Там много талантливых административных помощников. Я встречал много людей, как мужчин, так и женщин, которые сделали карьеру в качестве исполнительных помощников, офис-менеджеров или административных координаторов, развивая свои таланты планирования мероприятий, управления проектами и работы клиентов-консьержа в хорошо оплачиваемую карьеру. Этот вид работы важен и поддерживает бизнес.
Я, однако, не являюсь помощником по административным вопросам - и при этом я не особенно талантлив в этих административных задачах. У меня отлично получается общаться с клиентами, но когда дело доходит до координации поездок и транспортировки нескольких людей, я не твоя девушка. Я дружелюбный, но мой голос, похожий на голос 10-летнего, не поддается профессиональному поведению телефона. Естественно, я не знаю, сколько фунтов картофельного салата заказать на обед из 20 человек. На самом деле, я никогда не планировал большую вечеринку - моя мама планировала всю мою свадьбу.
И все же часто предполагалось, что я возьму на себя административные обязанности - делаю заметки, заказываю ланч, делаю копии - потому что я единственная женщина, вовлеченная в проект. Многие профессиональные женщины поделились подобным опытом со мной. Фактически, бывший коллега в издательской и медийной индустрии недавно сказал мне, что ее коллеги-мужчины считали само собой разумеющимся, что она будет отправлять приглашения в календарь, бронировать комнаты для совещаний и делать заметки для межведомственного проекта. Она старший директор и имеет более чем 15-летний опыт работы, равный или превосходящий опыт ее коллег.
Еще более тревожным является предположение о том, что женщины как-то более подготовлены к этим вещам, чем их коллеги-мужчины. Хотя мы добились такого большого прогресса, некоторые (хотя, конечно, не все) наши старшие коллеги-мужчины, похоже, не могут поколебать уверенность в том, что мы, девочки, просто лучше делаем заметки и рассылаем приглашения.
Я не решаюсь написать статью о том, как справиться с этой ситуацией, потому что ответственность за изменение культурных традиций не должна ложиться исключительно на один пол. Но, если вы похожи на меня, у вас есть работа (фактическая работа, работа, за которую вам платят), и вам нужно пресечь эту проблему в зародыше, как это происходит. Итак, признание того, что это кратковременные исправления проблемы, для решения которой потребуется более пары рабочих дней, вот что сработало для меня.
1. Спросите себя: это момент «Все руки на колоде» или это неуместно?
Я не возражаю против того, чтобы участвовать в ситуации "все руки на палубе". Например, в настоящее время я работаю в небольшом стартапе и из-за размера и бюджета компании взяла на себя обязанности, связанные с операциями, финансами и персоналом, которые обычно не требуются для кого-то в маркетинге. Я не считаю эти дополнительные обязанности неуместными, а скорее лежу в мире стартапов.
Если, с другой стороны, вы обнаружите, что члены вашей команды неоднократно просят вас (вместо других столь же трудоспособных специалистов, и особенно вместо ваших коллег-мужчин) позаботиться о выполнении административных задач, не связанных с вашей позицией, таких как заказ или забрать обед - переходите к # 2.
2. Не устанавливайте прецедент
На одной из моих первых должностей в аспирантуре я предложил в первый день подобрать обед для босса. Я пытался быть милым, но я неосознанно создал опасный прецедент: после этого он все время просил меня пообедать с ним.
Нет ничего плохого в том, чтобы быть дружелюбным и услужливым, но есть много способов выразить готовность пойти дальше и выше служебного долга, помимо выполнения личных поручений или прыжков, когда кто-то нуждается в FedExed. Учитесь на моей ошибке и долго и усердно думайте, прежде чем идти по этому пути.
Фактически, вы также можете установить прецедент, который вы не будете делать: если вы работаете в команде проекта, которой не назначено административное лицо, уделите время на начальном совещании по планированию, чтобы напрямую ответить на вопрос, кто будет заботиться об организации встреч, печати документов и так далее. С самого начала порекомендуйте, чтобы эти задачи были распределены между всеми или чтобы члены команды сменялись.
3. Научите их ловить рыбу
Цель добровольчества для выполнения административных задач должна состоять в том, чтобы показать свою готовность сотрудничать и выполнить работу, а не показать, что вы будете просто работать для других людей. Имея это в виду, если вы обнаружите, что коллеги постоянно просят вас отсканировать, отправить по факсу, скопировать или запланировать собрания, просто скажите: «Позвольте мне показать вам, как это сделать, чтобы вам не приходилось спрашивать меня. Это действительно легко ». А затем проведите их через весь процесс.
Это и отговорит от того, чтобы человек снова попросил об этом, и уменьшит глупое чувство «я так беспомощен и плохо разбираюсь в технологиях, разве это не мило?», Которое часто сопровождает эти запросы. Мы оба знаем, что подобные задачи не требуют магических способностей, всего несколько минут времени. И если говорить о времени:
4. Отстаивайте свое ценное время
Если коллега просит вас скопировать и сопоставить пачку 40-страничных документов, он попросит вас посвятить время задаче, которую многие люди могут выполнить вместо того, чтобы работать над вашими реальными проектами, что, по-видимому, может сделать только вы.
Канцелярская деятельность важно, но это не значит, что вы должны заботиться о них изо дня в день. У вас есть другая работа, и отрыв от нее может иметь пагубные последствия. Если ваша производительность страдает из-за того, что вы тратите слишком много времени на административные задачи, ваш менеджер посчитает это неспособностью эффективно расставить приоритеты. Вы также можете отправить сообщение, что вы действительно предпочитаете работу, связанную с операциями. Вместо этого помните, что любые «дополнительные» обязанности должны быть возможностью продемонстрировать свои навыки, профессионально развиваться или показать своему руководителю, что вы сознательно думаете о своем будущем в компании.
Я не могу особо подчеркнуть, что в административной работе нет ничего унизительного. Но если вы не занимаетесь административной ролью, нет никаких причин, по которым ваши коллеги должны требовать или считать вас администратором по умолчанию только потому, что вы единственная женщина в конференц-зале. Встань на себя и вернись к работе.
