В прошлом году LinkedIn опубликовала опрос, который показал, что наши профессиональные списки дел крайне нуждаются в обновлении. Оказывается, мы не очень хороши в том, чтобы «делать» то, что мы говорим себе, что нам нужно делать. Фактически, почти 90% профессионалов признали, что они не могут выполнить все задачи из своего списка дел к концу среднего рабочего дня.
Так что, если вам надоело заниматься одними и теми же устаревшими задачами каждый день, пришло время изменить это. Вот пять хитростей, которые помогут вам повысить производительность и самим пройтись по списку.
1. Держите единый список дел для работы
Давайте будем честными: если вы хотите получить полное представление обо всем, что вам нужно было сделать для работы прямо сейчас, скорее всего, вы не сможете найти все это в одном списке. Вместо этого у вас есть несколько постов здесь, сохраненный черновик в вашей электронной почте, стикеры или текстовые файлы на вашем компьютере и, возможно, приложение или два на вашем телефоне.
И хотя в целом рекомендуется разделять работу и игру, наличие единого места для выполнения задач, связанных с работой, является обязательным. Так что выбирайте свой метод выбора и начинайте консолидироваться. Это может быть где угодно: рукописный список внутри вашего надежного планировщика, документ, который вы храните на своем рабочем столе, или приложение на вашем телефоне .
Однако убедитесь, что вы можете добавлять в свой список откуда угодно - это означает, что если вы используете настольное приложение, вам нужно будет настроить систему для захвата задач, выполняемых вне вашего компьютера, таких как задания, которые вы получаете пока на встрече. Мне лично нравится записывать их на заметки, а затем удалять или бросать их, как только я перенесу их в основной список.
2. Следуйте правилу 1-3-5
Теперь, когда у вас есть исчерпывающий список всего, что вам нужно сделать для работы, вы должны определить ежедневный список дел. В любой день предположим, что вы можете выполнить только одну большую вещь, три средних вещи и пять маленьких вещей. (Примечание: если вы проводите большую часть своего дня на собраниях, возможно, вам придется немного его пересмотреть.) Прежде чем уйти с работы, уделите несколько минут определению вашего 1-3-5 на следующий день, чтобы вы были готовы чтобы взяться за дело утром. Если ваша позиция такова, что каждый день приносит много неожиданных задач, попробуйте оставить одно среднее и две небольшие задачи пустыми, чтобы подготовиться к последним просьбам вашего начальника.
Да, я знаю, что может быть сложно сузить список дел до 1-3-5, но важно расставить приоритеты. Нравится вам это или нет, у вас есть только столько часов в день, и вы будете выполнять ограниченное количество дел. Принудительный выбор списка 1-3-5 означает, что то, что вы получите, будет тем, что вы выбрали, а не тем, что только что произошло.
Планирование наперед, как это, также означает, что вы сможете более информированно общаться с вашим менеджером, когда он или она сообщит вам что-то новое, что необходимо сделать сразу же, а также инструменты для изменения приоритетов вашей другой работы. Например, когда неожиданная презентация падает у вас на коленях, попробуйте: «Конечно, я могу сообщить вам это к 15:00, но отчеты за первый квартал не будут готовы до завтра, так как я планировал работать над этим сегодня». «.
Проверьте наш список дел 1-3-5!
3. Выполните одно важное задание перед обедом (ваш наименьший любимый, если это возможно)
Я признаю, что это тяжело для меня, но это работает. Возьмите одну из своих больших или средних задач и решите ее первым делом утром, перед тем, как отправлять электронное письмо, даже если сможете. Нет лучшего ощущения, чем вычеркивать трудную задачу перед обедом. Автор Брайан Трейси называет это «едят вашу лягушку», адаптированную из известной цитаты Марка Твена: «Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и ничего хуже с вами не случится до конца дня».
Моя соучредитель, Кэтрин, часто определяет своих «лягушек» вечером, чтобы подготовиться к следующему дню; с этим она готова решать их по утрам, и это удерживает ее от выполнения менее приятных задач в течение многих дней.
4. Используйте свой календарь в качестве списка дел
Если вы обнаружите, что вы всегда переоцениваете, сколько вы можете сделать за день, эффективный подход состоит в том, чтобы поместить свои задачи в свой календарь, как на встречу. Вместо того, чтобы указывать свои ежедневные задачи в списке, запланируйте их, оставляя достаточно времени для каждого. Отправка вашей информации о подтверждении W2 в HR может занять 15 минут, в то время как подготовка стратегии Q1 для вашей команды может занять несколько часов. Важно быть реалистичным.
Когда вы попробуете этот подход, также убедитесь, что вы заблокировали время в своем календаре для того, чтобы наверстать упущенное на электронной почте, мозговом штурме или других важных, но не ориентированных на результат задачах. Например, попробуйте заблокировать час утром и час днем, чтобы проработать почтовый ящик, и затем не тратьте время между попытками обрабатывать электронные письма в ту минуту, когда они приходят, когда вы действительно планировали работать на что-то еще.
5. Сократить количество встреч для увеличения продуктивного времени
Наконец, если вы обнаружите, что действительно не можете сделать то, что, как вы думаете, вы сможете сделать за день, несмотря на все советы, приведенные выше - подумайте, не страдаете ли вы от встречи с ним.
Как однажды сказал экономист Джон Кеннет Гэлбрейт, «встречи необходимы, когда вы не хотите ничего делать». Фактически, многочисленные опросы, проведенные по этому вопросу, пришли к аналогичным выводам о том, что где-то между четвертью и половиной времени, проведенного на собраниях, - пустая трата, не говоря уже о том, что вы не сможете по-настоящему выполнить другие задачи, сидя разговаривать с кем-то еще.
Решение: ограничить ваши встречи. Прежде чем планировать встречу, подумайте, можно ли решить эту проблему с помощью электронной почты или телефонного звонка, или зайдите в чей-то офис на несколько минут. Если собрание требуется, перечислите ключевые пункты повестки дня, чтобы определить необходимых участников и самое короткое время, которое вы можете запланировать. И да, вполне нормально запланировать 20-минутную встречу, нет необходимости округлять до 30! Если у вас должны быть встречи, попробуйте сгруппировать их, чтобы оставить большие непрерывные промежутки времени в течение дня для реальной работы.
Да, реорганизация и планирование на будущее являются инвестициями заранее, но просто подумайте, насколько вы будете счастливы, когда получите список дел на целый день. Так что организуйте себя, соберите все свои задачи в одном месте, сведите к минимуму ваши отвлекающие факторы и начните завоевывать этот (однодневный) список!
