Одной из наиболее полезных, но малоизвестных функций Microsoft Access является возможность распечатывать список запросов и результатов запроса. Поскольку отслеживание всех существующих запросов может быть затруднено, особенно для более старых баз данных и для компаний с многочисленными сотрудниками, которые используют базы данных, Access предлагает пользователям способ печати запросов и их результатов. Это дает пользователям возможность позже просмотреть результаты, если они не могут запомнить, какой запрос использовался.
Запросы являются одной из основных причин использования Access, особенно по мере того, как объем данных растет экспоненциально. В то время как запросы позволяют любому пользователю быстро извлекать необходимые данные, не требуя знания SQL (основного языка для запуска запросов к базе данных), может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть к созданию запросов. Обычно это приводит к многочисленным запросам с похожими, а иногда и идентичными целями.
Чтобы еще больше упростить процесс работы с запросами, печать запросов и их результатов позволяет пользователям просматривать все детали запроса, не переходя в другое приложение, например Microsoft Word. Первоначально пользователям приходилось копировать / вставлять информацию и просматривать текст в SQL, чтобы определить параметры запроса. Возможность распечатывать запросы в рамках программы позволяет пользователям проверять свойства и атрибуты из Access.
Когда печатать запросы и результаты запроса
Результаты печати запросов и запросов не связаны с созданием эстетически приятного отчета или объединением данных таким образом, который легко представить другим. Это способ вернуть все данные из запроса для моментального снимка того, какие результаты были во время pull, какие запросы были использованы, и метод для просмотра полного набора необработанных данных. В зависимости от отрасли маловероятно, что это будет сделано часто, но почти у каждой компании должен быть способ отслеживать точную информацию об их данных.
В зависимости от того, как вы экспортируете данные, вы можете использовать другую программу, например Microsoft Excel, для представления данных для предложений или для добавления в официальные документы. Печатные запросы и результаты запроса также полезны для аудитов или проверки, когда обнаружены несоответствия. Если ничего другого, просмотры данных часто являются отличным способом убедиться, что запросы продолжают извлекать необходимую информацию. Иногда лучший способ найти проблему с запросом - это просмотреть его для известных точек данных, чтобы убедиться, что они включены при запуске запроса.
Как распечатать список запросов
Поддержание запросов в Access так же важно, как и поддержание данных или обновление таблиц. Самый простой способ сделать это - распечатать список запросов, будь то для одного конкретного проекта или полного списка, и просмотреть этот список, чтобы убедиться, что нет дубликатов или устаревших запросов. Результаты также могут использоваться совместно с другими пользователями, чтобы уменьшить количество созданных дубликатов запросов.
На самом деле существует два способа создания списка, но один включает кодирование и предназначен для гораздо более продвинутых пользователей. Для тех, кто использует Microsoft Access, чтобы не учиться SQL, вот быстрый и простой способ вывести список запросов, не имея глубокого понимания кода, стоящего за ним.
- Идти к инструменты > анализировать > Архивариус > Запросы и выберите все.
- Нажмите Хорошо.
Вы получите полный список всех запросов и некоторых деталей, таких как имя, свойства и параметры. Существует более продвинутый способ печати списков запросов, предназначенных для конкретной информации, но для этого требуется некоторое понимание кода. Как только пользователь станет комфортно с базой, они могут перейти к более продвинутым функциям, таким как списки запросов, предназначенные для конкретных деталей, вместо того, чтобы печатать все о каждом запросе.
Как распечатать результаты запроса
Распечатка результатов запроса может обеспечить полный, глубокий моментальный снимок данных за один момент времени. Это хорошо для аудита и для проверки информации. Иногда пользователям необходимо выполнить несколько запросов, чтобы получить полную компиляцию необходимых данных, а распечатка результатов может помочь пользователям придумать главный запрос на будущее.
После выполнения запроса результаты могут быть экспортированы или отправлены непосредственно на принтер. Однако имейте в виду, что данные будут отображаться, поскольку Access считает нужным, если пользователь не обновляет инструкции по печати. Это может привести к сотням страниц, причем некоторые из них имеют только несколько слов или один столбец. Потратьте время, чтобы внести коррективы перед отправкой файла на принтер.
Следующие инструкции отправят результаты на принтер после просмотра в Предварительный просмотр.
- Запустите запрос с результатами, которые должны быть напечатаны.
- Удар Ctrl + P.
- Выбрать Предварительный просмотр.
- Просмотрите данные по мере их печати.
- Распечатать.
Для тех, кто хочет сохранить резервную копию, результаты запроса также можно распечатать в формате pdf, чтобы сохранить внешний вид, не используя несколько листов бумаги.
Пользователи также могут экспортировать файл в нечто вроде Microsoft Excel, где они могут облегчить настройку.
- Запустите запрос с результатами, которые должны быть напечатаны.
- Нажмите Внешние данные > экспорт > превосходить.
- Выберите, где сохранить данные и назовите файл экспорта.
- Обновите другие поля и нажмите экспорт
Печать результатов в виде отчета
Иногда результаты идеально подходят для отчета, поэтому пользователи хотят сохранить данные более презентабельно. Если вы хотите позже создать чистый отчет данных для более легкого прочтения, выполните следующие действия.
- Нажмите Отчеты > Создайте > Мастер отчетов.
- Выбрать Таблицы / Запросы и запрос с данными, которые вы хотите записать в отчете.
- Выберите все поля для полного отчета и нажмите следующий.
- Прочтите диалоговые окна и выберите нужные параметры для отчета.
- Назовите отчет при появлении запроса.
- Просмотрите предварительный просмотр результатов и распечатайте отчет.
