чтобы назначить встречу:
Пожалуйста, используйте мой онлайн-инструмент планирования здесь. Это лучший способ ограничить время.
Если вы пишете по электронной почте, чтобы получить обновление статуса Project XYZ:
Пожалуйста, ознакомьтесь с актуальными сроками, здесь.
Если у вас есть чрезвычайно чувствительный ко времени вопрос:
Пожалуйста, позвоните мне на номер ### - ### - ####. Или прогуляйтесь к моему столу на третьем этаже. Я буду рядом.
3. Ответьте с заявлениями, а не на больше вопросов
Если вы завершаете свои электронные письма открытыми вопросами, подобными этим:
«Как вы думаете, во сколько мы должны пообедать?»
«Вы помните, как обновить сайт, или вам нужна помощь?»
«Как вы думаете, мы должны исходить отсюда?»
Ваши вопросы будут генерировать только больше электронных писем, с еще большим количеством вопросов, требующих вашего постоянного внимания и внимания.
Таким образом, вместо открытого вопроса, попробуйте завершить ваши письма четкой декларацией, например:
«Давайте пообедаем в 12:30. Увидимся в кафе Luna.
«Когда вы будете готовы обновить веб-сайт, вот учебник по WordPress и ссылка на рекомендации по брендингу нашей компании. Я здесь, если вам нужна дополнительная помощь.
«Давайте воссоединимся через неделю. Я позвоню тебе в 10 часов утра следующего понедельника.
Если то, что вы предлагаете, не работает для ваших получателей, они сообщат вам об этом! Но большую часть времени они будут благодарны за вашу точность. Вы устраняете умственную работу для них, не говоря уже о длинной цепочке ненужных взад-вперед.
Подводя итоги?
Если вы хотите научить людей отправлять вам меньше (и лучше) электронных писем: смоделируйте поведение, которое вы хотите видеть в мире.
Если у вас есть привычка посылать по электронной почте друзьям и коллегам советы о том, что вы, вероятно, просто Google, то другие, вероятно, сделают то же самое для вас.
Если вы будете писать длинные, бессвязные электронные письма, напоминающие головоломки, то получите ответы, которые в равной степени загадочны.
Но, если вы вдумчивы и лаконичны, вы поднимите планку для всех в своем кругу - научите других, как именно вы хотите, чтобы к вам относились.
Так что будьте четким и последовательным учителем. Ваш почтовый ящик (и психика) поблагодарит вас.
