Параметры проверки данных Excel включают создание раскрывающегося списка, который ограничивает данные, которые могут быть введены в конкретную ячейку, в предварительно заданный список записей.
Когда в ячейку добавляется раскрывающийся список, рядом с ним отображается стрелка. Щелчок по стрелке откроет список и позволит вам выбрать один из элементов списка, чтобы войти в ячейку.
Данные, используемые в списке, могут быть расположены:
- на том же рабочем листе, что и список
- на другом листе в той же книге
- в другой книге
Учебное пособие: использование данных, хранящихся в другой рабочей книге
В этом уроке мы создадим раскрывающийся список, используя список записей, расположенных в другой книге.
Преимущества использования списка записей, размещенных в другой книге, включают централизацию данных списка, если она используется несколькими пользователями и защищает данные от случайных или преднамеренных изменений.
Замечания: Когда данные списка хранятся в отдельной книге, обе рабочие книги должны быть открыты, чтобы список работал.
Следуя инструкциям в разделах ниже, вы можете создать, использовать и изменить раскрывающийся список, аналогичный показанному на изображении выше.
Однако в этих инструкциях не указаны шаги форматирования для рабочих листов.
Это не помешает завершить учебное пособие. Ваш рабочий лист будет выглядеть иначе, чем пример на стр. 1, но раскрывающийся список даст вам те же результаты.
Учебные темы
- Открытие файлов и сохранение данных учебника
- Создание двух именованных диапазонов
- Открытие диалогового окна «Проверка данных»
- Ввод источника данных и заполнение выпадающего списка
- Изменение элементов списка
- Варианты защиты выпадающего списка
Ввод данных учебника
Открытие двух книг Excel
Как уже упоминалось, для этого урока данные для раскрывающегося списка будут расположены в другой книге из раскрывающегося списка.
Для этого руководства выполните следующие действия:
- Откройте две пустые книги Excel
- Сохраните одну книгу с именем данное source.xlsx - эта книга будет содержать данные для раскрывающегося списка
- Сохраните вторую книгу с именем выпадающий list.xlsx - эта книга будет содержать раскрывающийся список
- Оставьте обе рабочие книги открытыми после сохранения.
Ввод данных учебника
- Введите данные, приведенные ниже, в ячейки от A1 до A4 данное source.xlsx как видно на изображении выше.
-
A1 - Имбирный пряник A2 - Лимон A3 - Овсяная изюминка A4 - Шоколадные чипсы
- Сохраните книгу и оставите ее открытой
- Введите данные ниже в ячейки B1 выпадающий list.xlsx Учебное пособие.
-
B1 - Тип файла cookie:
- Сохраните книгу и оставите ее открытой
- Выпадающий список будет добавлен в ячейку C1 этой книги
Создание двух именованных диапазонов
Создание двух именованных диапазонов
Именованный диапазон позволяет вам ссылаться на определенный диапазон ячеек в книге Excel.
Именованные диапазоны имеют много применений в Excel, включая их использование в формулах и при создании диаграмм.
Во всех случаях именованный диапазон используется вместо диапазона ссылок на ячейки, указывающих местоположение данных на листе.
При использовании в раскрывающемся списке, расположенном в другой книге, необходимо использовать два именованных диапазона.
- Один создается для элементов списка в книге, где находятся данные
- Вторая часть создается в книге, где находится раскрывающийся список. Этот второй именованный диапазон ссылается на именованный диапазон в первой книге
Шаги для обучения
Первый именованный диапазон
- Выберите ячейки A1 - A4 данное source.xlsx книгу, чтобы выделить их
- Нажмите на поле имени, расположенное над столбцом A
- Введите «Cookies» (без кавычек) в поле «Имя»
- нажмите ВОЙТИ клавиша на клавиатуре
- Ячейки от A1 до A4 данное source.xlsx В настоящее время рабочая книга имеет название диапазона Печенье
- Сохранить книгу
Второй именованный диапазон
Этот второй именованный диапазон не использует ссылки на ячейки из выпадающий list.xlsx Учебное пособие.
Скорее, он, как уже упоминалось, свяжется с Печенье имя диапазона в данное source.xlsx Учебное пособие.
Это необходимо, потому что Excel не будет принимать ссылки на ячейки из другой книги для именованного диапазона. Это, однако, будет за исключением другого имени диапазона.
Поэтому создание второго именованного диапазона не выполняется с помощью Поле имени но используя Менеджер имен вариант, расположенный на Формулы вкладку ленты.
- Нажмите на ячейку C1 в выпадающий list.xlsx рабочая тетрадь
- Нажмите на Формулы> Менеджер имен на ленте, чтобы открыть Менеджер имен диалоговое окно
- Нажми на новый , чтобы открыть Новое имя диалоговое окно
- В поле Тип имени: Данные
- В поле «Относится к линии»: = «данных source.xlsx»! Печенье
- Нажмите «ОК», чтобы завершить именованный диапазон и вернуться в диалоговое окно «Диспетчер имен».
- Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Диспетчер имен».
- Сохранить книгу
Открытие диалогового окна «Проверка данных»
Открытие диалогового окна «Проверка данных»
Все параметры проверки данных в Excel, включая выпадающие списки, устанавливаются с помощью диалогового окна проверки данных.
Помимо добавления выпадающих списков на рабочий лист, проверка данных в Excel также может использоваться для управления или ограничения типа данных, которые могут быть введены в определенные ячейки на листе.
Шаги для обучения
- Нажмите на ячейку C1 выпадающий list.xlsx книгу, чтобы сделать ее активной ячейкой - вот где выпадающий список будет расположен
- Нажми на Данные вкладка меню ленты над листом
- Нажми на Проверка данных значок на ленте, чтобы открыть раскрывающееся меню
- Нажми на Проверка данных в меню, чтобы открыть диалоговое окно «Проверка данных»
- Оставьте диалоговое окно открытым для следующего шага в учебнике
Использование списка для проверки данных
Выбор списка для проверки данных
Как уже упоминалось, в дополнение к выпадающему списку существует ряд вариантов проверки данных в Excel.
На этом шаге мы выберем Список как тип проверки данных, который будет использоваться для ячейки D1 рабочего листа.
Шаги для обучения
- Нажмите на настройки в диалоговом окне
- Нажмите на стрелку вниз в конце Разрешать , чтобы открыть раскрывающееся меню
- Нажмите на Список выбрать выпадающий список для проверки данных в ячейке C1 и активировать Источник строка в диалоговом окне
Ввод источника данных и заполнение выпадающего списка
Поскольку источник данных для выпадающего списка расположен в другой книге, второй именованный диапазон, созданный ранее, будет введен в Источник в диалоговом окне.
Шаги для обучения
- Нажми на Источник линия
- Введите «= Данные» (без кавычек) в строке «Источник»
- Нажмите Хорошо для завершения раскрывающегося списка и закрытия Проверка данных диалоговое окно
- Маленький стрелка вниз значок, расположенный в правой части ячейки C1
- Нажатие на стрелку вниз должно открыть раскрывающийся список, содержащий четыре имени файла cookie, введенные в ячейки с A1 по A4 данное source.xlsx рабочая тетрадь
- Нажатие на одно из имен должно ввести это имя в ячейку C1
Изменение выпадающего списка
Изменение элементов списка
Чтобы сохранить раскрывающийся список в актуальном состоянии с изменениями в наших данных, может потребоваться периодическое изменение выбора в списке.
Поскольку мы использовали именованный диапазон как источник для наших элементов списка, а не фактических имен списков, изменение имен файлов cookie в именованном диапазоне, расположенных в ячейках A1-A4 данное source.xlsx рабочая книга немедленно меняет имена в выпадающем списке.
Если данные вводятся непосредственно в диалоговое окно, внесение изменений в список включает возврат в диалоговое окно и редактирование строки источника.
На этом этапе мы изменим Лимон в песочное печенье в выпадающем списке, изменив данные в ячейке A2 именованного диапазона в данное source.xlsx Учебное пособие.
Шаги для обучения
- Нажмите на ячейку A2 в данное source.xlsx книгу (Лимон), чтобы сделать ее активной ячейкой
- Тип песочное печенье в ячейку A2 и нажмите клавишу Enter на клавиатуре
- Нажмите стрелку вниз для выпадающего списка в ячейке C1 выпадающий list.xlsx книга для открытия списка
- Пункт 2 в списке должен теперь читать песочное печенье вместо Лимон
Варианты защиты выпадающего списка
Варианты защиты выпадающего списка
Поскольку наши данные находятся на другом листе из раскрывающихся списков, доступных для защиты данных списка, выполните следующие действия:
- Защитите рабочий лист, который включает блокировку ячеек A1-A4 на листе 2
- Требование пароля для изменения книги
- Открыв книгу как Только для чтения
