Несколько недель назад мы с подругой обсуждали наше общее презрение к встречам, и она сказала: «Я просто чувствую, что у нас снова и снова один и тот же разговор. Когда они не сделаны правильно, они могут быть такими таймерами ».
Я не мог согласиться больше. На предыдущих работах, когда в моем почтовом ящике появлялось приглашение в календарь, я часто издавал громкий вздох (что всегда здорово в условиях открытого офиса). Затем я тратил драгоценное время, пытаясь понять, как избежать этого.
Я не говорю, что все встречи бесполезны. Некоторые абсолютно необходимы, руки вниз. И иногда они - единственный способ добиться цели. Но я также считаю, что у нас есть возможность быть более эффективными, задавая эти три вопроса перед каждым.
1. Кто должен быть здесь?
Подсказка: вероятно, не так много людей, как вы думаете. Это ключ к осознанию того, кого вы просите быть там, чтобы вы могли гарантировать, что он будет максимально продуктивным и значимым для всех сторон. Никто не должен оставлять мысль: «Ну, это была колоссальная трата моего времени».
Потому что это чувство не хорошо для человека, группы или компании. Представьте себе всю работу, которую можно было бы выполнить, если бы в комнате было только четыре человека вместо 10. В течение 60-минутного интервала это еще шесть часов, которые можно было бы потратить на выполнение работы.
Например, предположим, что вы проводите мозговой штурм по поводу нового логотипа фирмы. Графический дизайнер там, чтобы убедиться, что он понимает видение. Директор по брендингу должен убедиться, что он придерживается руководящих принципов компании. Но нужен ли вам менеджер по персоналу, потому что она размещает логотип на каждой вакансии? Нету. Как только он будет завершен, вы можете попросить ее сменить старое на новое. А пока оставь ее - у нее есть работа!
Если вы не являетесь организатором, вам следует оценить, важно ли ваше присутствие. Иногда коллеги приглашают вас просто потому, что думают, что вы хотите быть там. Но вы можете отказаться, если считаете, что это уместно (т. Е. Если вы не знаете, чем бы вы способствовали, или если вы просто чрезвычайно заняты).
В таких ситуациях я говорю что-то вроде: «Привет. Я думаю, что сможет справиться с этим самостоятельно. Если есть конкретная причина, по которой вы хотите, чтобы я присутствовал, дайте мне знать! »
А затем возьмите этот свободный час и вернитесь к размолу.
2. Каковы цели?
Что именно вы пытаетесь достичь? Определение целей заранее имеет решающее значение. Это может держать вас на задании и помочь сформировать весь разговор. В противном случае, вы можете посидеть там в течение 45 минут о том, как Леонард всегда напевает песню Титаника . (Получает меня каждый раз, тоже. Никогда не отпускай, Джек!)
«Эффективная повестка дня устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи», - объясняет Роджер Шварц, автор книги « Умные лидеры, умные команды: как вы и ваша команда отклеиваетесь, чтобы получить результаты».
«Это помогает членам команды подготовиться, мудро распределяет время, быстро подбирает всех на одну и ту же тему и определяет, когда обсуждение завершено. Если проблемы все еще возникают во время встречи, хорошо продуманная повестка дня увеличивает способность команды эффективно и быстро решать их », - говорит Шварц.
Возможно, вы просто хотите, чтобы все предоставляли обновления статуса в приоритетных проектах. Или вам нужно принять решение - сегодня - о том, какой менеджер по работе с клиентами будет назначен огромному новому клиенту.
Выясните свой пункт назначения и доберитесь туда. (И также полезно, если вы поделитесь своими планами с остальными участниками, чтобы они знали, чего ожидать, и нужно ли что-то делать заранее).
И вот вам совет: если вы не можете ответить, точно определите причину встречи, то, пожалуйста, ради любви ко всему, шоколад, отмените это .
3. Что мне нужно подготовить?
Бывший мой коллега раньше блокировал время, чтобы подготовиться к встречам с другими людьми, и я всегда удивлялся, почему. А потом я посетил группу, где я либо полностью забыл, что мы обсуждали в прошлый раз, и должен был подвести итоги, либо я (смущенно) не выполнил действие. Во всех этих случаях нам пришлось больше времени уделять расписанию.
Чтобы этого не произошло, вам нужно показаться подготовленным. Может быть, он просматривает заметки с сессии прошлой недели, так что это свежо в вашем уме. Или, может быть, он составляет список тем для обсуждения и ответов, которые вам нужны. Что бы это ни было, найдите время, чтобы сделать это. Это окупится.
В качестве примера, я наблюдаю за программой обучения равных равными в своем отделе и прилагаю все усилия, чтобы ее обновить. Через две недели у меня будет своя встреча с моим руководителем, чтобы обсудить мои предложения. Я собирал отзывы от студентов и собирал свои мысли, и следующий шаг - обрисовать структуру и график на бумаге.
Если я подойду к ней с пустыми руками, мы, вероятно, просто потратим время, обмениваясь идеями друг с другом, что само по себе не обязательно плохо , но и не помогает мне двигаться вперед.
Обещаю, мне нравится работать с людьми. Но одна из моих главных неприятностей - неэффективность, особенно когда это легко предотвратить. Если ваше расписание выглядит слишком полным или каждый раз, когда вы встречаетесь, у вас есть воспоминания о том, как ждать звонка в старшей школе, возможно, пришло время сделать шаг назад и начать задавать себе эти вопросы.
И, эй, если у вас есть еще вопросы, которые вы задаете себе, дайте мне знать, что они есть в Twitter!
