Я люблю писать, и я люблю все «правила», которые идут вместе с ним. И хотя я получаю это редактирование своих твитов и постов в Facebook, прежде чем делиться ими со всем миром, это немного для большинства людей, я думаю, что есть несколько правил написания, которым мы все должны следовать - особенно на работе.
Но многие из нас (включая меня) ломают их ежедневно, часто даже не осознавая этого. И хотя идеальная проза, возможно, не имеет первостепенного значения в каждом офисе или отрасли, скорее всего, есть кто-то - коллега, клиент или ваш начальник - кто замечает ваше письмо и, что еще хуже, на основании этого оценивает ваш профессионализм.,
Поэтому перед тем, как составить еще одно электронное письмо, запишите наиболее распространенные ошибки при написании на рабочем месте и следуйте этому руководству, чтобы их избежать.
1. Слишком небрежное написание
Пример: спасибо за отзыв, Джо! Завтра будет ф / у.
Мне повезло работать в довольно непринужденной обстановке - где мы можем (и делаем) носить шлепанцы на работе и смешно рассылать по электронной почте фотошоп-снимки лиц друг друга.
Но эта случайность не является нормой для каждого офиса, а это означает, что лучше быть более формальным, чем легкомысленным в вашем профессиональном письме. Хотя это, очевидно, означает обход аббревиатур и сленга, это также означает, что нужно писать полными предложениями, использовать правильное написание и избегать псевдонимов. Может наступить время, когда вам будет достаточно удобно разговаривать с получателем вашего сообщения, но в бизнесе всегда лучше быть безопасным (и профессиональным), чем сожалеть.
2. Использование пассивного голоса вместо активного
Пример: прикрепленный документ был получен командой.
Давайте сначала разберемся с этим: пассивный голос, то есть когда получатель действия является предметом предложения (в данном случае, документа), не является грамматически неправильным. Но предложения, которые формулируются пассивно, часто кажутся неловкими или излишне расплывчатыми. Активный голос - когда тот, кто совершает действие, является предметом предложения - обычно более прямой и четкий. Это также звучит более авторитетно и может быть лучшим способом показать право собственности или ответственность за то, что вы сделали. («Я сэкономил клиенту 5000 долларов» демонстрирует ваши достижения гораздо лучше, чем «5000 долларов был сохранен».)
3. Чрезмерное использование восклицательных знаков
Пример: Привет, Боб! Надеюсь, что вы прекрасно провели уик-энд! Я хочу проконсультироваться с отчетом за первый квартал и надеялся, что вы сможете отправить мне последний черновик - не спешите! :-)
Я определенно понимаю причины, по которым люди радостно восклицали в профессиональном письме. Может быть легко неверно истолковать тон или эмоцию за электронным письмом, если бы не явные проявления темперамента, и люди часто перелистывают свои письма восклицательными знаками, чтобы показать, что они дружелюбны. Но правда в том, что это просто не профессионально, и, что еще хуже, может показаться несовершеннолетним. (То же самое относится и к смайликам - улыбающееся лицо никогда не сможет выразить вашу мысль разумно звучащим способом.)
Помните, что восклицательные знаки предназначены для демонстрации акцента, и они имеют тенденцию терять свое значение при чрезмерном использовании. Используйте их экономно, и, если сомневаетесь, совсем нет.
4. Написание нечетких предметных строк
Пример: Тема: вторник; Тело: мне нужен отчет Q1, представленный к следующему вторнику
Тема вашего письма должна быть краткой информацией о том, что находится в теле. Это очень простая концепция, которая, к удивлению, до сих пор не понята подавляющим большинством рабочего мира. Но, когда большинство из нас получает свыше 200 электронных писем в день, и им часто приходится сканировать переполненный почтовый ящик на предмет тем, которые мы ищем, это может быть особенно приводящей в бешенство ошибкой при написании деловых текстов, чтобы оставить неясными ваши темы.
При профессиональном общении ваша цель - как можно быстрее обеспечить ясность - и по электронной почте, начиная с вашей темы. В приведенном выше примере «Отчет за первый квартал: в следующий вторник» будет гораздо понятнее, чем просто «Вторник».
5. Получение Жаргон-Happy
Пример: Можете ли вы получить номера FS и проверить, что они параллельны нашему счету STH?
Хотя вы можете подумать, что использование модных словечек в промышленности или компании делает вас профессиональным и осведомленным, это побеждает вашу цель, если никто не может понять, что вы говорите. Помните, что даже если вы думаете, что ваш прямой получатель будет знать, о чем вы говорите, ваше сообщение может быть передано другим, как внутри, так и за пределами вашей организации.
Лучшее электронное письмо или уведомление - это то, что делает вашу точку зрения (или ваш запрос, или ваш ответ) очевидной, а жаргон излишне затеняет эту цель.
Да, мы все время от времени нарушаем эти правила (эй, я послал много смайликов по электронной почте в свое время). И в быстрой переписке в обычном офисе с близким сотрудником, время от времени? Хорошо. Но, в целом, вам лучше всего быть осторожнее, оставаться профессионалом и проверять свою работу, чтобы не допустить этих распространенных ошибок в ваших письменных сообщениях.
Хотите продолжить улучшать ваше письмо? Вот как вы можете стать лучшим писателем за 10 минут.
