Раньше предприятия ограничивались своими офисами, где сотрудники послушно проводили время, работали с восьми или девятичасовыми сменами, а затем выходили из игры. Теперь сотрудники захватывают свои BlackBerry, ноутбуки или iPad, находят Wi-Fi-доступ и хорошо идут в любое время и в любом месте … с помощью онлайн-инструментов для совместной работы, чтобы выполнить свою работу.
Чтобы помочь компаниям максимально использовать мобильную рабочую силу, многие инструменты совместной работы были созданы с множеством функций, подходящих для любой компании - большой или малой. Выбор правильного инструмента поможет вам не только легко обмениваться документами, но и создать правильную атмосферу для командообразования, независимо от того, где находятся члены команды. Вот пять лучших инструментов онлайн-сотрудничества, которые помогают компаниям максимально использовать мобильную рабочую силу благодаря простому обмену документами и созданию отличной атмосферы коллективного построения:
1. Схватка - Один из самых известных онлайн-инструментов для совместной работы, Huddle - это платформа, которая позволяет сотрудникам работать вместе в режиме реального времени, создавать и редактировать документы независимо от их местоположения. Пользователи могут легко создавать команды, которые работают вместе в одном рабочем пространстве, приглашая коллег по электронной почте. После того, как приглашение принято, все участники команды могут начинать загрузку и редактирование документов, а также назначать друг другу задачи. Huddle отслеживает все сделанные изменения и сохраняет исходные документы, что является одной из его наиболее полезных функций.
У Huddle есть очень интуитивно понятный простой в использовании интерфейс, поэтому те, кто никогда не использовали инструмент онлайн-совместной работы, смогут быстро выяснить, как максимально использовать все предоставленные функции. Кроме того, настройка учетной записи с помощью Huddle занимает не более нескольких минут, поэтому, если вы ищете инструмент, который вы можете начать быстро использовать, Huddle может быть вашим выбором.
Его бесплатная учетная запись позволяет пользователям хранить до 100 МБ в файлах, поэтому для тех, кто работает в основном с документами текстовых процессоров, много. тем не менее, людям, которым требуется больше места для хранения, необходимо будет заплатить дополнительно. Цены начинаются от 8 долларов США в месяц и могут включать в себя множество функций, соответствующих потребностям вашего бизнеса.
2. Basecamp было использовано более чем пятью миллионами людей во всем мире, согласно официальным лицам. Это очень простой инструмент управления проектами, возможно, лучший инструмент в этом списке для тех, кто никогда раньше не использовал инструменты для совместной работы (или даже Интернет!). Как и в случае с Huddle, регистрация выполняется быстро и легко.
Интерфейс очень прост, возможно, слишком много, так как он настолько прост, что временами он выглядит незавершенным. Но то, чего не хватает инструменту в взглядах, это компенсирует его полезность. Например, его средство сообщений выглядит как доска объявлений, которая позволяет пользователям вести все обсуждения о проекте в одном месте. Если некоторые из сообщений не предназначены для всей группы, пользователи могут указать, у кого есть разрешение, для просмотра этих сообщений. Когда новое сообщение отправляется, команда уведомляется по электронной почте, поэтому сообщения не пропускаются. Basecamp даже отправляет дайджест электронной почты, сообщая о деятельности предыдущего дня, что позволяет легко отслеживать ход проекта. Как и большинство онлайн-инструментов для совместной работы, он отслеживает каждую версию каждого загруженного файла. Basecamp также отлично подходит для компаний, которые работают в разных странах, поскольку он доступен на многих языках.
Однако Basecamp - не лучший инструмент для тех, кто ищет свободную платформу. Хотя у него есть бесплатная пробная версия, продукт начинается с 49 долларов США в месяц.
3. Wrike - Это интерактивный инструмент для совместной работы с электронной почтой по своей сути. Вы можете добавлять проекты на платформу с помощью CC'ing электронных писем, которые имеют какие-либо задачи для вашей учетной записи Wrike. После создания проекта вы можете отображать временную шкалу в дни, недели, месяцы, кварталы или даже годы, поэтому отчетность за любой заданный период становится очень простой. С самого начала пользователи заметят, что Wrike - это многофункциональный инструмент. Хотя интерфейс ориентирован на функциональность, это не лучший вариант для начинающих пользователей, поскольку он может быть немного подавляющим.
Когда вы создаете задачу на Wrike, ей дается дата начала, и вы можете ввести продолжительность и дату. Вы также можете дать задание подробное описание и добавить любые соответствующие документы. Вы назначаете задачи, добавляя адреса электронной почты для своих коллег, и затем они получат электронное сообщение с уведомлением о том, что им необходимо принять меры. Wrike также уведомит вас об изменениях в любой задаче, которая принадлежит вам, или которая была назначена вам. Таким образом, вам не нужно вести вход в службу, чтобы увидеть, были ли сделаны какие-либо изменения.
Wrike хорош как для малого, так и для крупного бизнеса, поскольку он может обрабатывать до 100 пользователей одновременно, но по крутой цене 229 долларов в месяц. Самый дешевый план, который позволяет до пяти пользователей, стоит 29 долларов США в месяц. Существует бесплатная пробная версия, поэтому, если вы хотите увидеть, является ли Wrike для вас, все, что вам нужно сделать, это зарегистрироваться для одного.
4. OneHub - Этот инструмент интерактивного взаимодействия позволяет пользователям создавать виртуальные рабочие пространства, называемые хабами. Регистрация для OneHub проста, если у вас есть учетная запись Google, поскольку все, что вам нужно, это использовать имя пользователя и пароль Gmail и разрешить OneHub получать доступ к вашему адресу электронной почты. После того, как вы вошли в систему, вы сразу получите свое первое рабочее пространство, которое вы можете полностью настроить - это одно из преимуществ OneHub перед другими инструментами. Это означает, что в качестве создателя хаба вы можете полностью управлять пользовательским интерфейсом, что делает OneHub точно для вашей команды.
Загрузка файлов так же просто, как перетаскивание их с рабочего стола и переход в виджет загрузки OneHub. Загрузка OneHub невероятно быстра, поэтому документы доступны для обмена практически мгновенно. На вкладке активности вы можете идти в ногу со всем, что происходит с вашим центром. Он позволяет узнать, кто добавил / изменил что и дает ссылку на страницу с последними дополнениями. Это также действия с цветовыми кодами, поэтому легко увидеть последние обновления концентратора с первого взгляда.
Бесплатный план позволяет хранить 512 МБ памяти и только одно рабочее пространство. Однако, если вам нужно больше места и возможностей, вы можете обновить свою учетную запись за ежемесячную плату. Планы начинаются от 29 долларов США в месяц и доходят до 499 долларов США в месяц.
5. Документы Google - Созданный для конкуренции с Microsoft Office, Google Docs - отличный инструмент для совместной работы в Интернете. Для тех, кто имеет Gmail, регистрация не требуется, так как она автоматически связывается с вашей учетной записью Gmail. В противном случае регистрация займет всего несколько минут. Одной из самых крутых возможностей этого инструмента является то, что он позволяет сотрудникам видеть изменения друг друга в документах в режиме реального времени, когда они печатаются. Если несколько человек вносит изменения в документ, цветной курсор следует за изменениями каждого человека, а имя человека находится над курсором, поэтому нет путаницы с тем, кто что-то меняет. Кроме того, в Документах Google есть средство чата, так как документ изменяется, сотрудники могут общаться в режиме реального времени.
Для тех, кто использует Microsoft Office, Google Docs станет легким переходом. Он имеет очень чистый и простой в использовании интерфейс и является отличным инструментом для совместной работы над текстовыми документами или электронными таблицами. Единственный недостаток заключается в том, что он является базовым в возможностях совместной работы и не настолько богат, как Huddle или Wrike.
Это привлекательная платформа для команд, которые ищут бесплатный веб-инструмент с базовыми возможностями совместной работы.
