Если вы когда-либо работали в офисе, вы знаете, что встречи - это чёрная овца рабочих заданий. Мы любим их ненавидеть и стремимся навсегда уничтожить их, и все же мы продолжаем их иметь - снова и снова, пока не задаемся вопросом, почему мы проводим в них так много времени.
У каждого есть свои секреты навигации по сложному ландшафту встреч (и некоторые из них лучше других).
Итак, я пересмотрел стратегии по снижению нагрузки на ваши собрания (и увеличению вашей производительности) от четырех успешных руководителей компании. Кто знает, вы можете попробовать одну из этих тактик в своем офисе!
1. Создание таймслотов «Без встречи»
Это самая старая и самая легкая уловка в книге для тех, кто изо всех сил пытается спланировать работу с головой.
И это сработало для Эндрю Фингермана, генерального директора PhotoShelter:
«Чуть больше года я отказывался проводить собрания до полудня. Влияние на мою производительность было поразительным. Как человек, у которого также есть СДВГ, я обнаружил, что утро необходимо для работы, которая требует моего самого высокого уровня критического мышления. Поэтому, если кому-то отчаянно нужно встретиться со мной утром, я почти всегда отказываюсь и спрашиваю, можем ли мы выбрать время днем. Единственное условие, на котором я буду выступать, - это если встреча идеально согласуется с моими главными приоритетами »
В Muse мы применили аналогичную стратегию, внедрив «Среду победы», когда с 9:00 до 13:00 по средам никому в компании не разрешается планировать встречи.
«Наиболее распространенные жалобы заключались в том, что у людей не было достаточно последовательного времени на размышления, потому что встречи так часто прерывались», - говорит наш вице-президент по кадрам и талантам Тони Томпсон. «Есть пара встреч, которые мне сказали, что они не могут остановиться, но если усилия сокращают даже 70% непродуктивных собраний и заменяют их высокой производительностью, креативностью и здравомыслием сотрудников, это того стоит».
2. Встречи только один день в неделю
Маттан Гриффель является соучредителем и генеральным директором One Month. Чтобы решить свои проблемы с собранием, он решил, что вместо того, чтобы блокировать определенное время, он будет блокировать каждый день, кроме одного.
Вопреки собственной системе Muse, Гриффель проводит собрания исключительно по средам: «Я не делаю из этого большого дела. Если кто-то попросит захватить кофе во вторник, я спрошу, работает ли среда вместо этого. Если эта среда полностью забронирована, я спрошу о следующей среде (иногда мне приходится бронировать две или три среды вне дома) », - говорит он в недавней статье Forbes . Удивительно просто, правда?
В результате он обнаружил, что это не просто огромные промежутки времени, чтобы сосредоточиться на других задачах, а то, что «заставление людей ждать до среды часто отфильтровывает неважные встречи. Это исключит людей, которые хотят тратить ваше время, но не хотят ждать или работать в соответствии с вашим графиком. Это здорово для меня, так как я все равно не хочу встречаться с этими людьми ».
3. Регулярно посещать календарь
«Мы регулярно проводим ежеквартальную переоценку собраний, чтобы при необходимости пересматривать расписание собраний», - говорит Дина Алобейд, директор по коммуникациям в Greenhouse. Это означает, что каждый квартал каждый сотрудник компании просматривает свой календарь и решает, можно ли перенести определенные обсуждения на другой канал.
Вы можете легко сделать это с вашим собственным графиком. Чтобы помочь определить, какие встречи проводятся, а какие нет, Алобейд предлагает сократить сроки: «Начните с 30-минутных собраний и сократите их до 20 минут, когда это возможно; То же самое касается 60 минут, почему бы не попробовать 45? ». Вы можете обнаружить, что вы можете достичь такого же результата за более короткое время, если не с помощью электронной почты или документа Google.
Кроме того, она говорит: «Проведите время в понедельник, определяя, чего вы хотите достичь на этой неделе, и какие встречи должны состояться, чтобы выполнить работу и продвинуть определенные проекты». Если они не соответствуют вашим приоритетам, удалите их.
4. Проведение собрания Чистка
Алекс Вилья, главный операционный директор Healthify, развивает вышесказанное еще больше, организовав «чистку собрания» в своей компании:
«Это особый момент времени каждые шесть-девять месяцев, когда мы удаляем 100% повторяющихся собраний и устанавливаем правила, по которым их можно добавлять обратно».
Итак, что именно означает возвращение встречи в календарь для Виллы и его команды? «Для неповторяющихся и ориентированных на клиента встреч вы можете сохранить или удалить собрание по своему усмотрению. Удаленные встречи не могут быть добавлены обратно как минимум на две недели. По истечении этих двух недель вы можете добавить собрание обратно только в том случае, если большинство участников заранее попросят вернуть его (лоббирование на ваших собраниях запрещено!) »
Реакция в его компании была невероятно положительной, несмотря на столь пугающую просьбу: «Все любят это и не могут дождаться, чтобы все удалить. Не осознавая проблему, вы начинаете сталкиваться с неловкой ситуацией, когда никто не хочет сказать: «Эта встреча бесполезна, мы можем просто отменить ее?» В конечном итоге мы проходим циклы оптимальной производительности, когда люди находят хороший баланс в способности сотрудничать, в то же время имея время для выполнения своей индивидуальной работы ».
Хотя все члены вашей команды могут принять участие в этом плане, может быть сложно, стоит провести тестирование на небольших собраниях. Поговорите со своими коллегами об отмене любых несрочных проверок на пару недель и посмотрите, не повлияет ли это на вашу работу вообще.
Решение перегрузки собраний действительно сводится к расстановке приоритетов вашей рабочей нагрузки, поэтому вышеприведенные стратегии настолько эффективны.
