Как часто вы не можете пройти через свой список дел?
И нет, в том числе «Написать список дел» только для того, чтобы дать себе что-то, что нужно вычеркнуть немедленно, не считается победой.
Конечно, это не всегда ваша вина - каждая всплывающая пожарная тренировка просто делает ваш список длиннее и длиннее.
«Мы просто слишком заняты, пытаясь удержать шары в воздухе, а головы над водой: есть ли лучший способ сделать это?» - говорит Маура Томас, основатель RegainYourTime.com и автор Personal Секреты производительности .
Оказывается, есть - если вы берете чаевые от Дуайта Д. Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра, популяризированная Стивеном Кови, но основанная на принципах продуктивности бывшего президента, помогает вам распределить ваши задачи по уровню важности и срочности, чтобы вы могли решить, на чем сфокусировать свою энергию.
Сортируя ваши задачи по одной из четырех четко определенных категорий, матрица Эйзенхауэра заставляет вас оценивать то, что действительно стоит вашего времени, а также то, что можно делегировать или вообще исключить.
Ниже мы предлагаем примеры видов деятельности, которые попадают в каждую категорию. Посмотрите, как бы вы поделили свой список дел; затем следуйте совету Томаса о том, как решать каждый тип, чтобы вы могли добиться большего за меньшее время.
Категория № 1: важно и срочно
Твой помощник предупреждает ее - и ее последний день завтра. Срочный запрос клиента бросает рывок в проект, который шел гладко. Эти задачи считаются кризисом или имеют критические сроки, которые вы должны соблюдать.
Как справиться с ними
Поскольку вы не можете предсказать, когда возникнут кризисы, предположите, что они произойдут, и оставьте место для них в своем графике.
«Большинство людей перепланируют себя, но если что-то пойдет не так, все ваши планы рушатся, как домино», - говорит Томас. Решение? Не занимайте более 60% своего продуктивного времени.
Например, если вы работаете с 8:00 до 18:00, оставьте около четырех часов в календаре пустыми, чтобы учесть чрезвычайные ситуации. Если в этот день нет чрезвычайных ситуаций, вам повезло, и вы можете выполнить задачи следующего дня.
Категория № 2: важно, но не срочно
Планирование сетевого обеда с менеджером по найму. Приступая к планированию семейного отдыха. Мозговой штурм долгосрочных целей для вашей команды. Эти задачи влияют на ваши общие цели, но не обязательно имеют крайний срок.
Как справиться с ними
По словам Томаса, большинство из этих предметов будут крупными проектами, а не ежедневными задачами, поэтому разбейте каждый на крайние сроки, чтобы помочь вам начать работу.
Для любых предметов, которые вы не можете разбить, определите, сколько времени вы можете поработать с ними, если вам не хватает, так что само задание кажется менее сложным.
Томас также предлагает включить в свой ежедневный список дел только три важные, но не срочные задачи, чтобы у вас оставалось время для электронных писем, встреч и кризисов - и, когда это возможно, работайте над ними в то время дня, когда вы чувствуете себя наиболее энергично.
Категория № 3: не важно, но срочно
Электронная почта, телефонные звонки, вопросы от коллег - это то, к чему вы должны немедленно обратиться, даже если они не помогут вам в достижении ваших больших целей.
Как справиться с ними
«Самый простой способ контролировать свои отвлекающие факторы - это контролировать свои технологии», - говорит Томас.
Во-первых, проверяйте свою электронную почту партиями только несколько раз в день, скажем, каждые три часа или после выполнения более важной задачи. Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь этого, полностью прекратите свою электронную почту, чтобы не испытывать искушения проверить оповещения.
То же самое относится и к вашему телефону: отключите его полностью, затем положите в ящик или положите на стол лицевой стороной вниз, чтобы не было предупреждений.
И если вы получаете слишком много звонков или запросов от коллег за пределами установленного для них периода времени, просто закройте дверь своего офиса, наденьте наушники или поставьте табличку «не беспокоить» на вашем стул или кабина стены.
Категория № 4: не важно и не срочно
Будь то регистрация отчетов о расходах, создание контрактов или подача документов, «эти задачи не окажут большого влияния на нашу работу, как только мы их выполним, но они не исчезнут», - говорит Томас.
Как справиться с ними
Томас предлагает передать как можно больше таких задач, делегировав их младшему сотруднику или, по личным делам, виртуальному помощнику.
Даже если вам придется платить за помощь извне, часы, которые вы тратите на достижение более важной цели, например, наконец, добьетесь успеха в следующем крупном карьерном шаге, могут помочь вам в финансовом плане выйти вперед.
Связано: 6 человек, 6 балансирующих актов: блестящий хакерский труд, который спасает мое здравомыслие
