В этом учебном пособии рассматриваются некоторые базовые задачи и невозможность ввода данных в электронные таблицы, такие как Excel, Google Spreadsheets и Open Office Calc.
Ввод данных корректно в первый раз может избежать проблем в дальнейшем и упростить использование ряда инструментов и функций Excel, таких как формулы и диаграммы.
Обзор ввода данных Excel
Верхние dos и don'ts, которые вы всегда должны иметь в виду при использовании Excel:
- Делать планируйте свою электронную таблицу.
- не оставлять пустые строки или столбцы при вводе соответствующих данных.
- Делать сохраняйте часто и сохраняйте в двух местах.
- не использовать номера в виде заголовков столбцов и не включать единицы с данными.
- Делать используйте ссылки на ячейки и названные диапазоны в формулах.
- не оставить ячейки, содержащие формулы, разблокированные.
- Делать сортируйте свои данные.
Планируйте свою таблицу
Когда дело доходит до ввода данных в Excel, неплохо было бы немного запланировать, прежде чем вы начнете печатать.
Зная, для чего будет использоваться рабочий лист, данные, которые он будет содержать, и что будет сделано с этими данными, может существенно повлиять на окончательный макет рабочего листа.
Планирование до ввода текста может сэкономить время позже, если электронная таблица нуждается в реорганизации, чтобы сделать ее более эффективной и удобной в работе.
Вопросы для рассмотрения
- Какова цель электронной таблицы?
- Сколько данных будет храниться в электронной таблице?
- Нужны ли диаграммы?
- Будет ли распечатана таблица?
Какова цель таблицы?
- Цель электронной таблицы поможет определить местоположение данных, так как наиболее важная информация должна быть видимой и легкодоступной.
- Какие расчеты требуются? Расчеты влияют на то, какие формулы и функции необходимы и где они будут расположены.
Сколько данных будет удерживать таблица?
Объем данных, которые будет первоначально храниться в электронной таблице, и сколько будет добавлено позже, повлияет на количество используемых рабочих листов.
- Не распространяйте свои данные слишком сильно, так как они могут затруднить поиск определенной информации, а вычисления, охватывающие несколько листов или книг, могут повлиять на производительность Excel.
- Для больших рабочих таблиц иногда полезно отображать важные столбцы в столбцах выше заголовков столбцов, а не заставлять пользователей прокручивать нижнюю часть рабочего листа, чтобы просмотреть информацию.
Нужны ли графики?
Если все или часть данных будет отображаться в диаграмме или диаграммах, это может повлиять на компоновку информации.
- В зависимости от типа диаграммы данные могут быть сгруппированы по-разному - например, с использованием сводной области для круговых диаграмм.
- Для больших таблиц диаграммы можно перемещать на отдельные страницы, чтобы облегчить пересылку.
Будет ли печататься таблица?
Как упорядочиваются данные, могут быть затронуты, если все или некоторые данные будут напечатаны, в зависимости от того, выбран ли портретный или альбомный макет и сколько листов необходимо.
- Если необходимо использовать портретный вид на бумаге формата обычного письма (8 1/2 X 11), рассмотрите размещение большей части данных в строках под несколькими столбцами, чтобы все заголовки были видны на одном листе.
- Если требуется несколько листов, рассмотрите возможность печатать заголовки столбцов в верхней части каждой страницы, чтобы упростить чтение данных.
- Если нужно напечатать много столбцов данных, ландшафтная компоновка может содержать все заголовки на одной странице. Опять же, если требуется несколько листов, напечатайте заголовки столбцов в верхней части каждой страницы.
- Если диаграммы должны быть напечатаны, перемещение их на отдельный лист может упростить задачу.
Не оставляйте пустые строки или столбцы в связанных данных
Если оставить пустые строки или столбцы в таблицах данных или связанных диапазонах данных, это может очень затруднить правильное использование ряда функций Excel, таких как диаграммы, сводные таблицы и некоторые функции.
Даже пустые ячейки в строке или столбце, содержащие данные, могут вызвать проблемы, как показано на изображении выше.
Отсутствие пустых пространств также облегчит для Excel обнаружение и выбор всех связанных данных в диапазоне, если используются такие функции, как сортировка, фильтрация или AutoSum.
Вместо того, чтобы оставлять пустые строки или столбцы, используйте границы или заголовки и метки заголовков, используя жирный шрифт или подчеркивание, чтобы разбить данные и упростить их чтение.
По возможности введите столбцы данных.
- Разложив таблицу, разместите описательный заголовок в верхней части первого столбца таблицы с данными ниже.
- Если существует несколько рядов данных, перечислите их один за другим в столбцах (слева направо) с заголовком для каждой серии данных вверху.
Не разделять отдельные данные
Хотя хранение связанных данных вместе важно, в то же время может быть полезно сохранить отдельные разделы данных отдельно.
Оставляя пустые столбцы или строки между разными диапазонами данных или другими данными на листе, снова упрощается для Excel, чтобы правильно определять и выбирать соответствующие диапазоны или таблицы данных.
Часто сохранять
Важность сохранения вашей работы часто не может быть завышена или слишком часто заявлена.
Конечно, если вы используете веб-таблицу, например, Таблицы Google или же Excel Online то сохранение не является проблемой, поскольку ни одна из программ не имеет опции сохранения, а вместо этого работает с функцией автосохранения.
Однако для компьютерных программ после двух или трех изменений, будь то добавление данных, изменение формата или ввод формулы, сохраните рабочий лист.
Если это кажется слишком большим, сэкономить, по крайней мере, каждые две-три минуты.
Несмотря на то, что за последние несколько лет стабильность компьютеров и программного обеспечения значительно улучшилась, программное обеспечение все еще падает, сбои в электропитании все еще происходят, а другие люди иногда переходят через ваш шнур питания и вытаскивают его из розетки.
И когда это происходит, потеря любого количества данных - больших или малых - только увеличивает вашу рабочую нагрузку, когда вы пытаетесь восстановить то, что вы уже сделали.
Excel имеет Автосохранение функция, которая обычно работает очень хорошо, но на нее нельзя положиться. Соблюдайте привычку сохранять свои данные с частыми экономиями.
Ярлык для сохранения
Сохранение не должно быть обременительной задачей - переместить мышь на ленту и щелкнуть по значкам, привыкнуть к экономии с помощью сочетания клавиш:
Ctrl + S
Сохранить в двух местах
Еще одним аспектом сохранения, который нельзя переоценить, является важность сохранения ваших данных в двух разных местах.
Второе местоположение - это, конечно, резервная копия, и это было сказано много раз », Резервные копии похожи на страховку: есть один, и вам, вероятно, это не понадобится, у вас его нет, и вы, вероятно, будете '.
Лучшая резервная копия - это та, которая находится в другом физическом месте от оригинала. В конце концов, в чем смысл иметь две копии файла, если они:
- Находясь на том же жестком диске, что не удается?
- На одном компьютере, который украден?
- В одном здании, которое горит дотла?
Сетевые резервные копии
Опять же, создание резервной копии не должно быть обременительной или трудоемкой задачей.
Если безопасность не является проблемой - если, скажем, рабочий лист - это список ваших DVD-дисков - вы отправляете по электронной почте копию с помощью веб-почты, чтобы, вероятно, достаточно копии на сервере.
Если проблема безопасности является проблемой, веб-хранилище по-прежнему является вариантом - хотя и с компанией, которая специализируется на таких вещах и взимает плату за это.
В случае онлайн-таблиц, предположительно, владельцы программы резервируют свои серверы - и это включает в себя все пользовательские данные. Но чтобы быть в безопасности, загрузите копию файла на свой компьютер.
Не использовать числа в виде заголовков столбцов и не включать единицы с данными
Используйте заголовки в верхней части столбцов и в начале строк, чтобы идентифицировать свои данные, поскольку они делают операции, такие как сортировка, намного проще, но не используют такие числа, как - 2012, 2013 и т. Д. - делать Это.
Как показано на изображении выше, заголовки столбцов и строк, которые являются просто цифрами, могут непреднамеренно включаться в вычисления. Если ваши формулы содержат такие функции, как:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
которые автоматически выбирают диапазон данных для аргумента функции.
Как правило, такие функции сначала ищут столбцы чисел выше, где они расположены, а затем влево для ряда чисел, и любые заголовки, которые являются просто цифрами, будут включены в выбранный диапазон.
Номера, используемые в качестве заголовков строк, также могут быть ошибочно приняты за другой ряд данных, если они выбраны как часть диапазона для диаграммы, а не как метки осей.
Форматируйте номера в ячейках заголовка в виде текста или создавайте текстовые метки, предшествуя каждому номеру апострофом (') - например, «2012» и «2013». Апостроф не отображается в ячейке, но он изменяет число на текстовые данные.
Сохранять единицы в заголовках
Не вводите валюту, температуру, расстояние или другие единицы в каждую ячейку с данными числа.
Если вы это сделаете, есть хороший шанс, что Excel или Google Spreadsheets будут просматривать все ваши данные в виде текста.
Вместо этого поместите единицы в заголовки в верхней части столбца, которые, как это происходит, обеспечат, чтобы эти заголовки были, по крайней мере, текстовыми и не создавали проблему, описанную выше.
Текст влево, цифры справа
Быстрый способ узнать, есть ли у вас текстовые или цифровые данные, проверить выравнивание данных в ячейке. По умолчанию текстовые данные выравниваются влево в Excel и Google Spreadsheets, а числовые данные выравниваются вправо в ячейке.
Хотя это выравнивание по умолчанию можно легко изменить, форматирование обычно не применяется до тех пор, пока все данные и формулы не будут введены, поэтому выравнивание по умолчанию может дать вам подсказку на раннем этапе о том, что на листе что-то не так.
Процентные и валютные символы
Лучшей практикой ввода всех данных в рабочий лист является ввод только простого номера, а затем форматирование ячейки для правильного отображения номера - и это включает в себя проценты и суммы в валюте.
Excel и Google Spreadsheets, однако, принимают процентные символы, которые вводятся в ячейку вместе с номером, и оба также распознают общие символы валюты, такие как знак доллара ($) или символ британского фунта (£), если они набраны в ячейку вместе с числовыми данными, но другие символы валюты, такие как южноафриканский Rand (R), скорее всего, будут интерпретироваться как текст.
Чтобы избежать потенциальных проблем, следуйте вышеупомянутой передовой практике и введите сумму, а затем отформатируйте ячейку для валюты, а не введите символ валюты.
Использовать ссылки на ячейки и именованные диапазоны в формулах
Как ссылки на ячейки, так и именованные диапазоны могут быть и должны использоваться в формулах, чтобы ускорить и упростить формулу и расширение, весь рабочий лист, без ошибок и в актуальном состоянии.
- Ссылки на ячейки - это комбинация буквы столбца и номера строки ячейки, такой как A1, B23 и W987, и используются для определения местоположения данных на листе.
- Именованный диапазон или определенное имя похоже на ссылку на ячейку, поскольку она используется для идентификации ячейки или диапазона ячеек на листе.
Ссылка на данные в формулах
Формулы используются в Excel для выполнения вычислений, таких как сложение или вычитание.
Если фактические числа включены в формулы, такие как:
= 5 + 3
Каждый раз, когда изменения данных говорят о 7 и 6, формула должна быть отредактирована, а числа изменены так, что формула становится:
= 7 + 6
Если вместо этого данные вводятся в ячейки на листе, ссылки на ячейки или имена диапазонов могут использоваться в формуле, а не в цифрах.
Если число 5 вводится в ячейки A1 и 3 в ячейку A2, формула становится:
= A1 + A2
Чтобы обновить данные, измените содержимое ячеек A1 и A2, но формула останется такой же, как Excel, автоматически обновляет результаты формулы.
Экономия времени и усилий увеличивается, если рабочий лист содержит более сложные формулы, и если несколько формул ссылаются на одни и те же данные, поскольку данные необходимо изменить только в одном месте, и все формулы, которые ссылаются на него, будут обновлены.
Использование ссылок на ячейки или названных диапазонов также делает ваш рабочий лист более безопасным, поскольку он позволяет защитить формулы от случайных изменений, оставляя ячейки данных, которые изменяются.
Указание на данные
Еще одна особенность Excel и Google Spreadsheets заключается в том, что они позволяют вводить ссылки на ячейки или имена диапазонов в формулы с использованием указания, которое включает в себя щелчок по ячейке для ввода ссылки в формулу.
Указание уменьшает вероятность ошибок, вызванных вводом неправильной ссылки на ячейку или неправильным написанием имени диапазона.
Использование именных диапазонов для выбора данных
Предоставление области связанных данных имя может значительно облегчить выбор данных при выполнении сортировок или операций фильтрации.
Если размер области данных изменяется, диапазон имени может быть легко отредактирован с помощью диспетчера имен.
Не оставляйте клетки, содержащие формулы незащищенные
Проведя так много времени, получая правильные формулы и используя правильные ссылки на ячейки, многие люди ошибаются, оставляя эти формулы уязвимыми для случайных или непреднамеренных изменений.
Помещая данные в ячейки на листе, а затем ссылаясь на эти данные в формулах, позволяет блокировать ячейки, содержащие формулы, и, при необходимости, защищать паролем, чтобы сохранить их в безопасности.
В то же время ячейки, содержащие данные, можно разблокировать, чтобы изменения можно было легко ввести, чтобы обновлять электронную таблицу.
Защита рабочего листа или рабочей книги - двухэтапный процесс:
- Убедитесь, что правильные ячейки заблокированы.
- Примените опцию защитного листа и при необходимости добавьте пароль.
Сортировка данных
Сортируйте свои данные после того, как вы закончите вводить их.
Работа с небольшим количеством несортированных данных в Excel или Google Spreadsheets обычно не является проблемой, но по мере увеличения количества данных увеличивается и трудность в работе с ней.
Сортированные данные легче понять и проанализировать, а некоторые функции и инструменты, такие как VLOOKUP и SUBTOTAL, требуют сортировки данных, чтобы вернуть правильные результаты.
Кроме того, сортировка ваших данных по-разному может облегчить выявление тенденций, которые вначале не очевидны.
Выбор данных для сортировки
Прежде чем данные могут быть отсортированы, Excel должен знать точный диапазон, который нужно сортировать, и обычно Excel отлично подходит для выбора областей связанных данных до тех пор, пока он был введен:
- В области связанных данных не осталось пустых строк или столбцов;
- И пустые строки и столбцы были оставлены между областями связанных данных.
Excel точно определит, достаточно точно, если область данных имеет имена полей и исключает эту строку из записей, подлежащих сортировке.
Однако выбор Excel для выбора диапазона для сортировки может быть опасным, особенно с большим количеством данных, которые трудно проверить.
Использование имен для выбора данных
Чтобы убедиться, что выбраны правильные данные, выделите диапазон перед началом сортировки.
Если один и тот же диапазон нужно сортировать повторно, лучшим подходом является присвоение ему имени.
Если имя определено для диапазона, который нужно отсортировать, введите имя в поле имени или выберите его в соответствующем выпадающем списке, и Excel автоматически выделит правильный диапазон данных на листе.
Скрытые строки и столбцы и сортировка
Скрытые строки и столбцы данных не перемещаются во время сортировки, поэтому они должны быть скрыты перед тем, как происходит сортировка.
Например, если строка 7 скрыта и является частью диапазона данных, которые будут отсортированы, она останется как строка 7, а не будет перемещена в правильное местоположение в результате сортировки.
То же самое касается столбцов данных. Сортировка по строкам включает в себя переупорядочение столбцов данных, но если столбец B скрыт перед сортировкой, он останется как столбец B и не будет переупорядочиваться с другими столбцами в отсортированном диапазоне.
Все номера должны храниться как номера
Убедитесь, что все номера хранятся в виде цифр. Если результаты не так, как вы ожидали, столбец может содержать числа, хранящиеся в виде текста, а не числа. Например, отрицательные числа, импортированные из некоторых учетных систем, или число, введенное с помощью ведущего ' (апостроф) хранятся в виде текста.
Когда вы быстро сортируете данные с помощью A-Z или же Z-А кнопка, все может пойти ужасно неправильно. Если в данных имеются пустые строки или пустые столбцы, часть данных может быть отсортирована, а другие данные игнорируются. Представьте себе, что у вас будет беспорядок, если имена и номер телефона больше не совпадают, или если заказы идут не к тем клиентам!
Самый простой способ обеспечить выбор правильного диапазона данных перед сортировкой, чтобы дать ему имя.
Второе предположение влияет именно на то, что сортирует Excel. Если вы выбрали одну ячейку, Excel расширяет выделение, чтобы выбрать диапазон (подобно нажатию Ctrl + Shift + 8), ограниченный одним или несколькими пустыми столбцами и строками. Затем он исследует первую строку в выбранном диапазоне, чтобы определить, содержит ли она информацию заголовка или нет.
Здесь сортировка с инструментами панели инструментов может оказаться сложной. Ваш заголовок (если у вас его есть) должен соответствовать некоторым довольно строгим правилам, чтобы Excel мог распознать его как заголовок. Например, если в строке заголовка есть пустые ячейки, Excel может считать, что это не заголовок. Аналогично, если строка заголовка отформатирована так же, как и другие строки в диапазоне данных, тогда она может не распознать ее. Кроме того, если ваша таблица данных полностью состоит из текста, а строка заголовка содержит только текст, Excel практически все время не сможет распознать строку заголовка. (Строка выглядит как другая строка данных в Excel).
Только после выбора диапазона и определения, есть ли строка заголовка, Excel выполнит фактическую сортировку. Насколько вы удовлетворены результатами, зависит от того, правильно ли Excel получил выбор диапазона и правильность строки заголовка. Например, если Excel не считает, что у вас есть строка заголовка, и вы это делаете, то ваш заголовок сортируется в теле данных; это вообще плохо.
Чтобы убедиться, что ваш диапазон данных распознан правильно, используйте Ctrl + Shift + 8 ярлык, чтобы увидеть, что выбирает Excel; это то, что будет сортироваться. Если это не соответствует вашим ожиданиям, вам необходимо либо изменить характер данных в вашей таблице, либо вам нужно выбрать диапазон данных, прежде чем использовать Сортировать диалоговое окно.
Чтобы убедиться, что ваш заголовок распознан правильно, используйте Ctrl + Shift + 8 ярлык для выбора диапазона данных, затем посмотрите на первую строку. Если ваш заголовок имеет пустые ячейки среди выбранных в первой строке, или первая строка отформатирована точно так же, как вторая строка, или вы выбрали несколько строк заголовка, то Excel предполагает, что у вас нет строки заголовка. Чтобы исправить это, внесите изменения в строку заголовка, чтобы убедиться, что он правильно распознан Excel.
Наконец, все ставки могут быть отключены, если ваша таблица данных использует многострочные заголовки. Excel с трудом распознает их. Вы объединяете проблему, когда ожидаете, что она включит пустые строки в этот заголовок; он просто не может сделать это автоматически. Вы можете, однако, просто выбрать все строки, которые хотите отсортировать, прежде чем выполнять сортировку. Другими словами, будьте конкретны в том, что вы хотите сортировать в Excel; не позволяйте Excel делать предположения для вас.
Даты и времена, сохраненные как текст
Если результаты сортировки по дате не выглядят так, как ожидалось, данные в столбце, содержащем ключ сортировки, могут содержать даты или время, хранящиеся в виде текстовых данных, а не как числа (даты и время - это только данные с форматированными числами).
На изображении выше запись для А. Петерсона оказалась в нижней части списка, когда на основе даты заимствования 5 ноября 2014 года запись должна была быть помещена над записью для А. Уилсона, которая также имеет дата заимствования 5 ноября.
Причиной неожиданных результатов является то, что дата заимствования для А. Петерсона хранилась как текст, а не как число
Смешанные данные и быстрые сортировки
При использовании метода быстрой сортировки записей, содержащих текстовые и числовые данные, смешиваются вместе, Excel сортирует число и текстовые данные отдельно - размещение записей с текстовыми данными в нижней части отсортированного списка.
Excel также может включать заголовки столбцов в результатах сортировки - они интерпретируют их как еще одну строку текстовых данных, а не как имена полей для таблицы данных.
Сортировка предупреждений - Диалоговое окно «Сортировка»
Как показано на изображении выше, если используется диалоговое окно Сортировка, даже для сортировки по одному столбцу, Excel отображает сообщение, предупреждающее вас о том, что оно обнаружило данные, хранящиеся в виде текста, и дает вам выбор:
- Сортируйте все, что похоже на число, как число.
- Сортировка номеров и номеров, сохраненных в виде текста отдельно.
Если вы выберете первый вариант, Excel попытается поместить текстовые данные в правильное местоположение результатов сортировки.
Выберите второй вариант, и Excel поместит записи, содержащие текстовые данные в нижней части результатов сортировки, так же, как и быстрые сортировки.
