В лучшем случае электронная почта является одной из наиболее эффективных форм общения - она может быть короткой, приятной и отправленной на ходу, чтобы получить ответы на ваши вопросы или ваше сообщение.
Тем не менее, ваш почтовый ящик может вызвать больше проблем, чем он решает, когда вместо краткого, краткого ответа вы получаете ответ из одного предложения, который по сути ничего не значит. В отличие от телефонного звонка, где вы можете использовать приливы и отливы, чтобы продолжить задавать тот же вопрос по-новому, может быть трудно получить новую информацию по электронной почте.
Хорошей новостью является то, что загадочные электронные письма обычно попадают в одну из двух категорий, и существует стратегия реагирования на каждый тип. Продолжайте читать об общих преступниках и наилучшем подходе для каждого.
1. Ответ «Я не читал письмо»
Первый вид загадочных электронных писем - это тот тип, который заставляет задуматься, зачем вам вообще надоело писать. Вы отправляете электронное письмо своему боссу о том, что ваш рейс обоснован, и он пишет, что увидит вас в офисе «через несколько часов». Или вы попросите группу избирателей обновить свои адреса, и половина из них отправит вам все их информация, а другая половина отправит вам только свои номера телефонов.
Тьфу. Насколько сложно читать электронную почту?
На самом деле, это ваша отправная точка. Как говорится, изменить себя легче, чем изменить других. Итак, первое, что вы должны сделать, это объективно просмотреть ваши электронные письма. Обучаете ли вы людей не читать их, спрятав вопрос в электронном письме из пяти абзацев? Вспоминая приведенный выше пример, упоминали ли вы о задержке рейса в конце двухстраничной сводки о вашей командировке (которую ваш начальник, вероятно, планировал рассмотреть позже)? Попробуйте наши рекомендации, чтобы убедиться, что ваши письма прочитаны и отвечают.
Но в то время как написание более четких электронных писем это хорошо для следующего раза, как вы должны реагировать на не читателя прямо сейчас? Наилучший подход - представить ключевую информацию как «новую информацию» (которая объясняет, почему вы пишете в ответ).
В приведенных выше примерах вы можете попробовать: «Новая информация от авиакомпании: скорее всего, рейс не взлетит до утра. Похоже, я проведу вечер в Чикаго »или« Спасибо, что отправили свой номер телефона; Не могли бы вы также отправить обновленный адрес, когда у вас есть такая возможность? ». Делайте это как можно короче (одну или две строки, чтобы ничего не пропустить), в то же время вежливо повторяя то, что вам нужно.
2. Ответ «Это не приоритет для меня»
Вы излагаете ситуацию, спрашивая старшего коллегу, следует ли вам использовать подход A или B, и он отвечает: «Удачи». Или вы спрашиваете нового контакта, когда может быть подходящее время для соединения, и она говорит, что ей очень понравится к - но не учитывает любые фактические времена.
Звучит знакомо? У меня плохие новости: человек, с которым ты переписываешься, просто не хочет отвечать тебе прямо сейчас.
Конечно, есть разница между электронным письмом, в котором вас увольняют, и тем, которое дает время, когда ваш контакт может быть более доступным, например: «Я бы хотел встретиться за кофе, но я завален Конец месяца »поддается естественному наблюдению за возвращением в течение нескольких недель.
Но откровенный ответ без дополнительной информации - например, «Когда я смогу увидеть некоторые цифры?»; «Конечно» - предлагает вам получить необходимую информацию, не является приоритетом для вашего читателя.
Если это определенно приоритет для вас, пришло время привлечь его или внимание. Попробуйте ответить по этой формуле:
- Информация, которая вам нужна
- Твердый срок
- Подтверждение через вопрос.
Например: «Я знаю, что в эти выходные у вас будет несколько мероприятий, но мне нужна пересмотренная оценка питания к среде - сможете ли вы предоставить ее к тому времени?» Или «Моя встреча с клиентами запланирована на 10 часов утра пятницы; возможно ли сделать краткие заметки о моей презентации до этого? »Ориентация на то, что вам нужно, привлечет внимание читателя; включение конкретной даты («следующий вторник», а не «в течение следующих нескольких недель») увеличит список приоритетов; и заканчивая вопросом означает, что получатель должен написать вам обратно.
Это может быть неприятно, когда кто-то тратит время, чтобы ответить, но не прилагает усилий, чтобы предоставить вам необходимую информацию. Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы выяснить проблему и ответить так, чтобы помочь вам выполнить работу.
