Если вы когда-либо вели собрание, вы, вероятно, также испытывали попытки отодвинуть сессию, которая быстро превратилась в хаос.
Возможно, вы имеете дело с лишней разговорчивой группой - или с одним человеком, который, кажется, обладает вниманием четырехлетнего ребенка. Возможно, у всех есть отличная идея, или, может быть, королевского ребенка наконец-то назвали, и это все, о чём можно говорить.
Какова бы ни была причина, встречи могут и могут выйти из-под контроля. Но если вы отвечаете за собрание, вы хотите казаться на высоте и не тратить время на неэффективные встречи.
Ведение группы в нужном направлении легче сказать, чем сделать, но с помощью продуманного планирования и нескольких стратегий дня вы будете на пути к более целенаправленным групповым встречам.
Начните с плана
Первым шагом в установлении контроля является подготовка повестки дня. И я имею в виду хорошую, старомодную, типизированную повестку дня, которую можно разослать участникам заранее (а затем показать или раздать на собрании в качестве дружеского напоминания). Может показаться слишком очевидным, чтобы все записать, но, поверьте мне, наличие нескольких подробностей на бумаге поможет вам - и всем остальным - сосредоточиться на том, о чем на самом деле идет речь.
Составляя свой план, подумайте о конечной цели, которую вы хотите достичь на собрании (например, это мозговой штурм или вам нужно завершить некоторые ключевые действия?). Затем работайте в обратном направлении, чтобы определить, что необходимо обсудить для достижения этой цели, на какие вопросы нужно ответить и какие обязанности следует распределить. Убедитесь, что у любого из этих свободных концов есть место в повестке дня, чтобы все знали, чего ожидать, прежде чем они прибыли.
В дополнение к этим пунктам повестки дня также подумайте о людях, которые будут присутствовать. Сколько людей там будет? Они знают друг друга? Каковы их личности? Что обычно их отвлекает? Это поможет вам решить, нужно ли вам добавлять дополнительное время в начале сеанса. Например, если вы знаете, что ваши собеседники будут хотеть вступить в личную беседу перед началом работы, запланируйте несколько минут времени, чтобы все могли побеседовать со своими системами, прежде чем приступить к делу.
Облегчить для Фокуса
Ваш следующий шаг - создать пространство для встреч, которое препятствует отвлечению внимания и перебоям. Начните с физического пространства, следя за тем, чтобы комната была закрыта от посторонних шумов и разговоров и была свободна от визуальных помех, таких как зацикленный видеоэкран или материалы на столе. И как раз перед началом собрания уберите свой телефон и закройте свой ноутбук - это тонкий знак для других, что они должны сделать то же самое.
Затем подготовьте почву для производительности. Убедитесь, что повестка дня доступна - либо распечатав ее, либо вытащив ее на экран, - и не забудьте переформулировать цели встречи, пока вы всех приветствуете (например, «Мы здесь сегодня, чтобы уточнить детали». для сбора средств. »). Кроме того, не забудьте напомнить людям о том, когда встреча должна быть завершена. Простое высказывание: «Я знаю, что у всех нас есть много дел, поэтому давайте постараемся сохранить это в течение 30 минут», напомнит людям, что вы хотите эффективную встречу так же, как и они.
На большей части материально-технической записки, если у вас есть дополнительные материалы для собраний, раздавайте их по ходу дела, а не в начале сеанса. Я слышал, что другие предполагают, что этот подход отвлекает, но я узнал, что большинство людей будут читать вперед и сорвать встречи, если у них будет возможность увидеть, что будет дальше.
Возвращение группы
Четкая повестка дня и чистое место для встреч имеют большое значение для того, чтобы следить за ходом событий, но независимо от того, насколько тщательно вы планируете свою встречу, отвлекающие факторы все же могут происходить. Вот где искусство перехода вступает в игру. Прежде чем идти на встречу, убедитесь, что у вас есть несколько вежливых, но эффективных способов перенаправить разговор туда, куда вы хотите. Вот пара моих любимых:
Заверните
Так же, как хорошее эссе (да, мы все помним это), вы должны подвести итоги вашей встречи с кратким изложением. Четко укажите, что было выполнено, и любые последующие задачи, следующие шаги или обязанности. Это не должно быть подробным - на самом деле, это не должно длиться более минуты или двух, - но это помогает поставить поклон на вашем собрании, чтобы сказать что-то вроде: «Спасибо всем. Мы добились большого прогресса в завершении логистики событий. Эмили свяжется с координатором мероприятия с этими подробностями, и я разошлю список адресов электронной почты каждого из нас ».
Посмотрим правде в глаза, когда вы помещаете группу людей в маленькую комнату, может быть трудно установить и поддерживать контроль. Переход на следующую встречу с планом, повесткой дня и некоторыми ключевыми моментами, чтобы все вернулись на круги своя, может сыграть решающую роль.
Расскажи нам! Как вы контролируете свои встречи?
