Большинство из нас были там: у вас есть восемь миллионов вещей, которые нужно закончить, но, кажется, ничего не сделано. Вы составляете список дел после списка дел и чувствуете, что добавляете в список больше элементов, чем отмечаете. Значит ли это, что вы просто ужасны в управлении временем или это что-то еще?
Вот ужасающий (но странно утешительный) факт: колоссальные 89% людей не регулярно заканчивают свои ежедневные списки дел. Так что не волнуйтесь, вы не одиноки!
Еще одна причина не беспокоиться: есть простые стратегии, которые вы можете использовать, чтобы сделать больше и сделать свой список дел более управляемым. Вот сводка наших лучших советов по списку дел, потому что пришло время стать одним из тех 11%, которые фактически заканчивают то, что они намеревались сделать.
1. Принимайте правило 1-3-5 серьезно.
В течение дня легко увязнуть во всех мелочах, которые возникают. Конечно, вы действительно хотели закончить отчет гигантского комитета, который тяготеет к вам в течение нескольких недель, но вам просто нужно было заполнить свой список дел еще 17 вещами, которые требуют вашего немедленного внимания.
Или они?
Вот где пригодится правило 1-3-5: наметив одну большую вещь, три средних вещи и пять мелких вещей, которые вы хотите выполнить в этот день (и, да, обычно это количество задач, которые вы можете разумно выполнить) сделано за день), вы сразу узнаете, где находятся ваши приоритеты (и что может подождать). И если расстановка приоритетов на самом деле является вашей самой большой проблемой, когда речь заходит о производительности, это поможет вам лучше справиться с этим.
Если вы работаете на работе, в которой все действительно происходит, и вам нужно решать ее как можно скорее, оставляйте один из ваших средних и один или два небольших слота открытыми каждый день, чтобы заполнить наиболее важные насущные потребности.
Чтобы сделать это еще проще, мы создали очень простую (и красивую) электронную таблицу для вас, чтобы наметить 1-3-5 элементов, которые вы можете скачать здесь.
2. Используйте метод Эйзенхауэра
Алекс Ханисетт очень разбирается в методе Эйзенхауэра, но суть в том, что вам нужно начать понимать две вещи в каждой из ваших задач: насколько это важно и насколько это срочно? Большой урок здесь состоит в том, что то, что важно, не всегда срочно, и наоборот.
Идея расстановки приоритетов может быть пугающей (особенно если вы не знаете, где должны лежать ваши приоритеты), поэтому эта система создает очень простую сетку, на которой будет основан ваш список дел. Ищите вещи, которые являются срочными и важными, и делайте это в первую очередь. Не тратьте время на то, чтобы беспокоиться о вещах, которые просто кажутся срочными, и блокируйте определенные куски времени в вашем расписании для тех, которые важны, но не нужно делать в этот самый момент. И все, что вы определяете, не является срочным или важным? Сделайте все возможное, чтобы убрать это из своего слишком полного списка дел.
3. Зафиксируйте только одно приложение To-Do List
Одна моя хорошая подруга однажды жаловалась мне на то, что она так и не смогла даже приблизиться к составлению своего списка дел, и как только она открыла свой компьютер, я понял, почему: у нее было девять различных показателей производительности или списка дел. приложения собираются одновременно на ее рабочем столе!
Многие люди ошибаются, думая, что термин «чем больше, тем лучше» применяется к приложениям (особенно продуктивным), но для подавляющего большинства людей это не так. Вы потратите половину своего дня, балуясь со всем, и нет никакого способа, которым вы могли бы изучить все входы и выходы каждого отдельного приложения.
Вместо этого, потратьте немного времени, чтобы просмотреть параметры своего приложения для повышения производительности (вот хороший список, с которого можно начать), и выберите только один из них, чтобы выполнить обязательство. Загрузите его, ознакомьтесь с его функциями и посвятите целый месяц использованию только этого приложения для своих задач. Вы будете шокированы тем, сколько еще вы сможете сделать, если не будете постоянно теребить столько разных вещей.
4. Будьте конкретны о том, что влечет за собой каждый элемент списка дел
Вы не должны уделять столько же внимания заполнению отчета, для написания которого вам понадобится пять часов, и для отправки электронного письма, которое займет всего две минуты вашего времени. Вместо этого разбейте шаги, которые влечет за собой каждый элемент списка дел, пока все они не займут примерно одинаковое время и усилия (один эксперт предлагает, чтобы каждая задача занимала не более 10 минут), и считайте их своими собственными делами. элементы списка.
На самом деле визуализируя, сколько работы потребуется, все проще спланировать остальную часть своего списка дел и ежедневное расписание соответственно. Хотя простое изложение «написать отчет комитета» может показаться простым, составление графика шести шагов, которые идут вместе с этим, позволит вам выделить нужное количество времени и перенести другие элементы списка дел на более позднюю дату, если это будет необходимо.,
5. Создайте «Готово» Список
У меня есть подруга, которая придерживается классического списка дел с бумагой и ручкой, и одна из причин, по которой ей это так нравится, состоит в том, что ей нравится, когда после долгого дня на листе бумаги вычеркивают предметы. Там есть чувство выполненного долга, которого нет у многих приложений со списком дел.
Создание списка «Готово» (подробнее об этом здесь) не только дает вам тот же смысл достижения, когда вы можете оглянуться назад на все, что вы сделали в этот день, но и если вы посмотрите на список и поймете, что вы действительно ничего не добился, это также отличный пробуждение, которое нужно переориентировать и переосмыслить то, на что вы тратите день.
При использовании любого нового трюка с производительностью следует помнить, что для настройки требуется время, поэтому, если кажется, что через один день все не работает, не сдавайтесь. Дайте любой новый трюк со списком дел по крайней мере месяц. Вы станете продуктивной машиной в кратчайшие сроки!
